Comment organiser une conférence

Les conférences forment une excellente occasion pour réunir des personnes pour échanger leurs points de vue sur des sujets qu’ils partagent. Souvent, ces évènements ont lieu dans les universités, les secteurs économiques, les groupes de commercialisation ou les associations religieuses. Si vous décidez d’organiser une conférence, vous réaliserez que la réussite est d’abord assujettie à la production d’une longue liste de choses à faire. En effet, il sera nécessaire de louer une salle, dresser la liste des participants, se procurer le matériel nécessaire, des ordinateurs, et aussi trouver un service de restaurant pour les rafraichissements et les repas. Si vous avez des doutes, faites une pause, inspirez profondément, et ne mettez surtout pas en cause vos capacités de réussir brillamment votre projet. La clé réside dans une organisation où une étape correspond à un seul objectif. De plus, vous devrez connaitre constamment les progrès réalisés et les travaux qui restent à faire.

Partie 1

Partie 1 sur 4:

Lancer la planification

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Commencez tôt. Le lancement des préparatifs devrait avoir lieu au moins 8 mois avant, et même plus tôt si les participants sont nombreux, ou si l’objet de la conférence est complexe ^{[1]XSource de recherche}.
- N’oubliez pas aussi que les salles et les services de repas doivent être réservés des mois à l’avance. D’autre part, de nombreux participants auront besoin d’un certain temps pour organiser leur voyage.
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Créez un comité. Il aura pour mission de prendre toutes les décisions concernant la conférence. Le fait de recourir à cette formule vous donnera la possibilité d’avoir plusieurs avis et de passer en revue le maximum de détails avant de clore une question.
- Vous aurez besoin d’un coordonnateur qui tiendra le rôle de point focal et prendra toutes les décisions importantes. En fait, il consacrera presque tout son temps à faire avancer le projet correctement ^{[2]XSource fiableKansas University Center for Community Health and DevelopmentAller sur la page de la source}. Vous pouvez éviter les tracasseries et recourir à un organisateur évènementiel si votre budget est suffisant.
- Si vous avez organisé une conférence semblable précédemment, essayez d’avoir le même coordonnateur à la tête du projet. S’il n’est pas disponible, faites un effort pour obtenir au moins les dossiers de préparation avant de lancer votre planification.
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Écrivez vos buts et votre ordre du jour. Il s’agit de définir clairement ce que vous souhaitez accomplir en organisant votre conférence. Cette étape vous facilitera la prise de décision. En connaissant d’avance la nature du message que vous cherchez à faire passer, vous serez plus à l’aise pour progresser.
- Si vous n’avez jamais fait ce travail, il est préférable de suivre un plan simple et facile à mettre en œuvre. Normalement, la durée de la conférence ne devrait pas dépasser une ou deux journées, avec 250 à 300 participants au plus ^{[3]XSource de recherche}.
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Choisissez le lieu et la date. Même si vous n’êtes pas encore prêt à fixer ces éléments, vous devrez avoir une idée sur la durée de la conférence.
- Probablement, vous aurez des contraintes concernant la date en fonction de vos engagements, mais généralement une conférence est programmée pour une certaine période de l’année et pendant certains jours de la semaine. Par exemple en Europe, ce genre d’évènement a lieu entre mars et juin ou septembre et octobre. Pour d’autres périodes, la participation du public risque d’être restreinte. De plus, les journées comprennent le lundi et le mardi ou le jeudi et le vendredi ^{[4]XSource de recherche}. Inspirez-vous des normes suivies dans votre branche d’activité avant de choisir votre période.
- La durée dépend du nombre des participants et des objectifs à atteindre. Pour une audience de 250 à 300 personnes, prévoyez au moins 2 journées pleines ^{[5]XSource fiableKansas University Center for Community Health and DevelopmentAller sur la page de la source}.
- Généralement, vous choisirez de tenir la conférence dans votre ville. Cependant, vous devez tenir compte des commodités disponibles comme un aéroport, des hôtels et des salles bien équipées. Il est préférable d’opter pour une capitale ou une grande agglomération attrayante que les participants seraient tentés de visiter. Une personne hésitante pourrait décider de participer à une conférence qui se déroule dans une région touristique ^{[6]XSource de recherche}.
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Donnez un titre à la conférence. Ainsi, vous aurez plus de facilité pour faire votre publicité et votre planification. Vous serez aussi en mesure de choisir votre matériel et construire une présence pour la conférence sur les médias sociaux.
- Choisissez un titre qui reflète les objectifs et (ou) le public de la conférence. Pour avoir une idée, examinez les titres de conférences semblables et faites votre choix, sans pour autant sacrifier votre originalité ^{[7]XSource de recherche}.
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Partie 2

Partie 2 sur 4:

Organiser la conférence

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Établissez votre budget. Vous ne pouvez rien faire si vous ne connaissez pas le montant global dont vous disposerez pour organiser la conférence. En fait, il suffit de répartir ce montant entre les différents postes : la location d’une salle, le matériel et la rétribution des conférenciers. Appliquez votre budget scrupuleusement, et si vous déléguez certaines de vos responsabilités, vérifiez que vos collaborateurs respectent leurs limites financières.
- Le budget peut être réduit si vous faites appel à un mécène pour sponsoriser la conférence. Il vous offrira de l’argent, mais il aura aussi son mot à dire sur le contenu. En général, il inclura des interventions ou un panel d’experts, et son nom apparaitra sur les affiches avec son propre logo. En contrepartie, vous aurez l’avantage de recevoir de l’argent à l’avance, ce qui vous permettra de progresser dans vos préparatifs. Les sponsors peuvent être des chefs d’entreprises locales ou des philanthropes, selon l’objet de la conférence ^{[8]XSource de recherche}.
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Fixez le prix des tickets et les modes de commercialisation. La participation à certaines conférences est gratuite. Par contre pour d’autres, le prix est exorbitant. En fixant le vôtre et la date de mise en vente des tickets, vous devrez prendre en compte certains facteurs.
- Quel est le cout de l’organisation de la conférence ? S’il s’agit d’une modeste réunion locale, ce cout sera minime ou même nul. Par conséquent, il est bon d’opter pour une participation gratuite. Une autre méthode consiste à ne pas faire payer les intervenants. Les autres participants devront régler une somme modique pour couvrir les frais d’organisation.
- Généralement, pour assister à une conférence qui dure plusieurs jours ou qui inclut des repas, il faut payer des frais d’inscription qui varient de quelques dizaines à des centaines d’euros, selon la nature de la conférence ^{[9]XSource de recherche}.
- Parfois, le prix dépend de la situation professionnelle des participants. À titre d’exemple, les étudiants ou les membres de l’association organisatrice paient moins cher que le reste du public quand il s’agit d’une conférence universitaire.
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Choisissez le lieu. En examinant les endroits possibles, n’oubliez pas le nombre de participants, les commodités, les aires de stationnement, la proximité des transports publics, les aéroports et les hôtels. Votre but consiste à trouver un lieu qui permet aux participants d’y accéder aussi facilement que possible.
- Renseignez-vous pour savoir si votre ville tient un centre des congrès ou s’il y a un hôtel ayant des salles de réunion. Pour une petite conférence, vous pourrez l’organiser dans une église ou un centre communal.
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Désignez une équipe d’accueil. Si vous avez choisi un établissement spécialisé dans l’organisation des conférences, il suffit d’en prendre le personnel. Celui-ci connait bien son métier et il sera en mesure de vous apporter l’assistance nécessaire en cas de besoin.
- Certains établissements ont un organisateur évènementiel qui peut vous aider. Même si le service est payant, il est peut-être intéressant d’en bénéficier, ne serait-ce que pour ne pas être continuellement sur la brèche pendant des semaines.
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Fixez le menu. N’oubliez pas que les participants n’aimeraient pas passer leurs journées sans prendre un repas décent, et la plupart d'entre eux ignorent ce qui est disponible sur les lieux. Vous avez le choix entre le restaurant du lieu, s’il existe, et un traiteur extérieur qui apporte le petit déjeuner, le déjeuner ainsi que les collations.
- Ne perdez pas de vue que certains participants pourraient avoir des allergies, des restrictions ou des préférences qui risquent de compliquer le choix du menu. Un traiteur expérimenté pourrait proposer des menus pour végétariens ou des plats sans gluten, de la nourriture cachère, sans noix, etc.
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Insistez pour faire une inspection. Lorsque tout est prêt, ne laissez rien au hasard, et faites une dernière vérification avant l’ouverture de la conférence.
- Allez au lieu de la conférence la veille et rencontrez le personnel. Vérifiez que tout est en place, et éventuellement réglez les derniers détails restés en suspens.
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Partie 3

Partie 3 sur 4:

Fixer le contenu

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Fixez le programme. Vous connaissez déjà le titre et l’objet de la conférence, mais il vous reste à préciser son déroulement. Il y a plusieurs types de conférences, et chaque branche d’activité traite la question à sa façon. Si vous hésitez sur la manière de procéder, suivez une formule classique.
- Commencez par le thème principal ou un discours d’ouverture. Généralement, la tâche est confiée à une célébrité du domaine, qui fait une présentation ou prononce un discours. Donc, essayez de persuader un conférencier très connu pour tenir ce rôle. La séance inaugurale peut avoir lieu en début de soirée et se terminer par un diner. Elle peut aussi être programmée au début de la matinée du 1^er jour de la conférence.
- Le jour ou les jours suivants seront divisés en séances plus courtes. Le contenu de ces séances est déterminé par les participants, qui font des propositions écrites, mais vous pouvez aussi organiser des ateliers, des projections vidéos ou d’autres activités. Selon le nombre des participants, vous avez la possibilité d’avoir une seule séance, c’est-à-dire une plénière ou plusieurs séances concomitantes, animées par différents groupes, parmi lesquelles les participants peuvent choisir ^{[10]XSource de recherche}.
- Terminez la conférence en beauté par une séance de clôture à laquelle vous inviterez un conférencier captivant, ou vous lancerez un défi aux participants.
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Choisissez le type de vos séances. Ce type dépend des normes appliquées dans votre branche d’activité. Vous avez le choix entre les conférences, les ateliers, les exposés relatifs à de nouvelles pratiques ou de travaux en cours, ou bien l’examen de l’état actuel de la profession. Les séances peuvent aussi être interactives, ou ouvertes aux participants qui souhaitent faire une présentation.
- La nature de vos séances aura un impact sur la publicité que vous ferez pour la conférence. Donc, fixez suffisamment à l’avance le contenu qui vous semble le mieux adapté au public ciblé.
- La durée d’une séance peut varier de 45 minutes à 3 heures, en fonction de l’objet et du nombre d’intervenants ^{[11]XSource de recherche}.
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Examinez l’opportunité d’ajouter d’autres activités. Pour réussir votre conférence, il est préférable d’inclure dans le programme d’autres évènements importants.
- Vous pouvez réserver du temps pour traiter de l’organisation des affaires ou de l’octroi de récompenses.
- Il est possible aussi de prévoir des repas, ou demander aux participants d’apporter le leur, seulement dans le cas où la participation serait gratuite. En effet, les frais d’inscription devraient couvrir au moins un repas. Vous pouvez aussi prévoir une pause à midi, et laisser les participants prendre leur repas dans les restaurants du voisinage, si la conférence se déroule en ville.
- Examinez la possibilité de proposer aux participants des activités de loisir, comme visiter la ville, aller au théâtre, à un concert ou voir un film. Dans certains secteurs, ces activités connexes font partie d’une conférence, tandis que dans d’autres elles sont considérées comme déplacées.
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Partie 4

Partie 4 sur 4:

Faire la publicité

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Dressez la liste des participants. Il y a plusieurs types de conférences : universitaire, religieuse ou professionnelle, ayant chacune un public particulier. Avant de vous lancer, vous devrez prendre soin de choisir un thème porteur.
- Si vous ne ciblez que quelques personnes, par exemple des employés ou les membres de votre église, la publicité de votre conférence est quasiment immédiate. Un simple courriel ou deux plus une annonce sur le bulletin d’information ou lors des réunions de travail devraient suffire pour porter l’évènement à la connaissance des intéressés.
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Invitez des dirigeants de votre secteur d’activité. Vous aurez besoin d’un conférencier confirmé pour animer la séance d’ouverture et convaincre les participants.
- Lorsque vous serez sûr de la participation de personnes réputées, vous pourrez inclure cette information dans la documentation et les supports publicitaires de la conférence.
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Créez un site internet. De nos jours, la mise en place d’une plateforme numérique est devenue nécessaire pour assurer le succès d’une manifestation. Choisissez un nom de domaine qui contient ou reflète le titre de la conférence. Publiez les informations importantes, et n’oubliez pas d’inscrire l’adresse du site sur la documentation imprimée et les affiches publicitaires.
- Indiquez aussi la date, l’heure et l’adresse de la salle où se tiendra la conférence, ainsi que les noms des principaux intervenants. Vous pouvez aussi inclure des informations à propos des transports, des possibilités d’hébergement et du programme s’il est prêt.
- Par la suite, vous pourrez créer un lien pour une inscription en ligne.
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Lancez une campagne publicitaire. Commencez suffisamment tôt, même avant une année, pour donner le temps aux participants de soumettre leurs propositions. Cependant, votre approche dépendra de la taille de la conférence et de la nature du public que vous ciblez. Déterminez les points où les participants potentiels collectent leurs informations. Voici quelques possibilités à examiner ^{[12]XSource fiableKansas University Center for Community Health and DevelopmentAller sur la page de la source} :
- les médias sociaux comme la page Twitter et la page Facebook de l’organisation qui parraine la conférence,
- les gestionnaires de listes de diffusion (Listservs) et des adresses de courriel,
- les blogues commerciaux, les magazines, les bulletins d’information et les journaux,
- les affiches, les brochures ou d’autres supports publicitaires envoyés aux groupes, aux organisations ou aux entreprises concernées.
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Lancez un appel à propositions. Dans vos supports publicitaires, vous devrez inclure un appel à la participation à la conférence ou un appel à propositions. Ces appels visent notamment les personnes ou les groupes souhaitant soumettre des documents, créer un panel d’experts ou animer un atelier.
- Selon votre branche d’activité, vous pourrez imposer un certain nombre de mots à ne pas dépasser. Dans la sphère universitaire ou pour les petites conférences, les organisateurs demandent aussi un résumé de quelques centaines de mots. Dans les rencontres plus importantes, on demande la totalité du texte de l’intervention.
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Commencez la phase d’inscription. Il est préférable que les participants puissent s’inscrire avant la conférence, même quelques mois à l’avance pour évaluer plus facilement l’importance de l’assistance.
- Lancez une inscription en ligne à travers le site de la conférence. Si vous manquez d’expérience, vous pourrez faire appel à un service spécialisé payant, comme « inscript » qui recevra les inscriptions à votre place, les classera et vous les enverra par des moyens classiques.
- Mettez aussi à la disposition des participants un numéro de téléphone et un fax pour procéder aux inscriptions, et acceptez les paiements par carte bancaire.
- Si vous ne voulez pas d’une inscription téléphonique ou en ligne, mettez au point un formulaire et publiez-le sur le site de la conférence sous la forme d’un document PDF. Ainsi, les participants pourront le télécharger, le remplir et vous l’envoyer par la poste.
- Pour encourager les inscriptions de bonne heure, offrez une réduction à ceux qui s’enregistrent un mois ou plus avant la date de la conférence. Le prix sera légèrement supérieur pour les participants qui s’inscrivent soit quelques jours avant la conférence ou le jour de l’ouverture.
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Conseils

Demandez aux conférenciers suffisamment à l’avance s’ils ont besoin d’un équipement particulier pour faire leur présentation : une estrade, un système de projection, un grand écran ou des ordinateurs.
En fixant le menu, tenez compte des participants qui ont des besoins diététiques particuliers.
En comparant les loyers des salles, demandez aussi les prix de la nourriture, l’eau, les boissons, etc. En effet, ils peuvent être particulièrement élevés.
En aménageant la salle, prenez en compte l’objet de la conférence. Généralement, vous disposerez les sièges comme dans une salle de cinéma ou s’il faut prendre des notes, vous devrez prévoir des sièges avec une tablette-écritoire.