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Vous êtes dépassé par vos tâches quotidiennes ? Un emploi du temps vous aidera à être plus productif, plus efficace et mieux organisé. Pour structurer votre temps, essayez d'utiliser un carnet, un agenda et une application et tenez-vous-en à la méthode qui fonctionne le mieux pour vous. Assurez-vous que vos attentes soient réalistes et trouvez un équilibre entre responsabilités et loisirs. Pour ne pas perdre pied, prenez l'habitude chaque jour de préparer votre programme et dès que vous rayez une tâche de votre liste, accordez-vous une récompense.
Étapes
Déterminez combien de temps vous demandent vos activités de tous les jours. Notez combien de temps vous mettez à vous préparer le matin, à manger, à faire la lessive, à faire les courses, à répondre à vos emails, à faire vos devoirs et à exécuter les autres tâches du quotidien. Pendant une semaine, notez ces temps dans un cahier, un tableur ou votre téléphone [1].- En analysant votre routine pendant une semaine, vous aurez une idée plus précise du temps que vous devrez prévoir pour chaque tâche.
- De plus, vous pourriez trouver des façons de devenir plus productif. Par exemple, vous avez peut-être passé 10 heures à jouer aux jeux vidéos au cours de la semaine et auriez dû consacrer davantage de temps à vos révisions.
Essayez d'utiliser un cahier, un agenda et une application. Alors que vous préparez votre premier emploi du temps, essayez différentes méthodes, écrites et digitales. Si vous préférez partir de zéro, utilisez un cahier ou une application de traitement de texte. Si vous voulez utiliser une grille toute faite, que vous n'aurez plus qu'à remplir, utilisez un agenda physique ou une application agenda [2].- Choisissez la méthode qui corresponde à vos préférences personnelles. Si vous détestez écrire sur papier, utilisez une application. Si écrire à la main vous aide à garder les tâches en tête, utilisez un crayon et un carnet.
- C'est en utilisant votre emploi du temps que vous vous ferez peu à peu une idée de ce que vous aimez et de ce que vous n'aimez pas. Lorsque vous trouvez la bonne méthode, tenez-vous-y. Que ce soit dans un agenda, un cahier ou une application, vous devrez noter toutes vos tâches au même endroit.
Si nécessaire, notez les dates et les jours de la semaine. Si les dates et jours de la semaine ne sont pas déjà inscrits sur votre support, notez-les en haut de la page. Utilisez une page par jour, afin de pouvoir vous concentrer sur vos tâches en cours et prendre quelques notes lorsque cela est nécessaire.- Noter le jour de la semaine vous aidera à ne pas oublier les activités propres à ce jour, comme vos cours de musique du lundi et du mercredi.
- Si vous utilisez un cahier vierge, vous pourrez utiliser la page de gauche pour créer un programme chronologique et noter les priorités du jour et autres notes sur la page de droite.
Remplissez les plages horaires fixes. Les cours, les réunions régulières et autres tâches fixes constitueront le cadre de votre emploi du temps. Commencez par remplir les plages horaires correspondant à ces activités, comme « 8 h 30, cours d'Histoire de l'Art » ou « 16 h, cours de yoga [3] ».- Si vous utilisez un cahier vierge ou un tableur, il sera préférable de créer des cases correspondant à des intervalles d'une demi-heure. Laissez 2 ou 3 lignes entre chaque intervalle d'une demi-heure, afin d'avoir la place d'ajouter des informations sous la tâche.
- Si vous utilisez un agenda ou une application spéciale, les créneaux seront probablement déjà prêts à être remplis.
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Listez vos tâches sur une feuille de papier. Remplir les plages horaires correspondant aux tâches fixes sera très facile, mais structurer le reste de votre temps ne sera pas si simple. Commencez par noter tout ce qu'il vous faudra accomplir sur une feuille ou sur votre téléphone ou votre ordinateur. Classez ensuite ces tâches par ordre de priorité, en notant un nombre ou une lettre à côté de chacune d'entre elles [4].- Par exemple, notez un 1 (ou un A) à côté de vos tâches les plus importantes. Il s'agira des tâches que vous devrez caser en premier dans votre emploi du temps. Notez ensuite un 2 (ou un B), à côté des tâches de moyenne importance et un 3 (ou un C), à côté des tâches de faible importance.
- Lorsque vous notez une tâche dans votre emploi du temps, notez son niveau de priorité à côté ou dessinez un astérisque ou un point d'exclamation à côté de vos tâches les plus importantes.
- Si vous préparez votre semaine, faites la liste de vos tâches de la semaine. Si vous organisez simplement la journée à venir, ne notez que les activités du jour.
Travaillez sur les tâches les plus importantes lorsque vous êtes le plus alerte. Commencez à remplir votre emploi du temps par les tâches les plus importantes. Estimez le temps que vous prendra approximativement chaque tâche et prévoyez de faire les plus importantes aux moments de la journée où vous êtes le (la) plus alerte et le moins distrait(e). Pour attirer votre attention sur les tâches les plus importantes, soulignez-les, surlignez-les ou dessinez de petits astérisques à côté de celles-ci [5].- Par exemple, si vous êtes plus productif(ve) le matin, prévoyez de travailler sur vos projets les plus importants avant le déjeuner. Plus tard dans la journée, vous pourrez faire votre paperasse et trier vos emails.
- Fixez-vous des attentes réalistes. N'essayez pas de faire rentrer vos devoirs ou un rendez-vous professionnel avec un client dans un créneau de 30 minutes, alors que vous savez pertinemment que vous aurez besoin d'une heure entière.
- Une fois que vous avez inscrit les tâches les plus importantes dans votre emploi du temps, vous pourrez y ajouter les tâches plus faciles, comme faire la lessive ou aller faire les courses.
Notez tous les détails nécessaires. Alors que vous inscrivez les tâches à accomplir sur votre emploi du temps, notez des informations précises, afin de ne pas oublier ce que la tâche impliquait. Si vous notez uniquement un mot, vous pourriez ensuite ne plus vous souvenir de ce que vous vouliez dire par « rendez-vous » ou « recherches ».- Si vous devez aller à un rendez-vous, notez-en l'heure, le lieu et le nom des participants. Vous pourriez également ajouter quelques points concernant l'ordre du jour.
- Il ne s'agira pas de rédiger un article pour chaque tâche. Incluez simplement les détails nécessaires, afin de ne pas oublier l'essentiel.
Notez l'heure de début et l'heure de fin de chaque tâche. Que vous organisiez vos activités sur une application ou dans un cahier, noter les heures de début et de fin de chaque activité vous aidera à structurer votre journée. Vous aurez une idée plus précise du déroulement de votre journée et du lieu où vous vous trouverez à une heure donnée.- Par exemple, vous pourriez devoir préparer un plan de 9 h 30 à 10 h 30, aller en cours de 11 h à 12 h 15, déjeuner à 12 h 30 et vous rendre à une réunion de 13 h à 13 h 45.
- N'oubliez pas de vous fixer des objectifs réalistes. Référez-vous aux notes que vous aviez prises la première semaine lorsque vous avez noté le temps que vous consacrez à vos différentes activités, afin de savoir le temps que vous devez prévoir pour chaque tâche.
Réservez du temps pour vous détendre, vous amuser et voir votre famille. Il n'est pas possible d'être productif 24 h sur 24. Prenez le temps de voir vos proches, de sortir et de vous amuser. Si vous êtes le genre à oublier de vous reposer, il sera indispensable de noter dans votre emploi du temps les heures que vous réserverez à vous détendre et à vos loisirs [6].- Par exemple, incluez des entrées comme « mardi 19 h, diner avec Sam et Nicolas (quitter le travail à 18 h !) » ou « samedi 12 h, aller se promener au parc avec Joséphine ».
CONSEIL D'EXPERT(E)Kathi Burns est une organisatrice professionnelle certifiée (CPO) et fondatrice de son cabinet de conseil « addSpace To Your Life! ». La mission de ce cabinet consiste à permettre aux gens de maitriser leur environnement et leur image personnelle en les aidant à se prendre en charge, à procéder aux changements nécessaires et à organiser leur vie. Kathi réunit plus de 16 ans d'expérience dans l'organisation, et son travail a été présenté par Better Homes and Gardens, NBC News, Good Morning America et Entrepreneur. Elle est titulaire d'une licence en communication de l'université de l'Ohio.Organisatrice professionnelle agréée
Kathi Burns, CPO®
Organisatrice professionnelle agrééePrenez la liberté de dire « non ». Si vous avez l'impression d'avoir trop d'engagements ou êtes débordé(e), il est tout à fait normal de dire à quelqu'un que vous ne pouvez pas faire quelque chose. Soyez courtois(e), mais dites que même si vous aimeriez le faire, pour le moment, vous n'avez pas le temps nécessaire.
Gardez libre environ 25 % de votre temps. En enchainant les tâches les unes à la suite des autres, vous ne pourrez pas faire face aux imprévus. Il vous faudra donc prévoir le temps de gérer les retards et les interruptions. Afin d'avoir une marge de manœuvre dans votre programme, laissez environ 15 minutes entre deux activités [7].- Si vous devez vous rendre quelque part en voiture, prévoyez 10 à 15 minutes supplémentaires, au cas où il y aurait des embouteillages.
- Même si vous ne prenez pas de retard et parvenez à exécuter les tâches dans les temps impartis, vous pourrez utiliser le temps entre deux obligations pour faire une pause, faire du sport ou travailler un petit peu plus.
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Préparez votre emploi du temps chaque jour à la même heure. En préparant votre emploi du temps chaque jour à la même heure, cela deviendra partie intégrante de votre quotidien. Que vous repreniez votre liste de choses à faire le matin en buvant votre café ou que vous le fassiez le soir pour le lendemain, faites de cette préparation un rituel.- Vous pourriez trouver plus pratique de planifier votre semaine le dimanche soir, puis de faire les ajustements nécessaires et d'organiser les tâches du jour chaque soir ou chaque matin.
Placez votre emploi du temps quelque part où vous le verrez. Que vous utilisiez un cahier, un agenda ou une application, ayez toujours votre emploi du temps sous la main. Si vous le mettez de côté, vous aurez probablement du mal à atteindre vos objectifs du jour [8].- Si vous utilisez une application, installez-la et synchronisez-la sur tous les appareils électroniques que vous utilisez. Utilisez un gadget qui vous permette de conserver la liste de vos tâches sur votre écran d'accueil ou sur le bureau.
- Pensez aussi à placer un calendrier ou un tableau à proximité de votre espace de travail. Vous y noterez les informations clés, telles que les dates les plus importantes et les objectifs de la semaine, afin d'y avoir accès en permanence.
Pour rester motivé(e), rayez ou cochez les tâches accomplies. Aussi simple que cela puisse paraitre, cocher la case attenante à une tâche est extrêmement satisfaisant. Rayer ou cocher une tâche après l'avoir réalisée vous donnera le sentiment d'avancer et vous aidera à avoir une vue globale de ce qu'il vous reste à faire ce jour-là [9].- Ne paniquez pas si vous ne parvenez pas à terminer toutes vos tâches. Si vous devez faire l'impasse sur une certaine tâche ce jour-là, reprenez votre emploi du temps et faites-en une priorité pour le lendemain.
Récompensez-vous pour le travail accompli. En ayant une récompense en vue, il vous sera plus facile de travailler vers vos objectifs, en particulier lorsque la tâche est pénible ou ennuyante. Par exemple, si vous avez devant vous une journée de présentations, de réunions et de dates-butoirs à respecter, accordez-vous des pauses, une glace ou autre petit plaisir de votre choix [10].- En plus des petites récompenses que vous vous accorderez pour avoir accompli de petites tâches, offrez-vous une belle récompense lorsqu'une journée productive est terminée. Prenez un long bain chaud, jouez aux jeux vidéos, regardez un film ou faites toute autre activité de votre choix.
Bloquez les distractions grâce à une application spéciale. Si vous avez tendance à trainer sur les réseaux sociaux ou à surfer sur le web, téléchargez une application telle que StayFocused ou Focusbar. Ces applications bloqueront les sites qui vous distraient aux heures où vous devez travailler [11].- Pensez aussi à garder votre téléphone dans votre poche ou votre sac, plutôt que sur votre bureau. Vous l'aurez à portée de main si vous en avez besoin, mais il sera hors de votre vue et vous serez donc moins tenté(e) de vous en saisir et de vous laisser distraire.
Prévoyez des moments de détente réguliers, pour éviter le surmenage. Un emploi du temps rempli à craquer, sans aucune pause, est stressant et favorise la procrastination. De plus, ce n'est pas en vous épuisant que vous parviendrez à être productif(ve). Prévoyez des moments de pause, afin de pouvoir mieux gérer votre charge de travail et de pouvoir reposer votre corps et votre esprit [12].- Par exemple, consacrer un jour du weekend aux corvées ménagères sera une très bonne idée. Mais si vous tondez la pelouse, faites vos lessives et terminez le ménage le samedi, prenez soin de vous détendre le dimanche.
- Chaque soir, faites votre possible pour réserver au moins 1 à 2 heures pour vous détendre avant d'aller vous coucher. Pendant ces heures, lisez un livre apaisant, prenez un bain ou écoutez de la musique calme.
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Conseils
- Notez toutes vos tâches au même endroit, que ce soit dans un cahier, dans un agenda ou sur une application. En répartissant vos tâches sur plusieurs supports, vous risquerez de vous perdre [13].
- Soyez flexible, écrivez au crayon à papier et modifiez votre emploi du temps selon vos besoins. Ne paniquez pas lorsque tout ne se déroule pas comme prévu [14].
- Profitez des petits moments entre deux obligations. Au lieu de passer 15 minutes à trainer sur les réseaux sociaux avant un rendez-vous, essayez de prendre de l'avance sur une autre tâche. Par exemple, allez chercher un petit gouter sain, étirez-vous ou faites une petite marche [15].
- Prévoyez du temps pour les inévitables distractions, mais faites votre possible pour les gérer. Si quelqu'un vient dans votre bureau ou vous appelle alors que vous travaillez, dites « Je ne peux parler que quelques minutes » ou « J'écouterai ta question avec plaisir, mais je t'apporterai ma réponse un petit peu plus tard [16]. »
- Ne remettez pas constamment les choses à plus tard. Les tâches s'accumuleront et votre emploi du temps deviendra ingérable.
- Si vous ne parvenez pas à respecter votre programme de la journée, ne perdez pas espoir ! Modifiez-le de façon à pouvoir faire ce que vous avez à faire, en fonction de vos disponibilités.
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Références
- ↑ http://www.apa.org/gradpsych/2013/03/hours.aspx
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/234145
- ↑ https://www.oberlin.edu/sas-programs/make-schedule
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- ↑ https://www.entrepreneur.com/article/243962
- ↑ https://www.sba.gov/sites/default/files/files/PARTICIPANT_GUIDE_TIME_MANAGEMENT.pdf
- ↑ https://students.dartmouth.edu/academic-skills/learning-resources/making-schedule
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- ↑ https://www.sba.gov/sites/default/files/files/PARTICIPANT_GUIDE_TIME_MANAGEMENT.pdf
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