Cara Mengadakan Kegiatan Pengumpulan Dana

Banyak sekali pembahasan tentang cara mengatasi kemiskinan dan berapa besar dana yang perlu diberikan untuk membantu mereka yang berkekurangan. Salah satu solusi yang bisa dilakukan adalah mengadakan kegiatan pengumpulan dana dengan acara yang menyenangkan! Sebagai persiapan, tentukan organisasi yang ingin dibantu, kumpulkan ide tentang cara menggalang dana, tentukan tempat melaksanakan kegiatan, dan siapkan lis tamu yang akan diundang.

Bagian 1

Bagian 1 dari 4:

Memutuskan Hal-Hal Mendasar

Unduh PDF

1
Tentukan organisasi yang akan menerima donasi. Jika Anda belum bisa mengambil keputusan, diskusikan hal ini dengan teman-teman dan anggota keluarga.^{[1]XTeliti sumber}
- Sampaikan rencana Anda kepada pengurus organisasi dalam komunitas, misalnya organisasi religius, panti asuhan, panti wreda, organisasi veteran, sekolah, atau perpustakaan. Kontribusi Anda akan sangat bermanfaat bagi komunitas sebab organisasi tersebut biasanya membutuhkan bantuan dana.
Anda perlu menentukan target berapa banyak dana yang ingin dikumpulkan. Pada umumnya, calon donatur akan lebih antusias jika mereka tahu tujuan konkret yang ingin dicapai melalui kegiatan ini.^{[2]XTeliti sumber}
3
Tentukan siapa yang akan diundang.^{[3]XTeliti sumber} Pertimbangkan apakah Anda ingin mengundang teman-teman, orang tua mereka, anggota keluarga, rekan kerja, atau alumni kampus? Susunan acara untuk kegiatan ini harus disesuaikan dengan interes dan minat audiens yang akan diundang.
- Sebagai contoh, jika dana yang terkumpul akan disumbangkan untuk mendukung kelompok musik di kampus, mungkin Anda perlu mengadakan penjualan makanan atau bazar.
- Jangan mengadakan kegiatan yang tidak diminati audiens. Contohnya, jika ingin mengumpulkan dana untuk mendukung aktivitas gereja yang konservatif, jangan menyelenggarakan pagelaran busana mewah.
4
Tentukan acara yang akan diadakan. Pikirkan berbagai ide kreatif untuk menentukan acara yang melibatkan sebanyak mungkin audiens, misalnya lelang tertulis atau makan malam. Mungkin Anda perlu mengadakan aktivitas yang unik, misalnya lomba lari, pertandingan di pantai, atau mengumpulkan donasi sambil berbusana aneh sepanjang hari. Pikirkan ide-ide kreatif!^{[4]XTeliti sumber}
- Pastikan kegiatan ini menjadi "pengalaman menyenangkan" bagi audiens. Untuk itu, berusahalah mengadakan acara yang membuat audiens ingin berpartisipasi, misalnya dengan mengundang pembicara tamu, kelompok musik, aktivitas setelah makan malam, dll.^{[5]XTeliti sumber}
- Tawarkan layanan bagi audiens selama kegiatan berlangsung, misalnya menyediakan jasa cuci mobil, mengadakan kontes dansa atau lomba karaoke.^{[6]XTeliti sumber} (Anda harus mengundang juri jika ingin mengadakan lomba atau kontes).
5
Susunlah anggaran keuangan. Adakalanya, Anda harus mengeluarkan uang agar bisa mendapatkan uang. Akan tetapi, Anda perlu menyusun anggaran keuangan untuk memastikan apakah dana bisa terkumpul melalui kegiatan ini.^{[7]XTeliti sumber}
- Catatlah biaya yang perlu dibayar, misalnya biaya untuk menyewa ruangan atau tempat pertemuan, membeli suvenir, makanan, minuman, membayar jasa pembicara atau pemain musik, mencetak brosur dan tiket.
- Cari tahu apakah ada pemilik perusahaan yang bersedia memberikan donasi dengan meminjamkan tempat pertemuan atau menyediakan jasa dan berbagai keperluan yang harus disiapkan. Jelaskan rencana Anda mengadakan kegiatan pengumpulan dana untuk beramal. Dengan berdonasi, perusahaan bisa membangun citra yang positif dalam komunitas dan memperkenalkan bisnisnya.^{[8]XTeliti sumber}
6
Cari tahu apakah organisasi yang akan dibantu memiliki daftar nama orang-orang yang bersedia dihubungi. Surel sangat bermanfaat untuk menghubungi banyak orang sekaligus, terutama untuk mencari sukarelawan.
- Gunakan daftar nomor telepon untuk merekrut personel yang memiliki pengalaman mengadakan kegiatan pengumpulan dana seperti yang Anda rencanakan. Pengalaman sekecil apa pun tetap bermanfaat dan Anda tidak perlu mencari orang yang pernah menjadi penanggung jawab. Jika Anda belum memiliki pengalaman, cara ini sangat bermanfaat!
Rekening bank sangat dibutuhkan jika Anda ingin mengumpulkan dana untuk membantu seseorang atau keluarga. Di beberapa negara, Anda harus membuka rekening bank sebelum meminta donasi dari publik untuk kegiatan amal.^{[9]XSumber TepercayaInternal Revenue ServiceKunjungi sumber} Rekening bank harus diberi nama untuk pelaporan pajak. Contohnya, jika Anda ingin mengumpulkan dana untuk membantu seorang anak (misalnya bernama Susan Smith) yang terkena penyakit kanker, bukalah rekening bank dengan nama "Dana untuk Susan Smith".
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 4:

Mempersiapkan Acara

Unduh PDF

Anda bisa mencari ruangan besar, misalnya aula gereja, sekolah, restoran, atau organisasi yang lain. Cari tahu ruangan yang pernah digunakan untuk kegiatan yang sama lalu tanyakan ketersediaannya. Tergantung manfaat dari kegiatan Anda, mungkin ada yang bersedia menyediakan ruangan secara gratis. Manfaatkan daftar kontak untuk meminta masukan tentang lokasi kegiatan yang paling tepat.^{[10]XTeliti sumber}
Kunjungi tempat yang akan digunakan untuk menentukan apakah tersedia ruangan yang cukup luas dan mencari tahu peralatan yang bisa dipakai. Saat mengelilingi lokasi, buatlah denah agar audiens tidak menumpuk di tempat tertentu, misalnya karena mengantre di pintu karena hanya ada 1 pintu masuk.
Cari tahu apakah ada kegiatan pengumpulan dana yang lain. Saat memutuskan sampai jam berapa kegiatan akan berlangsung, pertimbangkan waktu yang dibutuhkan untuk berbenah setelah acara selesai.
4
Tentukan metode pembayaran yang diterima. Uang tunai dan cek adalah cara pembayaran yang paling praktis. Audiens mungkin akan memberikan dana lebih banyak jika menggunakan kartu kredit, tetapi cara ini lebih rumit. Pertimbangkan apakah audiens boleh mentransfer dana melalui aplikasi ponsel sebab biasanya dikenakan biaya. Perusahaan kartu kredit juga mengenakan biaya sekian persen dari nilai transaksi.
- Bukalah akun PayPal untuk menerima donasi.
- Saat menyiapkan meja penerima tamu, pasanglah pengumuman yang jelas agar saat menerbitkan cek, donatur mencantumkan nama penerima dana dengan benar.
Contohnya, jika ingin memberikan hadiah, berkonsultasilah terlebih dahulu dengan kantor pajak. Jika ingin menjual makanan, carilah informasi dari departemen kesehatan.
6
Tentukan apakah Anda tidak memungut biaya pendaftaran atau ingin menjual tiket. Jika audiens harus membeli tiket, tentukan harganya (sendiri, berdua, keluarga) dan cetaklah tiket. Biaya cetak tiket relatif murah. Jadi, menyiapkan tiket lebih banyak akan lebih baik daripada kekurangan. Gunakan jasa penjualan tiket melalui internet yang bebas biaya dan/atau manfaatkan daftar tamu.
- Jika ingin mengadakan konser, kenakan biaya masuk lalu berikan hadiah di akhir acara. Sebaiknya Anda memberikan beberapa kesempatan kepada donatur untuk berkontribusi.^{[11]XTeliti sumber}
- Tergantung acara yang akan diadakan, berikan kesempatan kepada teman-teman dan sanak saudara untuk berdonasi sebagai balasan karena mereka boleh berpartisipasi.
7
Siapkan uang tunai untuk kembalian dan kotak yang bisa dikunci untuk menyimpan uang dan cek yang diserahkan oleh donatur. Letakkan karangan bunga yang besar di meja tamu dengan himbauan di atasnya agar audiens ingin berdonasi lebih banyak. Cara ini sangat bermanfaat. Perhatikan baik-baik kotak penyimpanan uang dan cek. Meskipun belum tentu terjadi apa-apa, seseorang bisa saja mengambilnya lalu pergi.
- Ada baiknya Anda memberikan tugas kepada 1 atau 2 orang untuk mengawasi donasi yang sudah diterima dengan memantaunya setiap saat agar tidak terjadi masalah.
Buatlah lis berisi perlengkapan yang perlu disiapkan. Jika ingin mengadakan lelang tertulis, siapkan meja, papan tulis, kertas, bolpoin, dan barang/jasa yang akan dilelang. Jika Anda menyediakan jasa boga atau hiburan, siapkan makanan, gelas, piring, sambungan listrik, dll.
Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 4:

Menyebarkan Berita

Unduh PDF

Cari tahu apakah ada perusahaan iklan yang bersedia membantu, misalnya penerbit surat kabar. Hubungi bagian penerbitan iklan untuk memasang iklan dan departemen editorial atau penulis untuk memberitakan kegiatan ini. Hubungi stasiun radio dan televisi untuk menanyakan apakah kegiatan Anda bisa diliput atau diinformasikan kepada masyarakat. Manfaatkan lis kontak agar mereka membantu menyebarkan berita melalui surel, Twitter, Facebook, dll.^{[12]XTeliti sumber}
Jika Anda membuat brosur di komputer dalam bentuk PDF atau JPEG, kirimlah melalui surel kepada orang-orang di lis kontak yang bersedia mencetak dan menyebarkan brosur.
3
Jual tiket jika Anda mengenakan biaya pendaftaran. Gunakan situs web gratis untuk keperluan ini.^{[13]XTeliti sumber} Dengan demikian, orang-orang yang tidak bisa datang tetap bisa berdonasi. Selain itu, cara ini memberikan gambaran seberapa populernya kegiatan ini. (Cara ini bermanfaat saat membeli perlengkapan). Berikan kesempatan kepada sukarelawan untuk menjual tiket dan menerima donasi sebagai cara beriklan yang baik.
- Tawarkan diskon "early bird" jika Anda menjual tiket supaya audiens mau membeli tiket jauh-jauh hari.
- Tawarkan juga diskon untuk grup agar mereka tergerak untuk memberikan informasi kepada teman-temannya dan membeli tiket dalam grup yang lebih besar.
- Pertimbangkan untuk mengadakan acara bagi tamu VIP. Contohnya, jika ingin mengadakan lelang tertulis, kenakan biaya tambahan untuk tiket VIP agar mereka bisa memasuki tempat lelang lebih awal dan melihat-lihat barang-barang yang akan dilelang. Jika ingin mengadakan konser, siapkan acara khusus untuk menyambut tamu VIP sebelum kegiatan dimulai.
Iklan

Bagian 4

Bagian 4 dari 4:

Melaksanakan Kegiatan

Unduh PDF

Sesaat sebelum acara dimulai, sering terjadi hal-hal tidak terduga sehingga kegiatan tertunda. Berusahalah melakukan persiapan sebaik mungkin sebelum jadwal dimulainya kegiatan. Tim sukarelawan yang melibatkan banyak personel akan sangat membantu sehingga acara bisa berjalan lancar.^{[14]XTeliti sumber}
Hal ini sangat bermanfaat bagi kegiatan pengumpulan dana, tetapi pertimbangkan baik-baik acara yang akan diadakan dalam kegiatan pengumpulan dana.^{[15]XTeliti sumber} Untuk acara makan malam di dalam ruangan, siapkan lilin dan rangkaian bunga di meja, sementara acara yang diadakan di alam terbuka biasanya tidak terlalu formal. Pastikan suasana selama acara berlangsung merefleksikan suasana hati yang ingin Anda ciptakan.
Pastikan para tamu tahu harus menuju ke mana dan apa fungsi setiap area. Contohnya, jika ingin mengadakan lelang tertulis, pasanglah petunjuk arah yang besar untuk memberi tahu di mana lelang diadakan, tempat pembayaran, dll. Letakkan meja untuk membuat lorong yang mengarahkan audiens ke tempat yang harus mereka tuju.
Berusahalah mengadakan acara yang menyenangkan dengan bersikap positif dan tetap antusias. Lakukan interaksi dengan audiens. Tunjukkan betapa bersyukurnya Anda atas kemurahan hati mereka.
5
Benahi tempat yang digunakan setelah acara berakhir. Simpanlah kuitansi dan catatan sebaik mungkin.
- Kirim surat ucapan terima kasih kepada donatur dan sponsor setelah kegiatan berakhir.^{[16]XTeliti sumber}
Anda boleh menugasi seseorang untuk bertanggung jawab atas hal ini.
Iklan

Tips

Bersikaplah baik dan ramah kepada klien atau donatur.
Jangan biarkan tamu melangkah masuk jika ia tidak mau membayar.
Jika Anda menjual tiket, jangan mengenakan biaya pendaftaran yang terlalu besar.
Jika ingin menyediakan jasa cuci mobil, ingatkan agar setiap orang membawa baju ganti.
Tawarkan pengembalian uang kepada donatur yang berubah pikiran.

Peringatan

Jangan melakukan hal-hal yang dianggap ofensif oleh banyak orang. Tujuan kegiatan ini adalah mengumpulkan dana, bukan untuk menyerang orang lain atau mengetes batasan sosial.