Cómo planificar una fiesta de cumpleaños para un amigo

El cumpleaños de tu mejor amigo se acerca y quieres organizarle una gran fiesta. Dependiendo de tu amigo, puede ser que desees organizar una cena temática pequeña en tu casa, una gran reunión con familiares y amigos o una fiesta sorpresa. Sin importar lo que tú y tu amigo elijan, organízale un cumpleaños inolvidable, con buena compañía, buena comida y decoración divertida.^{[1]XFuente de investigación}

Parte 1

Parte 1 de 3:

Planificar una fiesta de cumpleaños en tu casa

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Intercambia ideas con tu amigo. Empieza a planificar al menos con 3 semanas de anticipación y habla con tu amigo para que tengan una idea de lo que quiere.^{[2]XFuente de investigación} En este punto, es importante decidir qué clase de fiesta desean y la cantidad de personas a invitar. Algunas ideas para fiestas pequeñas de cumpleaños son:
- Una reunión simple y casual en casa.
- Una acogedora cena elegante o una en la que los invitados lleven comida.^{[3]XFuente de investigación}
- Una parrillada o fiesta en piscina.^{[4]XFuente de investigación}
- Una fiesta de cumpleaños de temática retro o de época.^{[5]XFuente de investigación}
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Selecciona una fecha. Una vez que hayas elegido un tema increíble, tendrás que responder las siguientes preguntas: ¿cuándo es el cumpleaños de tu amigo?, ¿lo celebrarán el mismo día o unos días después?, ¿en qué momento del día será la fiesta?, ¿a cuántas personas podrán invitar?
- Cuando planifiques una fiesta piensa en tus invitados. Si el cumpleaños de tu amigo es un día de semana, tal vez los invitados no puedan asistir por motivos de trabajo o de escuela. Los viernes por la noche suelen ser el mejor momento para tener una reunión pequeña.^{[6]XFuente de investigación} Para parrilladas o fiestas al aire libre, las tardes de los sábados o domingos son los momentos más adecuados.
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Haz una lista de invitados. Trabaja con tu amigo para hacer una lista de invitados. Después, clasifica la lista en familia y amigos. Revísala y compleméntala con personas importantes, de ser necesario, con sus hijos, hermanos, etc.^{[7]XFuente de investigación}
- Para una fiesta pequeña, asegúrate de que la lista de invitados sea de 25 personas o menos.^{[8]XFuente de investigación}
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Convoca a los invitados. Debes avisar a los invitados con 2 a 3 semanas de anticipación. Puedes enviar invitaciones a través de correo electrónico o de correo común, llamar o enviar mensajes de texto a todos los de la lista de invitados. Al invitarlos, asegúrate de darles la siguiente información: nombre de tu amigo, fecha y hora de la fiesta, ubicación (incluyendo la dirección y algunas indicaciones de por dónde manejar o estacionarse), fecha en que los invitados deben confirmar asistencia y tu información de contacto (dirección de correo electrónico o número de teléfono) con indicaciones para confirmar asistencia.
- Si es posible, crea una página privada del evento en Facebook y añade a tus invitados. Esta es una manera fácil de mantener todo coordinado, de brindar información como indicaciones o novedades sobre la fiesta y de comunicarse con los invitados.
- Si envías las invitaciones por correo común, busca en línea ideas creativas sobre invitaciones o imprime plantillas únicas.^{[9]XFuente de investigación}
- Se creativo y diseña tus propias invitaciones en casa. Puedes personalizarlas para que se ajusten al tema de tu fiesta.^{[10]XFuente de investigación}
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Compra comida y decoraciones. Haz una lista de lo que necesitas (decoraciones, lista de comestibles, etc.) y llévala contigo en todo momento. Ten todo listo varios días antes de la fiesta.^{[11]XFuente de investigación} Si tú mismo vas a preparar la comida, selecciona las recetas con anticipación y llévalas contigo a la tienda de comestibles. Además, encarga que preparen un pastel u otros postres a una pastelería local o a una tienda delicatessen al menos una semana antes de la fiesta y compra velas de cumpleaños.
- Haz un inventario de sillas, platos, utensilios, servilletas, vasos y recipientes. Compra artículos adicionales si es necesario. ¡No querrás dejar la fiesta e ir a la tienda porque se te acabaron las servilletas!
- Comunica a los vecinos que tendrás una fiesta por lo menos con una semana de anticipación. Hazles saber a qué hora comenzará la fiesta y la hora en que esperas que la mayoría de invitados se retire. Esto es muy importante si vives en un departamento o compartes una casa.^{[12]XFuente de investigación}
Al hacer una lista de reproducción, asegúrate de que sea lo suficientemente extensa de modo que las canciones no se repitan y así puedas “programarla y olvidarla”.^{[13]XFuente de investigación} Pídele a tu amigo una lista de sus canciones favoritas o crea una lista de reproducción que se ajuste al tema de la fiesta. Por ejemplo, para una cena de lujo considera poner música clásica o si estás organizando una fiesta de temática de 1920 considera poner grandes bandas y jazz. También puedes elaborar una lista de reproducción en línea usando sitios web como Pandora, Slacker o Grooveshark.^{[14]XFuente de investigación}
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Organiza la decoración y la comida. Reacomoda los muebles para hacer espacio para la comida y los invitados. Mantén las áreas de alimento y bebida separadas para que los invitados no se choquen entre sí. Luego, coloca manteles sobre las superficies donde se servirá la comida y cuelga las decoraciones. Prepara y organiza la mesa del buffet con servilletas, utensilios y platos en primer lugar, luego pon ensalada y guarniciones y, finalmente, los platos calientes y el plato principal.^{[15]XFuente de investigación} La distribución y la decoración deben estar listas 2 horas antes de que empiece la fiesta.
- Coloca un cubo de hielo en la estación de bebidas y asegúrate de tener bolsas extras de hielo almacenadas en el refrigerador o en un congelador. Mantén las bebidas alcohólicas (cerveza, vino y licor) separadas de las no alcohólicas y ofrece opciones no alcohólicas a menores de edad o a conductores designados.^{[16]XFuente de investigación}
- Asegúrate de que las comidas calientes estén cubiertas con papel aluminio para mantenerlas calientes. Envuelve otros alimentos o platos con papel aluminio o plástico adherente para mantenerlos frescos. Si es posible, prepara fuentes de frutas y verduras con anticipación y mantenlas en el refrigerador hasta antes de que comience la fiesta.^{[17]XFuente de investigación}
- Coloca recipientes con aperitivos en varios lugares para que tus invitados piquen cuando lleguen. Selecciona alimentos que se conservan en buen estado durante varias horas, como nueces, cereales para desayuno, papas fritas con salsa o frutos secos.
- Haz una revisión rápida varias horas antes de que comience la fiesta. Asegúrate de que el espacio o la casa esté limpia, de que haya suficiente jabón y papel higiénico en el baño y de que tienes suficiente espacio para todos tus invitados.
Si bien el centro de atención de la fiesta es tu amigo, tú eres el anfitrión y es tu trabajo asegurarte de que todo vaya bien y de que todos pasen un buen momento. No tengas miedo de delegar tareas a otros invitados, como rellenar los recipientes de aperitivos o verificar el hielo y las bebidas. Asimismo, no dudes en pedir que se retire a alguien que está embriagado o que no fue invitado. Basta con llevarlo a un lado y, si es necesario, pedirle a alguien que lo lleve a casa.
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Parte 2

Parte 2 de 3:

Planificar una gran fiesta de cumpleaños

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Empieza a planificarla al menos con 3 meses de anticipación. Las fiestas más grandes con 25 o más invitados a menudo requieren mayor planificación para que sea exitosa. Reduce el estrés y prepárate comenzando con suficiente anticipación. Empieza por hacer una lista para la fiesta y establecer una fecha para cuando las cosas deben estar terminadas. Las cosas importantes que debes considerar son:^{[18]XFuente de investigación}^{[19]XFuente de investigación} reservar el lugar del evento, coordinar el entretenimiento si es necesario (disyóquey, cabina de fotos, juegos, trivias, etc.), enviar invitaciones, recibir las confirmaciones de asistencia, decoración, comida o servicio de comidas y bebidas o camarero.^{[20]XFuente de investigación}
- Solicita ayuda. No intentes hacer todo por tu cuenta. Consigue un grupo de amigos y familiares y delega tareas. Establece un “estación central de mando”, como una cadena de correo electrónico o un grupo privado en Facebook para mantener informados a todos. De vez en cuando, consulta con tus ayudantes para que veas cómo avanzan las cosas.
- Fija un presupuesto y ajústate a él. Para que sepas en qué se gastará el dinero, pide ayuda a otros familiares o amigos. Utiliza tu lista como guía para gastos. Haz llamadas y solicita cotizaciones para implementos, local y entretenimiento. Escribe estas estimaciones junto a cada artículo, utilízalas para conseguir un mejor precio y haz seguimiento de tus gastos a medida que avanzas.
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Elabora una lista de invitados. Decide cuántas personas tu amigo y tú desean invitar. Clasifica la lista en familia y amigos.
- No invites más del 20 % de las personas que pueden entrar cómodamente en el espacio para la fiesta. Usualmente solo asisten de 70 a 80 % de todos los invitados.^{[21]XFuente de investigación}
- Al momento de decidir a quién y a cuántas personas invitar, considera a los allegados de las personas y si es probable que ellos asistan.
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Selecciona la fecha y reserva un lugar. Esto es importante si la fiesta será en algún lugar que no sea tu casa. Dependiendo de la disponibilidad, puede que tengas que hacer la reservación con semanas o meses de anticipación. Si no deseas la molestia de organizar una fiesta en tu casa o departamento, a menudo puedes reservar centros comunitarios o salas de iglesia por un precio módico. Estos lugares tienen el beneficio añadido de ofrecer mesas, sillas y acceso a una cocina.
- Las cosas a considerar al seleccionar un lugar son: la disponibilidad de estacionamiento, si sirven comida, el responsable de la organización y limpieza, el tamaño y número de personas que pueden entrar cómodamente.
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Envía las invitaciones. Para reuniones grandes y cuando tienes invitados que viajan desde fuera de la ciudad, debes enviar las invitaciones con al menos 60 días de anticipación.^{[22]XFuente de investigación} Las invitaciones deben estar impresas, tener direcciones y ser enviadas por correo con al menos 60 días (2 meses) de anticipación. Asegúrate de incluir instrucciones para confirmar asistencia (por ejemplo, llamada, correo electrónico, etc.). Las invitaciones deben incluir: los anfitriones de la fiesta (tú), el propósito de la misma (cumpleaños de tu amigo), la fecha, la hora (inicio y final), la ubicación, la vestimenta (formal, temática, casual) y cómo confirmar la asistencia.^{[23]XFuente de investigación}
- Personaliza tus invitaciones para que reflejen el tema del evento o incluye tus fotografías favoritas de tu amigo. Busca en Internet sitios que te permitan personalizar las invitaciones, como Zazzle.com o Shutterfly.com.
- Crea un grupo privado en Facebook para que mantengas actualizados a los invitados.
Para eventos grandes, contar con música profesional hará que sea más ameno. Los disyoqueis también ayudan a darle movimiento a la fiesta. Asegúrate de contratar a un disyóquey de renombre. Deben ser claros con los costos y enviarte un contrato que estipule los términos del servicio. No hagas ningún pago hasta que veas un contrato.
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Planifica el menú. Planifica el menú en base al tipo de fiesta y al número de invitados. Por ejemplo, pregúntale a tu amigo si quiere pizza y helado o algo más formal. El tipo de comida que servirás también dependerá de tu presupuesto. Puedes ahorrar dinero al hacer todo tú mismo o ahorrar tiempo y molestias al contratar a una empresa de servicios de comida. La mayoría de empresas de servicios de comida cobran por persona e incluyen cargos adicionales por porción. Si bien este servicio puede ser costoso, reduce el estrés y la molestia de organizar una fiesta, además, organizarán todo antes y limpiarán después de la fiesta.^{[24]XFuente de investigación} Cuando organices la comida o contrates a una empresa de servicio de comidas, es importante que tengas en cuenta:^{[25]XFuente de investigación}.
- Los tipos diferentes de comidas, tales como: aperitivos y bocadillos, ensaladas, platos principales y postres.
- Si alguno de los invitados es vegano o vegetariano o si tiene alergias con algún alimento.
- Ofrecer una variedad de bebidas (alcohólicas, no alcohólicas, café, té, hielo y agua).
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Compra decoraciones con anticipación. Haz una lista de las decoraciones y empieza a comprar cosas con varias semanas de anticipación. Busca en Internet o visita una tienda de artículos para fiestas para que así consigas decoraciones básicas para cumpleaños o artículos temáticos. Si es necesario, ordena artículos temáticos especiales con un mes o más de anticipación para que lleguen a tiempo para la fiesta.^{[26]XFuente de investigación}
- Las decoraciones básicas para cumpleaños incluyen: velas de cumpleaños, una pancarta de “feliz cumpleaños”, serpentinas, globos, sombreros divertidos de cumpleaños y manteles.
- Si es un cumpleaños muy importante (por ejemplo, los 21, 30, 40, 50, etc.), compra platos, sombreros, servilletas, globos, etc., con la edad de tu amigo. También considera hacer un álbum con las fotos de familia y amigos.
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Organiza la decoración y la comida. Elabora una lista con todo lo que necesitas y ten todo listo 2 horas antes de que lleguen los invitados:^{[27]XFuente de investigación}^{[28]XFuente de investigación}
- Muebles: mesas y sillas para los invitados, mesas para la comida y el pastel y un espacio para las tarjetas y los regalos.
- Bebidas: refrescos, jarra de agua con hielo (también puedes añadir limón o rodajas de naranja), recipiente de café y agua caliente para el té, adicionales para café (crema, leche, azúcar, palillos para remover), vino (rojo y blanco), cerveza, bebidas mezcladas preelaboradas o cócteles, almacenamiento frío y hielo extra.
- Comer y beber: vasos de plástico o vidrio, copas para vino, cubiertos (cuchillos, tenedores, cucharas), platos pequeños para aperitivos, platos grandes para comida principal, recipientes para ensalada, salero y pimentero, mantequilla y platos para mantequilla, cuchillos para mantequilla y jarras de agua.
- Artículos para comida y demás: cucharas y tenedores de servir, cuchillos de trinchar, recipientes adicionales, agarraderas y trébedes, recipientes y bolsas para basura.
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Haz que la fiesta se desarrolle sin problemas. Delega tareas para los alimentos, bebidas, limpieza, organización de regalos, ayuda en la cocina y preparación (si contratas a una empresa de servicio de comidas, ellos harán la mayor parte de estas funciones).^{[29]XFuente de investigación} ¡Lo más importante es asegurarte de que tu amigo tenga un cumpleaños divertido y libre de estrés!
- Mézclate entre los invitados y ten conversaciones ligeras. Trata de acercarte a cada invitado y dale las gracias por su asistencia.^{[30]XFuente de investigación}
- Si sirves alcohol, asegúrate de que los invitados lleguen a casa a salvo. Pide a varios amigos que sean conductores designados o llama a un taxi. Asimismo, si un invitado se embriaga y se pone agresivo, simplemente retíralo a un lado y pídele a un amigo sobrio que lo lleve a casa.^{[31]XFuente de investigación}
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Parte 3

Parte 3 de 3:

Planificar una fiesta sorpresa

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Planifícala como si se tratara de una fiesta regular. Planifica todo como si se tratara de una fiesta grande o pequeña dependiendo del número de invitados (más de 20 a 25 es una gran fiesta). Para una reunión más pequeña, comienza a planificarla con 3 a 4 semanas de anticipación. Una fiesta más grande requiere comenzar por lo menos con 60 a 80 días de anticipación. Elabora una lista para que te mantengas enfocado y organizado:^{[32]XFuente de investigación}^{[33]XFuente de investigación}
- Escoge fecha y lugar de celebración.
- Haz una lista de invitados, decide un tema para la fiesta, contrata una empresa de servicio de comidas y un disyóquey.
- Envía las invitaciones, elije el menú y planifica actividades adicionales (por ejemplo, juegos).
- Compra decoraciones, recoge las confirmaciones de asistencia y planifica una actividad divertida para que mantengas ocupado a tu amigo el día de la fiesta.
- Limpia el espacio y organiza la comida y las decoraciones.
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Asegúrate de que todos los invitados estén informados. Relaciónate con tus invitados para que sepan que es una fiesta sorpresa. Ponte en contacto con alguien que viva con él o que sea cercano. Pídele que le pregunte de forma casual si tiene algún plan para su cumpleaños.^{[34]XFuente de investigación} Sin arruinar la sorpresa, asegúrate de que no esté ocupado ese día al decirle que lo invitarás a un almuerzo o cena por su cumpleaños.
- De manera alternativa, planifica realizar la fiesta unos días antes o después de su cumpleaños. Dile que lo llevarás al cine o a un concierto, pero en realidad le estarás realizando la fiesta.
A fin de que mantengas el elemento sorpresa, asegúrate de que tu amigo esté distraído y fuera de casa el día de la fiesta.^{[35]XFuente de investigación} Dile que estás ocupado y que celebrarás con él más tarde. Coordina que varios amigos lleven a la persona del cumpleaños a un almuerzo, a ver una película, a un evento deportivo o a un día de spa. Asegúrate de que estén lejos del lugar de la fiesta mientras preparas todo y los invitados llegan.
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¡Prepárate para la sorpresa! Diles a todos los invitados que lleguen 30 minutos o más antes que la persona del cumpleaños. Si es posible, haz que estacionen sus vehículos en otra cuadra, así tu amigo no los verá llegar.^{[36]XFuente de investigación}
- Establece indicaciones para la sorpresa y dale a tus invitados matracas o confeti para que lancen cuando el cumpleañero ingrese.
- También puedes pedirle a tus invitados que se escondan detrás de las mesas, sillas, sofás, etc., y que salten cuando llegue tu amigo.
- Ten a alguien con una cámara lista para capturar el momento de la sorpresa.
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Consejos

Organiza juegos de cena como trivias, cuestionarios de opción múltiple sobre el cumpleañero o Mad Libs.^{[37]XFuente de investigación}
Prepara un discurso y dilo antes de servir la comida. Agradece a tus invitados por asistir, comenta sobre cómo se conocieron y hace cuánto tiempo son amigos, cuenta una broma de buen gusto o comparte una anécdota de tu amigo y di un mensaje personal acerca de por qué tu amigo es tan importante y maravilloso.
Organizar una fiesta es una gran responsabilidad, pero hacerlo con tiempo suficiente de anticipación y delegar tareas, te ayudará a disminuir los nervios y el estrés. Recuerda: acepta que las cosas no siempre irán bien, sé flexible y mantén un buen sentido del humor.
Asegúrate de que tu fiesta no sea demasiado desordenada. Pide ayuda a tus amigos para la limpieza antes y después de la fiesta. Supervisa las cosas durante la fiesta y limpia cualquier derrame tan pronto como sea posible.
Como anfitrión, ¡sé feliz y disfruta! Tu humor, así como el del cumpleañero, establecerán el tono de humor de los invitados. Tus invitados tomarán tus señales para evaluar si la fiesta es o no un éxito.
Limpia bien la casa o ayuda a tu amigo a limpiar su casa antes de la decoración y de la preparación para la fiesta.
Supervisa los baños. Mantente pendiente del papel higiénico, jabón, retrete y lavabo durante toda la noche.^{[38]XFuente de investigación}
Asegúrate de que tienes asientos suficientes para los invitados, así como mesas o superficies para la comida y los platos.