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Independientemente de que estés escribiendo un proyecto de investigación para una clase, redactando un artículo para un boletín informativo o tratando de crear la carta de presentación perfecta, deberás hacer que tu documento de Word luzca lo más refinado y profesional posible. Por suerte, Word te brinda todas las herramientas necesarias para lograr que tus documentos destaquen y luzcan increíbles. En este artículo, te guiaremos a través de los aspectos básicos, tales como ajustar la fuente o elegir el estilo de párrafo correcto; así como algunos consejos y trucos avanzados, como activar las marcas de formato ocultas.
Pasos
Elige una fuente Serif para un documento impreso. Las fuentes Serif tienen trazos adicionales en los extremos de las letras, lo cual hace que el texto luzca un poco más decorativo y elegante. Algunos profesionales de la tipografía creen que las fuentes Serif son más sencillas de leer cuando están impresas. Si planeas imprimir tu documento, elige una fuente Serif clásica, como Times New Roman, Book Antiqua o Georgia.[1]- Para elegir una fuente, dirígete a la pestaña Inicio ubicada en la parte superior del documento. Selecciona la fuente que te guste en el menú desplegable ubicado a la derecha de del menú Ribbon.
- Existen cientos de fuentes que puedes elegir, pero opta por una simple y de aspecto clásico para lograr que tu documento se vea profesional y sea fácil de leer. Evita una demasiado elaborada o artística.
Opta por una fuente Sans-serif para documentos digitales. Las fuentes Sans-serif no tienen los pequeños pies decorativos que las fuentes Serif sí. Muchos expertos en tipografía creen que son más fáciles de leer en pantallas digitales que las fuentes Serif. Si no planeas imprimir tu documento, opta por una fuente Sans-serif clásica como Verdana, Lucida o Calibri.[2]- Si bien Comic Sans es una fuente Sans-serif popular y fácil de leer, ha ganado una cierta mala reputación por lucir infantil y poco profesional. Evita utilizarla si quieres darle a tu documento un aspecto refinado y maduro.
Descompón el texto con encabezados. Los encabezados son títulos de subsecciones que puedes insertar en todo el documento para marcar claramente cada sección. No solo hacen que el texto luzca bien, sino que también permiten que a las personas que emplean lectores de pantalla les sea mucho más fácil navegar por tu documento.[3] Si quieres insertar un encabezado en tu documento, haz lo siguiente:- Escribe el texto que te gustaría utilizar para un encabezado. Por ejemplo, puedes escribir algo como “Sección 1” o “Introducción”.
- Selecciona el texto del encabezado.
- Abre la pestaña Inicio y dirígete a la sección Estilos del menú Ribbon en la parte superior derecha del documento.
- Selecciona el estilo de encabezado que quieras en la lista de estilos. Por ejemplo, si quieres crear un encabezado de nivel superior, selecciona Encabezado 1. Para subtítulos, elige Encabezado 2 o Encabezado 3.
Utiliza fuentes contrastantes para encabezados y texto principal. Por lo general, los encabezados son más grandes que el texto del cuerpo principal, lo que les permite resaltar. No obstante, también destacarán más y lucirán visualmente más interesantes si empleas una fuente para los encabezados distinta al resto del texto. Si bien Word suele utilizar una fuente distinta para encabezados de manera predeterminada (por ejemplo, Calibri Light frente al Calibri convencional), siéntete libre de experimentar eligiendo tu propia fuente para encabezado.[4]- Funciona bien para combinar fuentes Serif en los encabezados son fuentes Sans-serif en el cuerpo del documento. Por ejemplo, puedes utilizar Didot para tus encabezados y Gill Sans para el cuerpo del texto.
- Si no quieres cambiar manualmente la fuente de cada encabezado, dirígete a la pestaña Inicio y abre Panel de estilos. Selecciona el menú desplegable para el estilo de encabezado que deseas, elige Modificar estilo… y finalmente selecciona la fuente deseada.
Alinea los párrafos a la izquierda. Por lo general, la alineación a la izquierda es la configuración predeterminada para los documentos de Word. Si se ha cambiado dicha configuración, puedes restablecer la alineación abriendo el panel Inicio y seleccionando la alineación hacia la izquierda desde la sección de formato en el medio del menú Ribbon en la parte superior del documento. Los botones de alineación se ubican debajo de los botones para el formato de lista. Elige el que se encuentre más a la izquierda, el cual se asemeja a una serie de líneas uniformes en el lado izquierdo e irregulares a la derecha.[5]- También puedes cambiar la alineación de texto dirigiéndote al menú Formato en la parte superior de la pantalla y seleccionando Párrafo en la lista desplegable. Establece la alineación hacia la Izquierda en el menú de configuración general.
- Si bien la alineación hacia la izquierda luce mejor en la mayoría de los casos, existen excepciones. Por ejemplo, generalmente deberás centrar las líneas del título y del autor en la parte superior de un documento. También podrías centrar los encabezados.
- En la mayoría de los casos, es mejor no “justificar” la alineación, ya que eso hará que el texto sea uniforme tanto a la derecha como a la izquierda. El estilo de formato funciona mejor en documentos escritos en columnas estrechas, como folletos, artículos de revistas y boletines.[6]
Establece los márgenes al menos a 2,5 cm (1 pulgada). La configuración de márgenes determina cuánto espacio hay entre tu texto y el borde de la página. De manera predeterminada, los márgenes en los documentos de Word están configurados a 2,5 cm (1 pulgada) a cada lado. No obstante, en ocasiones, un margen mayor luce mejor. Por ejemplo, los márgenes que tienen 3,8 cm (1,5 pulgadas) de ancho son una buena elección para las cartas de presentación.[7] Para cambiar el tamaño de los márgenes, selecciona la pestaña Diseño en la parte superior del documento y selecciona Márgenes ubicado en el extremo derecho. Selecciona uno de los ajustes preestablecidos o elige márgenes personalizados, y luego ingresa los números que desees.- La combinación predeterminada de Word del tamaño de fuente de 12 puntos y un tamaño de margen de 2,5 cm (1 pulgada) es requisito de muchos estilos de formato y citación profesionales, tales como APA y MLA.[8] Si planeas realizar un proyecto de redacción para una clase o una publicación, revisa las pautas sobre márgenes y tamaño de fuente.
- Si bien puedes reducir el tamaño de los márgenes, el documento será menos legible y agradable a la vista si el texto ocupa los bordes de la página.
Aplica una sangría en la primera línea de cada párrafo en caso de que tu estilo así lo requiera. Si tu documento es un bloque sólido de texto, los lectores se agotarán rápidamente al verlo. Una forma tradicional de lidiar con esto es utilizando sangrías de párrafo. La forma más sencilla de hacerlo es presionando la tecla ↵ Enter cuando quieras iniciar un párrafo nuevo y luego la tecla Tab ↹ para crear una sangría al inicio de la línea nueva. La sangría predeterminada en Word es de 1,3 cm (0,5 pulgadas), la cual es el tamaño de sangría que requieren muchos estilos de formato estándares (como APA y MLA).[9]- También puedes utilizar la pestaña Diseño en Word para crear automáticamente una sangría en cada párrafo. Establece la configuración de Sangría en el medio del menú Ribbon de acuerdo al tamaño deseado. Por ejemplo, establece la sangría Izquierda en 1,3 cm (0,5 pulgadas). Cada vez que presiones ↵ Enter para iniciar un nuevo párrafo, se generará automáticamente una sangría.
- También puedes realizar estos ajustes abriendo Párrafo… en el menú desplegable Formato. Establece el tamaño exacto de sangría que desees en la sección Sangría de la ventana de configuración.
- Si prefieres utilizar Tab ↹ para crear una sangría en cada párrafo, también puedes ajustar la configuración de tabulación para cambiar el tamaño de la sangría. Dirígete a la pestaña Inicio y haz clic en los botones Aumentar sangría o Disminuir sangría en la sección del párrafo central del menú Ribbon.[10]
Agrega un espacio adicional después de los párrafos como una alternativa a las sangrías. En algunos tipos de documentos, como cartas de presentación, las sangrías de párrafos han pasado de moda. Si prefieres darle a tu documento una apariencia más moderna, omite las sangrías y utiliza un espaciado entre párrafos.[11] Para ello, dirígete a la pestaña Inicio en la parte superior de tu documento y selecciona el botón Espaciado entre líneas y párrafos. Se abrirá una ventana donde podrás ajustar la configuración de espaciado entre párrafos. Ingresa la cantidad de puntos de espacio que te gustaría agregar después de cada párrafo (por lo general, entre 6 y 8 puntos).[12]- También puedes presionar simplemente la tecla ↵ Enter dos veces después de cada párrafo para crear un espacio adicional.
- Si quieres aplicar automáticamente tu espaciado de párrafo preferido en todo el documento, cambia la configuración de espacio de párrafo en la pestaña Diseño.
- También puedes dirigirte a la pestaña Diseño en la parte superior del documento y seleccionar el menú desplegable Espaciado de párrafo. Selecciona el espaciado preestablecido que desees aplicar automáticamente a todo el documento.
Sigue los requisitos para el espaciado entre líneas. Si vas a escribir un documento para tu clase, tu instructor podría solicitarte un espaciado doble. Algunos estilos de formato estándares, como el MLA, también especifican que debes usar doble espacio en el texto.[13] Por otro lado, es mejor dejar un solo espacio en determinados tipos de documentos, tales como cartas de presentación.[14] Sin importar cuál sea el tipo de espaciado requerido para el documento que estás redactando, puedes establecerlo en la pestaña Inicio en la parte superior del documento de Word. Dirígete al menú Opciones de espaciado de línea en la sección Párrafo del menú Ribbon y luego selecciona el espacio deseado en el menú desplegable.[15]- Si ya has empezado a escribir tu documento, primero deberás seleccionar el texto al que deseas darle formato. De lo contrario, simplemente establece el espaciado entre líneas antes de empezar a escribir.
- Si tu documento no tiene ningún requisito particular de espaciado, aún puedes ajustarlo para que te sea más sencillo de ver. Abre el menú Espaciado entre líneas en la pestaña Inicio para ingresar una cantidad personaliza de espacio entre cada línea (como espacios de 1,08).[16]
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Activa las marcas de formato para detectar y solucionar los problemas con facilidad. Quizás no lo notes, pero todos los documentos de Word que escribas están llenos de marcas de formato ocultas. Para verlas, simplemente abre la pestaña Inicio y pulsa el símbolo del párrafo ubicado en la sección central del menú Ribbon en la parte superior del documento. Esto revelará cosas tales como marcadores de párrafos, espacios entre caracteres, marcas de tabulación, y saltos de sección y de página que probablemente no hayas notado que estaban allí.[17]- Si te topas con un problema (como un marcador de párrafo donde no se supone que debería haber uno), simplemente puedes eliminarlo para solucionar cualquier problema de formato. Por ejemplo, en ocasiones, los párrafos en blanco pueden hacer que páginas adicionales no deseadas aparezcan en tu documento sin contenido.
- Si deseas, incluso puedes ajustar qué marcas de formato son visibles. En Word para Windows, dirígete al menú Archivo, abre Opciones y selecciona Mostrar. Dirígete a la sección Mostrar siempre estas marcas de formato en la pantalla para seleccionar qué marcas quieres ver.
- Si estás en una Mac, dirígete al menú Word, abre Preferencias y selecciona Ver. Selecciona las marcas que desees ver debajo de Mostrar caracteres no imprimibles.
Utiliza la función de interletraje para mejorar la apariencia del texto. El interletraje es una forma de ajustar el espaciado entre las letras en tu documento. Por lo general, esto es algo de lo que no necesitas preocuparte. No obstante, en algunas fuentes, algunas letras o caracteres pueden lucir un poco raros al lado del espaciado predeterminado, como “A” e “Y”. Si quieres ajustar el interletraje en Word, haz lo siguiente:[18]- Abre el menú Formato y selecciona Fuente. Selecciona la pestaña Opciones avanzadas y marca la casilla al lado de Interletraje para fuentes.
- En la casilla Puntos y anteriores, ajusta el tamaño de punto al que quieres aplicar el interletraje. Debe completar automáticamente el tamaño del punto actual para la fuente que utilices.
Habilita las comillas tipográficas. Word cuenta con una variedad de opciones de formato automático que pueden facilitarte la vida y darles una apariencia profesional a tus documentos. Una de las opciones de formato automática más útiles que puedes activar son las comillas tipográficas, las cuales le darán formato a las comillas para que queden en la dirección correcta al principio y al final de cada cita. Para activar las comillas tipográficas, abre el menú Archivo y selecciona Opciones, luego Revisión y Opciones de autocorrección. Por otro lado, si utilizas una Mac, abre el menú Herramientas y selecciona Opciones de autocorrección. Una vez allí, haz lo siguiente:[19]- Haz clic en la pestaña Formato automático mientras escribes.
- Dirígete a la sección Reemplazar mientras escribes.
- Marca la casilla al lado de Comillas rectas con comillas tipográficas.
- Mientras lo haces, también puedes ajustar otras opciones de formato automático, como reemplazar los guiones dobles (--) con un solo guion largo (–).
Experimenta con la configuración de estilo preestablecida. Independientemente de que utilices el estilo predeterminado de Word o una de las muchas plantillas disponibles, siempre puedes probar la configuración de estilo predeterminada para crear tu propia marca distintiva. Para ajustar la configuración de estilo y darle formato automáticamente a tu documento de la forma que quieras, haz lo siguiente:[20]- Dirígete a la pestaña Inicio y abre el Panel de estilos.
- Selecciona el estilo que desees, luego abre el menú desplegable para el estilo y selecciona Modificar…
- Realiza los ajustes que desees en el estilo en la ventana Modificar estilo. Por ejemplo, puedes cambiar el tamaño y color de la fuente, o realizar ajustes al párrafo o espaciado entre líneas.
- También puedes hacer clic derecho en el estilo que quieras en el menú Ribbon (o utilizar Ctrl-clic en caso de que uses una Mac) y seleccionar Modificar estilo.
- Si quieres un conjunto diferente de estilos predeterminados con los que trabajar, dirígete a la pestaña Diseño en la parte superior del documento y escoge uno de los temas que hay en el menú Ribbon. Esto cambiará el aspecto general del documento.
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Referencias
- ↑ https://edu.gcfglobal.org/en/business-communication/choosing-fonts-for-business-documents/1/
- ↑ https://accessibility.psu.edu/legibility/fontface/
- ↑ https://iteach.msu.edu/my-campus-ties/groups/accessible-course-design-learning-community/stories/170
- ↑ https://www.freecodecamp.org/news/how-typography-determines-readability-serif-vs-sans-serif-and-how-to-combine-fonts-629a51ad8cce/
- ↑ https://support.microsoft.com/en-us/office/align-text-left-or-right-center-text-or-justify-text-on-a-page-70da744d-0f4d-472e-916d-1c42d94dc33f
- ↑ https://ontariotraining.net/to-justify-or-not-to-justify-text/
- ↑ https://www.ferrum.edu/downloads/careers/cover-letters.pdf
- ↑ https://columbiacollege-ca.libguides.com/microsoft-word/margins
- ↑ https://apastyle.apa.org/style-grammar-guidelines/paper-format/paragraph-format
- ↑ https://support.microsoft.com/en-us/topic/set-tab-stops-and-paragraph-indents-in-microsoft-word-34361115-2b5a-9fcc-2d34-9d7c9e007b71
- ↑ https://owl.purdue.edu/owl/job_search_writing/job_search_letters/cover_letters_1_quick_tips/quick_formatting_tips.html
- ↑ https://support.microsoft.com/en-us/office/change-spacing-between-paragraphs-ee4c7016-7cb8-405e-90a1-6601e657f3ce
- ↑ https://owl.purdue.edu/owl/research_and_citation/mla_style/mla_formatting_and_style_guide/mla_general_format.html
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- ↑ https://support.microsoft.com/en-us/office/show-or-hide-tab-marks-in-word-84a53213-5d02-404a-b022-09cae1a3958b
- ↑ https://support.microsoft.com/en-us/office/change-the-spaces-between-text-e9b96011-1c42-45c0-ad8f-e8a6e4a33462
- ↑ https://support.microsoft.com/en-us/office/smart-quotes-in-word-702fc92e-b723-4e3d-b2cc-71dedaf2f343
- ↑ https://support.microsoft.com/en-us/office/customize-or-create-new-styles-d38d6e47-f6fc-48eb-a607-1eb120dec563
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