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Outlook, le logiciel de messagerie de Microsoft est un outil très performant vous permettant de gérer à la fois vos calendriers ou vos contacts, recevoir vos messages électroniques et encore bien d'autres fonctionnalités à découvrir par vous-même. Cependant, vous pourriez avoir envie ou besoin d'utiliser ces données dans un autre programme et il vous faudra alors tout d'abord les exporter depuis Outlook avant de les enregistrer dans une feuille de calcul par exemple. Vous pourrez ensuite utiliser ces données comme bon vous semble avec un autre programme.
Étapes
Démarrez votre Outlook 2010 et attendez que toutes vos données soient chargées.
Cliquez sur l'onglet Fichier dans la barre d'outils d'Outlook. Sélectionnez ensuite Options dans le menu déroulant.
Cliquez sur Options avancées. Cela se trouve sur la gauche, dans la fenêtre de dialogue qui vient de s'ouvrir.
Cherchez désormais la section Exporter. Dans cette section, cliquez sur le bouton Exporter. L'assistant « Importer et exporter » devrait alors apparaitre à l'écran.Publicité
Dans votre assistant « Importer et exporter », cliquez sur Exporter vers un fichier. Cliquez ensuite le bouton Suivant.
Sélectionnez le format. Dans la rubrique « Créer un fichier de type », sélectionnez le format de fichier de votre choix parmi les nombreuses options proposées.- Utilisez le type de fichier appelé « Valeurs séparées par une virgule » (.csv) si vous utilisez Outlook 2010 avec un système d'exploitation Windows (Vista, 7 ou 8 par exemple) et que vous souhaitez importer vos données vers un logiciel tiers. Un fichier .csv est similaire à un fichier Excel mis à part le fait qu'il ne possède d'entête [1].
- Utilisez le type de fichier « Feuille de calcul Excel » (.xls) si vous souhaitez pouvoir accéder au fichier et vous en servir comme d'une sauvegarde ou si vous souhaitez utiliser ces données dans Excel.
- Choisissez le type de fichier « Données Mac » (.olm) si vous souhaitez utiliser ces données avec un autre programme fonctionnant sous Mac.
- Utilisez le type de fichier « Données Outlook » (.pst) si vous souhaitez importer vos données dans un autre Outlook (sur un autre ordinateur par exemple).
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Sélectionnez le type de données que vous souhaitez exporter. Dans notre cas, vous sélectionneriez le dossier Contacts et désélectionneriez les dossiers Mail, Tâches, Calendrier et Notes.
Sélectionnez ensuite le dossier de contacts à exporter. Si vous possédez plusieurs dossiers de contacts, il vous faudra alors d'abord choisir un dossier en particulier avant de pouvoir exporter vos données.- Si vos données sont sauvegardées dans différents dossiers, il vous faudra alors exporter chaque dossier les uns après les autres.
Cliquez sur le bouton Suivant. Une boite de dialogue relatif à l'enregistrement de votre fichier apparaitra alors.
Sélectionnez un dossier de destination pour enregistrer votre fichier. Dans la boite de dialogue nommée « Enregistrer le fichier exporté sous », utilisez l'option Parcourir pour choisir un dossier de votre ordinateur comment dossier de destination [2].
Donnez un nom à votre fichier avant de le sauvegarder. Cliquez ensuite sur OK.
Cliquez sur Suivant dans la boite de dialogue nommée Exporter vers un fichier. Cliquez finalement sur Terminer. Votre fichier va être enregistré sur votre ordinateur.Publicité
Faites un clic droit sur le nom du contact partagé. Choisissez ensuite Copier le dossier.
Sélectionnez le dossier Contacts. Placez-y ce que vous avez copié.
Choisissez le sous-dossier. Faites comme expliqué plus haut, mais en sélectionnant le sous-dossier que vous venez de créer : choisissez Contacts, puis le sous-dossier qui se nomme également Contacts ou Contacts1...Publicité
Conseils
- SI vous n'êtes pas sûr(e) du type de fichier le plus adéquat pour exporter vos données, nous vous conseillons d'en essayer plusieurs comme les formats .csv et .pst par exemple. Vous pourrez toujours supprimer les fichiers inutiles par la suite.
- Enregistrez le fichier que vous venez de créer sur une clé USB ou un disque dur externe. En effet, il est utile de mettre à l'abri vos contacts et vos informations importantes de temps en temps. On n'est jamais à l'abri d'un ordinateur qui bogue, voire ne démarre plus.
Éléments nécessaires
- Une clé USB ou un disque dur externe
Références
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