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Un agenda vous permettra de vous souvenir plus facilement de vos rendez-vous importants, des tâches que vous devez réaliser, des différents divertissements que vous avez au programme et des délais que vous devez respecter. Cependant, au départ, il peut être très difficile de prendre l'habitude d'utiliser, de mettre à jour et de toujours avoir sur soi son agenda. Heureusement, différentes astuces peuvent vous aider à incorporer efficacement et naturellement votre agenda dans votre vie quotidienne.
Étapes
Réfléchissez à quoi vous servira votre agenda. Il existe de nombreux types d'agendas conçus dans le but de s'adapter à différentes tâches et personnalités [1]Certains agendas sont de simples carnets réglés ou à carreaux. D'autres comportent différentes sections selon le genre de tâches que vous voulez réaliser. Prenez quelques minutes pour réfléchir aux raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un agenda et ce à quoi il vous servira. Il est essentiel que vous répondiez à ces questions, car vous serez plus susceptible d'utiliser votre agenda si celui-ci devient votre seul outil de planification. En effet, avoir plusieurs agendas en même temps prêtera à confusion et se révèlera contreproductif. Posez-vous les questions ci-dessous.- Aurais-je besoin d'une section réservée aux numéros de téléphone ?
- Vais-je utiliser mon agenda principalement pour me souvenir de mes rendez-vous ?
- Est-ce que je veux un agenda qui couvre une période de plus d'un an ?
- Est-ce que je désire que mon agenda remplace un autre outil de planification (comme mes listes de choses à faire) ?
- Suis-je à la recherche d'un outil simple comme un carnet ordinaire ou ai-je besoin d'un agenda présentant de nombreuses fonctions et sections ?
- Est-ce que je préfère un agenda de poche ou un agenda assez grand qui me permettra de prendre des notes lors de mes réunions [2] ?
- Est-ce que je veux un agenda qui me donnera plus d'espace d'écriture en semaine ou en aurai-je plus besoin pour noter mes activités du weekend ?
Achetez un agenda adapté à vos besoins. De nombreux magasins offrent différents types d'agendas. Vous pouvez en trouver dans des supermarchés, des papèteries, des magasins de calendrier et sur Internet. Selon le style que vous choisirez, vous aurez à débourser quelques euros seulement... ou beaucoup plus. Certains agendas peuvent couter 50 euros ou plus [3]. Bien que l'esthétique soit importante, concentrez-vous plutôt sur l'agencement et les sections de l'agenda. Assurez-vous que la façon dont il est organisé vous plait et qu'elle soit adaptée à votre mode de vie et à vos diverses responsabilités.
Prenez l'apparence en compte. Bien que le plus important soit d'acheter un agenda fonctionnel et approprié à vos besoins, il est plus probable que vous prendrez l'habitude de l'utiliser si vous le trouvez attrayant et agréable à regarder [4]. Certains agendas sont très simples et présentent une couverture en cuir noir classique. D'autres sont de couleurs vives et fantaisistes. Ils peuvent présenter des dessins et des motifs plus élaborés. Vous pouvez choisir n'importe quelle esthétique du moment qu'elle cadre avec l'image professionnelle de votre lieu de travail.- Vérifiez l'apparence intérieure de l'agenda en même temps que l'extérieur. Par exemple, certaines personnes préfèrent écrire sur des pages blanches alors que d'autres aiment des pages réglées ou à carreaux. Certaines personnes aiment la symétrie et d'autres préfèrent un agencement plus dynamique. De plus, vous préférez peut-être une police de caractère à une autre. Assurez-vous que vous trouvez votre agenda agréable à regarder de l'extérieur comme de l'intérieur pour vous motiver encore plus à l'utiliser chaque jour [5].
Ayez toujours des stylos et des crayons de papier à portée de main. Votre agenda ne vous servira à rien si vous ne pouvez pas y noter vos informations. Gardez toujours des crayons de papiers ou de couleurs bien taillés et des stylos en bon état de fonctionnement aux endroits ou vous êtes le plus susceptible d'utiliser votre agenda. Voici quelques exemples.- Votre mallette, votre attaché-caisse ou votre sacoche de travail.
- Votre sac à main.
- Votre bureau au travail.
- Votre bureau à votre domicile.
- Près de vos téléphones fixes.
- Si vous êtes quelqu'un qui perd constamment ses crayons et ses stylos, réfléchissez à la possibilité de garder un crayon de secours à l'intérieur même de votre agenda. Certains agendas comportent même un espace supplémentaire vous permettant d'y entreposer un stylo de rechange.
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Prenez la résolution d'utiliser votre agenda quotidiennement. Les personnes qui s'engagent avec détermination sont plus susceptibles de tenir leurs engagements. Il est très difficile de changer ses habitudes, mais décider que vous êtes déterminé à changer une petite chose dans votre vie vous aidera à prendre une nouvelle habitude [6].- Souvenez-vous que vous avez plus de chances de prendre de bonnes habitudes en vous concentrant sur une bonne habitude à la fois. Ne vous surchargez pas ! N'essayez pas de changer la façon dont vous gérez votre temps en changeant de nombreuses choses à la fois. Pour le moment, concentrez-vous sur l'utilisation quotidienne de votre agenda [7].
Parlez à un ami. Expliquez-lui que vous aimeriez utiliser un agenda. Les gens arrivent généralement mieux à prendre de nouvelles habitudes et à les garder lorsque leur entourage est au courant de leurs résolutions, car il peut leur apporter leur soutien [8]. Parlez à un ami ou à un collègue de travail à propos de votre nouvelle résolution. Peut-être que lui aussi voudra développer cette habitude utile. Lorsque ce sera nécessaire, vous pourrez vous rappeler l'un à l'autre de mettre son agenda à jour.
Entreposez toujours votre agenda au même endroit. Que ce soit au travail ou à la maison, mettez toujours votre agenda au même endroit. Servez-vous de votre agenda comme de votre unique calendrier : si vous utilisez deux agendas en même temps, vous perdrez très vite le contrôle de la gestion de vos responsabilités. Cela peut bien sûr se révéler un peu compliqué, car vous devrez annoter vos informations tant au travail que chez vous. Assurez-vous de toujours avoir votre agenda à portée de main en lui réservant un endroit spécifique pour l'entreposer au travail et à la maison. Ne placez jamais votre agenda dans un autre endroit. La clé pour prendre cette nouvelle habitude est la régularité.- De bons endroits pour entreposer votre agenda à la maison comprennent une table à côté de votre téléphone fixe, de votre sacoche de travail ou de votre attaché-case ou près de votre téléphone portable et de vos clés de voiture.
- De bons endroits pour entreposer votre agenda au travail incluent le dessus de votre bureau, le tiroir du milieu de votre bureau, près de votre téléphone de travail ou dans votre attaché-case.
Écrivez des notes vous rappelant d'apporter votre agenda avec vous. Cela vous permettra de prendre l'habitude de prendre votre agenda avec vous lorsque vous partez de la maison pour vous rendre au travail ou vice-versa. Au départ, alors que vous essayez de développer cette nouvelle habitude, il est fort possible que vous oubliiez d'apporter votre agenda au travail ou de rentrer avec à la maison. Évitez cette situation en vous laissant des notes dans des endroits stratégiques de votre domicile ou de votre travail. Des études ont montré que l'utilisation de notes sous la forme de post-its est l'une des façons les plus efficaces d'encourager le développement d'un comportement particulier [9]. Utilisez cette méthode en vous laissant un message sur différents post-its vous demandant : « t'es-tu souvenu de ton agenda ? » dans des endroits où vous êtes sûr de le voir. Voici quelques exemples de ces endroits stratégiques.- Votre ordinateur portable.
- Votre bureau.
- À côté de votre téléphone.
- Sur votre porte.
- Sur la table de la cuisine,
- Sur le miroir de la salle de bains.
- Vous pourrez enlever ces notes une fois que vous aurez pris l'habitude d'apporter votre agenda de chez vous au travail et vice-versa.
Transférez les informations dans votre agenda. Après avoir acheté votre agenda, vous devrez y entrer de nombreuses informations. Vous aurez probablement différentes données éparpillées un peu partout comme des rendez-vous, des tâches de travail en cours ou toute autre information importante. Prenez une heure ou deux pour consolider toutes ces informations et les annoter dans votre nouvel agenda. Cela vous permettra de vous entrainer à y entrer correctement les données dont vous avez besoin. De plus, à partir de ce moment-là, vous aurez aussi la possibilité de mieux gérer votre temps. Voici quelques exemples de données à transférer dans votre agenda :- les coordonnées des membres de votre famille, de vos amis, de vos collègues et de vos clients,
- les réunions de travail,
- votre emploi du temps scolaire,
- les délais à respecter pour des projets professionnels ou scolaires,
- les roulements d'équipe (si vous ne travaillez pas à horaire fixe),
- les rendez-vous chez le médecin et le dentiste,
- les dates d'anniversaire de vos êtres chers,
- les évènements professionnels spéciaux,
- les évènements personnels spéciaux,
- les dates importantes concernant vos passetemps ou vos activités extrascolaires (comme les dates de répétitions de votre pièce de théâtre ou celles de vos classes de Zumba).
Consultez votre agenda tous les matins. Ouvrez-le pour découvrir vos rendez-vous de la journée, vos réunions et vos responsabilités [10]. Réfléchissez brièvement à votre journée pour voir si vous devez ajouter, rayer ou reporter certaines tâches à plus tard. Profitez de ce moment pour programmer votre journée de façon à pouvoir gérer sagement votre temps en arrivant sur votre lieu de travail [11].
Consultez votre agenda toutes les fins d'après-midi. Regardez de nouveau votre agenda avant de quitter votre lieu de travail. Vérifiez que vous avez bien pu réaliser toutes les tâches que vous vous étiez fixées pour ce jour-là [12]. Voyez si vous devez ajouter de nouvelles tâches ou données à votre programme de la semaine suivante. Il est important de toujours mettre votre agenda à jour avant de quitter votre travail. Cela vous permettra de connaitre la nature de vos responsabilités professionnelles à tout moment [13].
Restez motivé par le moyen d'un renforcement positif. Voyez votre agenda comme quelque chose de positif dans votre vie, non comme une corvée ou comme quelque chose de rébarbatif. Servez-vous-en pour vous récompenser d'avoir réalisé toutes les tâches prévues. En moins de temps qu'il ne faut pour le dire, vous aurez envie de terminer vos tâches juste pour avoir le plaisir de les rayer de votre liste de choses à faire. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour rester motivé et positif.- Rayez les tâches réalisées et les rendez-vous au fur et à mesure que vous les terminez. Lorsque vous n'avez pas le moral, jetez un coup d'oeil à toutes les tâches que vous avez rayées et soyez fier de vos accomplissements.
- Récompensez-vous après avoir terminé un nombre déterminé de tâches. Offrez-vous une petite récompense chaque fois que vous rayez 5 entrées de votre agenda. Par exemple, servez-vous une tasse de café ou allez marcher un court moment après avoir atteint l'objectif que vous vous étiez fixé. Cela vous motivera sur deux fronts : vous aurez envie d'utiliser votre agenda correctement et encore plus envie de réaliser vos tâches.
- Faites quelque chose d'agréable au moment de consulter votre agenda. Ne considérez pas l'action d'ouvrir votre agenda comme une corvée. Voyez-le plutôt comme la clé d'une bonne productivité. Le mieux est d'associer votre agenda à des sentiments positifs et non pas négatifs. Pour cela, prévoyez de faire quelque chose d'agréable chaque matin et chaque après-midi au moment où vous devez consulter votre agenda. Buvez une délicieuse tasse de café ou écoutez votre chanson préférée. En peu de temps, votre cerveau associera votre agenda à des sentiments positifs.
- Faites-vous plaisir chaque fois que vous avez utilisé correctement votre agenda pendant la semaine. Lorsque vous commencerez juste à vous servir de votre agenda, vous aurez peut-être besoin d'une motivation supplémentaire pour vous souvenir de l'apporter avec vous et de le mettre quotidiennement à jour. Pour chaque semaine où vous vous êtes bien souvenu de l'avoir toujours sur vous et de l'avoir mis à jour, récompensez-vous en vous faisant vraiment plaisir. Par exemple, achetez-vous une glace, allez voir un film au cinéma ou allez boire un verre entre amis. En quelques semaines, vous prendrez l'habitude de toujours sortir avec votre agenda.
- Écrivez des choses positives dans votre agenda au même titre que d'autres responsabilités plus sérieuses. Utilisez votre agenda pour vous souvenir de vos activités préférées comme déjeuner avec un ami et pour annoter les activités dont vous pourriez vous passer si vous le pouviez comme aller chez le dentiste. En faisant cela, vous mettrez plus de chances de votre côté de garder votre nouvelle habitude.
Mettez constamment votre agenda à jour. Tous les matins et tous les après-midis lorsque vous ouvrez votre agenda, profitez-en pour y annoter vos nouvelles listes de choses à faire, vos nouveaux rendez-vous, réunions et délais à respecter. Inscrivez-y également toutes les nouvelles tâches à effectuer apparues pendant la journée. Le fait de mettre à jour votre agenda de cette façon vous permettra de mieux gérer votre temps. Cela vous empêchera également de vous sentir surchargé de travail. En écrivant les tâches qui vous reste à faire, vous libérez votre cerveau et vous évitez de semer encore et encore le doute dans votre esprit.- Si vous avez l'impression de crouler sous votre charge de travail, transférez certaines des tâches dans une autre section appelée « travail à rattraper ». Cela vous permettra d'accomplir ces tâches à votre rythme à un autre moment. Attention : ne vous démotivez pas en regardant fixement des tâches que vous ne pourrez jamais terminer en un seul jour de travail [14].
Soyez patient. Il faut parfois deux mois ou plus pour qu'une nouvelle habitude devienne automatique. Avant que celle-ci ne s'enracine pour de bon, il est possible que vous oubliiez votre agenda à la maison de temps en temps ou que vous omettiez d'y annoter un rendez-vous. Soyez patient et magnanime envers vous-même. Souvenez-vous qu'il faut du temps pour prendre une nouvelle habitude et que des oublis occasionnels ne remettent pas en cause votre capacité à y arriver [15].- Vous trouverez peut-être utile d'avoir un plan de secours au cas où vous oublieriez votre agenda à la maison. Par exemple, vous pourriez annoter vos nouveaux rendez-vous professionnels sur des post-its et les ramener chez vous pour les écrire dans votre agenda. S'il s'agit d'évènements ou de délais particulièrement importants, vous pourriez aussi utiliser un gestionnaire de tâches en ligne qui vous enverra des rappels au moment opportun. De cette façon, vous n'oublierez jamais une date clé même si vous oubliez votre agenda chez vous.
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Conseils
- Ne voyez pas votre agenda comme une corvée, mais plutôt comme un avantage. Un agenda vous permettra de mieux contrôler votre vie. Lui réserver quelques minutes par jour vous permettra plus tard d'économiser beaucoup de temps.
- Le secret pour développer une bonne habitude est de marier constance et renforcement positif. Gardez une bonne routine et concentrez-vous sur toutes les choses positives que votre agenda a apportées à votre vie. Restez motivé en vous récompensant lorsque c'est approprié.
- Assurez-vous bien que l'agenda dont vous faites l'achat vous plaise et qu'il soit adapté à votre emploi du temps. L'agenda que vous choisirez doit inclure toutes les sections dont vous aurez besoin pour bien organiser votre vie.
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Avertissements
- Prendre une nouvelle habitude n'est pas facile et il y aura des ratés. Vous oublierez peut-être votre agenda chez vous ou vous vous rendrez compte que vous avez complètement gâché la journée de votre réunion de travail. Apprenez de ces expériences et n'arrêtez pas d'utiliser votre agenda. Vous serez heureux d'avoir persévéré, car une fois que vous serez rodé, votre agenda vous facilitera la vie.
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Références
- ↑ http://www.plannerisms.com/2011/07/choosing-your-planner-part-3-types-of.html
- ↑ http://www.plannerisms.com/2011/07/choosing-your-planner-part-2-size.html
- ↑ https://www.themuse.com/advice/7-perfect-planners-to-buy-for-2015
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- ↑ http://www.plannerisms.com/2011/07/choosing-your-planner-part-3-types-of.html
- ↑ https://www.washingtonpost.com/news/inspired-life/wp/2015/03/02/expert-ten-super-smart-ways-to-build-good-habits-and-make-them-stick/
- ↑ https://www.washingtonpost.com/news/inspired-life/wp/2015/03/02/expert-ten-super-smart-ways-to-build-good-habits-and-make-them-stick/
- ↑ https://www.washingtonpost.com/news/inspired-life/wp/2015/03/02/expert-ten-super-smart-ways-to-build-good-habits-and-make-them-stick/
- ↑ https://hbr.org/2015/05/the-surprising-persuasiveness-of-a-sticky-note
- ↑ http://www.time-management-success.com/daily-planners.html
- ↑ http://www.huffingtonpost.com/2014/10/13/how-to-use-a-planner_n_5952664.html
- ↑ http://www.time-management-success.com/daily-planners.html
- ↑ http://www.huffingtonpost.com/2014/10/13/how-to-use-a-planner_n_5952664.html
- ↑ http://www.time-management-success.com/daily-planners.html
- ↑ http://www.huffingtonpost.com/james-clear/forming-new-habits_b_5104807.html
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