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Este artículo fue coescrito por Darron Kendrick, CPA, MA. Darron Kendrick es un profesor adjunto de Contabilidad y Derecho en la Universidad de Georgia del Norte. Recibió su maestría en Derecho Tributario en la Escuela de Derecho Thomas Jefferson en 2012 y su certificación como contador público de la Junta de Contabilidad Pública del Estado de Alabama en 1984.
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Las regalías son pagos que los distribuidores, editores o fabricantes que vendan propiedad intelectual realizan a los artistas, músicos y otros creadores de los productos que venden.[1] Estos titulares de licencias pagan regalías al creador (el licenciante) ya sea después de la venta de un artículo o cada vez que se use un artículo.[2] Los pagos de regalías se realizan según contratos cuidadosamente redactados, así que es importante emplear un sistema preciso de contabilidad para monitorearlos. Esto asegura que los pagos se realicen de forma oportuna y por la cantidad correcta. Los procesos de contabilidad varían según la naturaleza de los pagos realizados y otras estipulaciones del contrato, así que es importante conocer los asientos específicos requeridos para cada tipo de transacción.
Pasos
Negocia los contratos de forma que las regalías sean pagaderas a intervalos regulares. Si es posible, negocia las regalías de forma que puedan pagarse mensualmente, trimestralmente o semianualmente. En cualquier caso, asegúrate de que tú y el licenciante estén de acuerdo en cuanto al contrato y los términos de los pagos.[3] Asegúrate de que el artista o el titular del contrato esté completamente consciente de cuándo recibirá sus pagos.
Reúne información fiscal sobre cada persona a quien se le pagarán regalías. Necesitarás esta información para emitir a la entidad tributaria relevante la información sobre el pago para cada licenciante. Los pagos de regalías cuentan como ingresos para los licenciantes y deben reportarse a la entidad tributaria relevante y, en el caso del Servicio de Impuestos Internos de los EE.UU. (IRS, por sus siglas en inglés), deben figurar en un formulario 1099-MISC que se le enviará a cada licenciante.[4]
Decide cómo tomar en cuenta las regalías con base en el tamaño del negocio. Las siguientes son formas comunes en las que los negocios toman en cuenta las regalías:- Si tienes un negocio pequeño, como una galería de arte, asegúrate de que tu software de contabilidad y tu sistema de teneduría de libros incluyan una sección para regalías. Puede ser difícil encontrar software que incluya esta opción, así que compra con cuidado. Por ejemplo, Easy Royalties y Metacomet Solutions pueden ser algunas de las opciones más asequibles dependiendo de tu modelo de negocios.[5]
- Si tienes un negocio de tamaño mediano, contrata a un contador de regalías. Algunos contadores se especializan en regalías, así que podrán incorporar un sistema de contabilidad a tu teneduría de libros para asegurar que todos los pagos de regalías se realicen a tiempo.
- Si estás a cargo de un negocio grande, establece un departamento de regalías. Este departamento puede incluir contadores, profesionales de tecnología de la información (TI) y abogados. Si constantemente adquieres nuevos productos que involucren el pago de regalías o estás en un negocio de software, música o recursos renovables de gran escala, este es el camino recomendable.
- También podrías considerar contratar a una agencia de contabilidad como un departamento externo de regalías.[6]
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Registra las regalías usando métodos adecuados de contabilidad. Al comprar o usar artículos cubiertos por regalías, asegúrate de que el porcentaje de las regalías esté registrado en un sistema contable de doble entrada. Audita tu propio sistema para asegurarte de que tome en cuenta los gastos de regalías de forma precisa. También puedes contratar a un auditor o contador público autorizado (CPA) para hacerlo por única vez.[7]
Asegúrate de registrar los pagos de regalías en el momento correcto. Los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés) dictan que los gastos (en este caso, las regalías) deben ser registrados en el momento en el que se incurra en ellos. Entonces, los gastos de regalías deben registrarse cuando se realice la venta del artículo bajo licencia.[8]
Ten en cuenta los pagos por adelantado. En muchos casos, un contrato de regalías requerirá un pago por adelantado a un licenciante. En este caso, el titular de la licencia debe registrar dos asientos por la cantidad completa del pago por adelantado: un débito a las regalías prepagadas y un crédito a la cuenta de efectivo. Esto representa el pago de un adelanto como un pago de regalías realizado con antelación para la entrega posterior de la propiedad intelectual. Cualquier pago como este también significaría pagar en efectivo desde tu cuenta de efectivo, lo cual se refleja en el asiento de crédito mencionado anteriormente.[9]- Por ejemplo, un pago por adelantado de $10 000 se registraría como un crédito de $10 000 a las regalías prepagadas y un débito de $10 000 a la cuenta de efectivo.
Toma en cuenta los pagos regulares. Algunos contratos estipulan que el titular de la licencia debe pagar al licenciante un porcentaje del ingreso neto a lo largo de cada trimestre, mes u otro periodo designado. Estos pagos se registrarán como reducciones a la cuenta de regalías prepagadas hasta que esa cuenta se agote. Después de esto, se registrarán como gastos de regalías y reducciones a la cuenta de efectivo.[10]- Por ejemplo, imagina que el titular de la licencia que distribuyó el pago por adelantado de $10 000 en el ejemplo anterior le debe al licenciante el 7 % del ingreso neto, el cual fue un total de $100 000 para el periodo actual. El pago total de regalías, el 7 % de $100 000 o $7000, se debitaría a la cuenta de gastos de regalías y se acreditaría a la cuenta de regalías prepagadas.
- Asumiendo que el ingreso neto se mantuvo igual durante el siguiente periodo, se realizaría un conjunto diferente de asientos. Primero, se debitaría la cantidad total de regalías, $7000, de la cuenta de gastos de regalías. El total de la cuenta de regalías prepagadas es ahora de $3000 ($10 000 originalmente menos $7000 del periodo anterior). Entonces, estos $3000 se acreditarían a las regalías prepagadas y esa cuenta se cerraría. Ahora, los $4000 restantes se acreditarían a la cuenta de efectivo.[11]
Considera los contratos escalonados de regalías. En otros contratos de regalías, el licenciante recibe un mayor pago de regalías en diferentes niveles de ventas. A esto se le llama un acuerdo escalonado de regalías y se registra de forma diferente que un pago regular de regalías. Se registra en el libro de contabilidad como un débito a los gastos de regalías y un crédito a las regalías devengadas (asumiendo que las regalías se pagarán al final del periodo).[12]- Por ejemplo, un autor puede recibir $1 por libro por los primeros $10 000 libros vendidos y luego $1,50 por cada libro después de esto. Si se venden $20 000 libros en este periodo, el autor recibirá un total de $25 000 en pagos de regalías (10 000 x $1 + 10 000 x $1,50). Esto se registraría como un débito de $25 000 a los gastos de regalías y un crédito de $25 000 a las regalías devengadas.
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Comprende los riesgos de realizar una "contabilidad creativa" con las regalías. No es poco común que los propietarios de patentes o derechos de autor demanden por incumplimiento a los titulares de las licencias, así que debes asegurarte de que tus métodos de contabilidad estén de acuerdo con el contrato de regalías. Si te comunicas claramente con el licenciante y sigues el contrato, puedes evitar muchos costos adicionales y problemas legales más adelante.- Por ejemplo, a veces el titular de una licencia puede olvidar incorporar en el contrato la contraprestación a su modelo de negocios (las fechas de los pagos, la estructura fiscal, etc.). Esto puede dar como resultado pagos involuntariamente bajos o tardíos al licenciante. En este caso, el titular de la licencia probablemente perdería un proceso judicial sobre las regalías que debe y sería responsable por más costos.[13]
Guarda todo el papeleo que tenga relación con el pago de regalías. Los artistas o titulares de patentes pueden pedirte pruebas de ventas, usos y pagos (y lo harán). El papeleo que guardes debe incluir, además del contrato original, cualquier asiento en el libro contable, estado financiero, recibo de ventas o pagos y cualquier añadidura o modificación realizada al contrato original.
Documenta cualquier contrato o revisión verbal. Cualquiera de las partes de un contrato de regalías puede sugerir o instaurar verbalmente una modificación al contrato. Si este cambio no se instaura adecuadamente en los procedimientos contables y el contrato oficial, esto puede dar como resultado que tu licenciante exija pagos adicionales debido a un contrato verbal del que ya no tengas un registro. Asegúrate de instaurar una política de añadir y verificar formalmente cualquier revisión al contrato para evitar esta situación.[14]
Emite cheques en donde sea posible de forma que puedas proporcionar pruebas de pago. Los pagos electrónicos a veces son menos detallados que los cheques físicos.[15] Cada vez que concilies tus cuentas, tus estados bancarios reflejarán todos los pagos de regalías hechos por cheque.Anuncio
Consejos
- Este artículo cubre el proceso de contabilidad de regalías para los titulares de licencias, quienes venden la propiedad intelectual por medio de un contrato con el creador (el licenciante). El licenciante debe reportar las regalías como un ingreso regular a la entidad tributaria relevante (en el caso del IRS, esto se realiza por medio del formulario 1040, el cual podría requerir adjuntar un formulario adicional, el Schedule E). Consulta con un preparador de impuestos para obtener más información.[16]
- Si bien no hay cifras generales para las tarifas de los pagos de regalías a los licenciantes, la mayoría oscila entre 1 y 30 % de las ventas brutas.[17] La tarifa real de las regalías en el contrato tendrá que negociarse con el licenciante, así que prepárate para ofrecer una justificación para la tarifa si se te pide. Esto puede ser en la forma de contratos similares o promedios específicos para la industria.
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Advertencias
- Este artículo tiene la intención de servir solo como una guía y no reemplaza la asesoría legal profesional. Consulta con un contador de regalías o un abogado de propiedad intelectual antes de proceder con tus propios contratos de regalías.
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Referencias
- ↑ http://dictionary.law.com/Default.aspx?selected=1870&bold=
- ↑ http://simplestudies.com/lets_talk_about_royalties_in_accounting.html/page/2
- ↑ http://www.eisneramper.com/royalty-audit-dealing-1015.aspx
- ↑ http://finance.zacks.com/federal-tax-royalties-2922.html
- ↑ http://www.publishersweekly.com/pw/by-topic/digital/retailing/article/50505-rights-and-royalties-a-game-of-granularity.html
- ↑ http://royaltycouncil.com/royalty-accounting/
- ↑ http://simplestudies.com/lets_talk_about_royalties_in_accounting.html/page/2
- ↑ http://www.fasb.org/cs/BlobServer?blobkey=id&blobnocache=true&blobwhere=1175820905426&blobheader=application/pdf&blobcol=urldata&blobtable=MungoBlobs
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- ↑ http://www.eisneramper.com/royalty-audit-dealing-1015.aspx
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- ↑ http://www.informationintersection.com/2014/04/the-persistent-paper-check-why-are-businesses-resisting-e-payments/
- ↑ http://finance.zacks.com/federal-tax-royalties-2922.html
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/35872
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Categorías: Asuntos legales
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