Cara Memantau Pengeluaran dengan Excel

Banyak perusahaan yang menggunakan Microsoft Excel untuk memantau biaya yang dikeluarkan departemen atau perusahaan secara keseluruhan. Saat ini Excel sudah menjadi program bawaan di dalam komputer bersistem operasi Windows. Jadi, Anda dapat menggunakan program ini untuk memantau tagihan-tagihan Anda. Ada sejumlah template (cetakan) dari Microsoft dan situs-situs lainnya yang dapat Anda gunakan untuk memantau pengeluaran. Bahkan dalam versi Excel terbaru, template ini sudah tersedia di dalam program. Anda juga dapat membuat kertas kerja sendiri untuk memantau tagihan di Excel. Artikel ini akan membahas kedua cara tersebut.

Metode 1

Metode 1 dari 2:

Menggunakan Template Excel

Unduh PDF

1
Pilih template bawaan Excel. Versi terbaru Excel memiliki template untuk memantau pengeluaran pribadi dan template untuk operasional umum bisnis. Anda dapat mengakses dan menggunakan template ini untuk memantau pengeluaran di Excel.
- Pada Excel 2003, pilih "New" dari menu "File". Pilih "On my computer" dari panel tugas "New Workbook" untuk memunculkan kotak dialog "Templates".
- Pada Excel 2007, pilih "New" dari menu "File" untuk memunculkan kotak dialog "New Workbook". Pilih opsi "Installed Templates" dari menu "Templates" di panel kiri. Pilih "Personal Monthly Budget" dari "Installed Templates" di panel tengah dan klik "Create."
- Pada Excel 2010, klik label "File", lalu pilih "New" dari menu "File". Pilih "Sample templates" dari bagian teratas panel "Available Templates", lalu pilih "Personal Monthly Budget" dari tampilan template sampel dan klik "Create."
2
Pilih template daring. Jika template anggaran pribadi bawaan Microsoft Excel tidak dapat memantau pengeluaran Anda, coba gunakan template yang tersedia di internet. Anda dapat mengunduh template dari situs pihak ketiga, atau menggunakan Excel untuk terhubung dengan Microsoft Office Online.
- Pada Excel 2003, Anda dapat memilih template yang sesuai dari pustaka Microsoft Office Online di http://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Di sini, Anda juga bisa menemukan template untuk Excel versi di atasnya.)
- Pada Excel 2007, pilih "Budgets" dari bagian Microsoft Office Online di kotak dialog "New Workbook". Anda harus memiliki koneksi internet untuk dapat terhubung dengan pustaka template Office daring.
- Pada Excel 2010, pilih "Budgets" dari bagian Office.com di panel Available Templates. Anda harus memiliki koneksi interent untuk dapat terhubung dengan pustaka template Office daring.
Informasi yang dimasukkan tergantung pada template kertas kerja yang digunakan.
Anda dapat menggunakan nama kertas kerja yang diberikan template atau memasukkan nama sesuai keinginan. Atau, Anda cukup menuliskan nama dan tahun pembuatan kertas kerja.
Iklan

Metode 2

Metode 2 dari 2:

Membuat Kertas Kerja Sendiri untuk Memantau Pengeluaran

Unduh PDF

Gunakan nama yang jelas, misalnya “Anggaran Pribadi”, “Pemantauan Pengeluaran Pribadi”, atau semacamnya. (Jangan gunakan tanda kutip saat menuliskan nama. Di sini, tanda kutip dipakai untuk menandakan contoh).
3
Masukkan judul kolom baris 2. Berikut beberapa nama dan urutan yang dapat Anda gunakan, “Tanggal”, “Dibayarkan Kepada”, “Memo”, “Beban”, “Pendapatan” (atau “Penghasilan”, atau “Setoran”) dan “Saldo”. Masukkan judul-judul ini ke sel A2 sampai G2, dan sesuaikan lebar kolom supaya semua tulisannya terlihat.
- Setelah mengatur judul dan kepala kolom, gunakan fitur "Freeze Panes" supaya kepala-kepala kolom berada di paling atas ketika Anda menggulirkan halaman ke bawah. Opsi Freeze Panes berada di menu "View" untuk Excel 2003 dan versi di bawahnya, dan di dalam grup "Window'" pada pita menu "View" untuk Excel 2007 and 2010.
5
Masukkan rumus saldo di sel G3. Saldo akan ditentukan oleh selisih antara pendapatan dan pengeluaran karena ini adalah entri saldo pertama. Cara pengaturannya tergantung dari keinginan Anda untuk melihat anggaran dari sisi beban atau kas yang dimiliki.
- Apabila Anda ingin kertas kerja khusus menampilkan beban-beban, rumus saldo Anda adalah =E3-F3, yaitu E3 adalah sel yang berisi saldo pengeluaran, dan F3 adalah sel saldo pendapatan. Dengan demikian, jika pengeluaran Anda lebih besar dari pendapatan, beban total akan memiliki angka positif sehingga lebih mudah Anda pahami.
- Jika Anda ingin kertas kerja khusus menampilkan uang yang dimiliki, rumus saldonya adalah =F3-E3. Dengan demikian, kertas kerja akan menampilkan arus kas positif jika kas di tangan lebih banyak dari beban, dan negatif jika biaya lebih besar dari penghasilan.
7
Masukkan rumus saldo di sel G4. Oleh karena saldo entri kedua dan seterusnya akan mencatat saldo berjalan, Anda perlu menambahkan hasil selisih beban dan pendapatan dengan nilai saldo di entri sebelumnya.
- Jika Anda ingin kertas kerja supaya khusus menampilkan beban, rumus saldonya =G3+(E4-F4), yaitu G3 adalah sel berisi saldo sebelumnya, E4 adalah sel berisi biaya, dan F4 adalah sel berisi pendapatan.
- Jika Anda ingin ingin kertas kerja sehingga menampilkan jumlah kas di tangan, rumus saldonya adalah =G3+(F4-E4).
- Tanda dalam kurung di rumus yang menunjukkan selisih antara biaya dan pendapatan sebenarnya tidak diperlukan. Kami menulisnya supaya konsep rumus menjadi lebih jelas.
- Jika Anda bisa membiarkan sel nilai saldo tetap kosong sampai seluruh entri selesai dibuat, silakan gunakan kata IF ke dalam rumus sehingga ketika Anda memasukkan tanggal, sel saldo tidak menampilkan nilainya. Rumus metode ini untuk entri kedua adalah =IF(A4="","",G3+(E4-F4)) jika Anda ingin kertas kerja memantau beban, dan =IF(A4="","", G3+(F4-E4)) jika Anda ingin kertas kerja memantau arus kas di tangan. (Tanda kurung yang mengelilingi beban dan pendapatan boleh tidak dituliskan, tetapi tanda kurung terluar tidak boleh dihapuskan).
Klik kanan sel G3 dan pilih “Copy" dari menu popup. Setelah itu, geser sampai ke sel di bawahnya. Klik kanan sel yang dipilih, dan pilih "Paste" dari menu popup untuk menempel rumus di sel yang dipilih. (Pada Excel 2010, pilihlah opsi "Paste" atau "Paste Formulas" di menu popup.) Rumus akan memperbarui referensi sel secara otomatis untuk mengindikasikan referensi biaya, pendapatan, dan tanggal (jika digunakan) dari baris saat ini dan saldo referensi dari baris di atas baris saat ini.
9
Simpan kertas kerja. Berikan nama yang jelas kepada kertas kerja Anda, misalnya “Pemantauan Biaya.xls” atau “Anggaran Pribadi.xls”. Anda bisa menuliskan nama dan tahun pembuatan berkas, sama seperti metode pembuatan kertas kerja dengan template. (Sekali lagi, Anda tidak perlu menuliskan tanda kutip karena kami menulisnya hanya untuk memperjelas contoh nama berkas. Anda juga tidak perlu menuliskan tipe ekstensi berkas karena Excel akan menuliskannya secara otomatis.)
- Excel 2003 dan versi-versinya yang lebih lama menyimpan berkas kertas kerja dalam format ".xls", sedangkan Excel 2007 dan 2010 menyimpan kertas kerja dalam format berbasis XML yang lebih mutakhir, yaitu ".xlsx". Namun, Excel terbaru juga memiliki opsi untuk menyimpan berkas dengan format ".xls". Jika Anda memiliki beberapa komputer dan berencana menyimpan kertas kerja ini di semua komputer tersebut, gunakan format lama kalau masih ada komputer Anda yang memakai Excel 2003 atau versi lebih lama. Gunakan format terbaru jika semua komputer Anda memiliki minimal Excel 2007.
Iklan

Tips

Gunakan "AutoComplete" pada kategori biaya dan pendapatan supaya ejaan yang dimasukkan memang benar.
Anda bisa menggunakan cetak tebal, warna teks, atau cell shading (penambahan bayangan) untuk membedakan biaya yang belum dibayar, biaya yang sudah dibayar, dan biaya yang akan datang.
Untuk mencegah rumus atau kepala kolom berganti tanpa sengaja, sebaiknya lindungi sel supaya tidak berubah. Pilih sel yang ingin diganti (tanggal, kategori penerima pembayaran, biaya, pendapatan, dan memo), dan buka kunci sel-sel tersebut, lalu terapkan perlindungan ke seluruh kertas kerja.