Cómo calcular una nómina

Los empleadores son responsables por calcular correctamente las nóminas de sus empleados. Los errores pueden hacer que estos últimos tengan una mayor o menor retención de sus pagos para los impuestos, el seguro social, Medicare y otras deducciones, lo que podría traerles contratiempos al momento de pagar los impuestos. Los errores en los cálculos también pueden hacer que una empresa tenga que someterse a una revisión y posiblemente enfrente sanciones a través de las agencias gubernamentales, como el Servicio de Rentas Internas. Sigue leyendo para aprender a calcular correctamente una nómina en Estados Unidos.

Parte 1

Parte 1 de 2:

Completar los formularios

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Haz que los empleados completen los formularios de retenciones federales y estatales. Todos los empleados nuevos deben completar un Certificado de Permiso para Retenciones del Empleado, también conocido como formulario W-4.^{[1]XFuente confiableInternal Revenue ServiceIr a la fuente} El nombre y la estructura del formulario varía de estado en estado.
- La información proporcionada en el formulario W-4 permite que una compañía sepa cuántos impuestos federales y estatales sobre los ingresos debe retener del pago de cada empleado en función de su estado de presentación y el número de exenciones que reclame. Ten en cuenta que, a mayor cantidad de exenciones reclamadas, menor será la retención del empleado en su salario. Sin embargo, dicho empleado podría deber dinero a la hora de pagar los impuestos.
- Ten en cuenta que quizás operes en un estado que no cuenta con impuestos estatales sobre los ingresos, en cuyo caso no existe un formulario de retenciones estatales. Dado que el estado no les solicita a las personas que paguen los impuestos, no existe un motivo por el que tus empleados deban completar un formulario de retenciones.^{[2]XFuente de investigación}
Recuerda que estos documentos federales y estatales no son válidos si no están firmados.
Si bien pueden ser muy sencillos (generalmente es tan simple como agregar algunos unos), es mejor verificar dos veces para asegurarte de que el empleado haya ingresado las cifras sin errores.
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Parte 2

Parte 2 de 2:

Calcular el salario neto

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Determina el salario bruto de los empleados. Antes de comenzar a calcular la nómina, tendrás que conocer el salario bruto de los empleados. Esto se determina al multiplicar la cantidad de horas trabajadas en un período de pago por el pago por hora. Por ejemplo, si un empleado trabaja 40 horas en un período de pago y gana $15 la hora, tendrás que multiplicar 40 por $15 para obtener el salario bruto de $600.
- No olvides tener en cuenta factores como horas adicionales, comisiones o bonos recibidos durante dicho período de pago.
- Los períodos de pago pueden ser semanales, quincenales o mensuales. Por ejemplo, si el período es quincenal, un empleado a tiempo completo debe trabajar aproximadamente 80 horas.
- Un empleado con un salario fijo ganará el mismo monto, sin importar la cantidad de horas que trabaje.
Estos cuadros dividen el monto de los impuestos federales sobre los ingresos que una persona debe en función de los pagos, las exenciones y el estado de presentación. El Servicio de Rentas Internas publica cuadros actualizados en línea.^{[3]XFuente confiableInternal Revenue ServiceIr a la fuente} Puedes encontrar los cuadros de los impuestos estatales sobre los ingresos al ingresar en el sitio web de la contraloría del estado.
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Aplica los impuestos federales y estatales sobre los ingresos. Tendrás que utilizar los cuadros impositivos que has obtenido para aplicar el monto correcto de retención de los impuestos federales y estatales sobre los ingresos.
- En el caso de los impuestos federales, tendrás que buscar el monto retenido en función del salario bruto del empleado, su estado de presentación y la cantidad de exenciones solicitadas. Luego, restarás dicho monto del salario bruto.
- En el caso de los impuestos estatales, ingresa en el sitio web del Departamento de Ingresos estatal para conocer las instrucciones con respecto a cuánto debes retener.
Calcular el monto a pagar de los impuestos del seguro social es sencillo, dado que es un porcentaje fijo del salario bruto de los empleados. Los empleadores deben tener en cuenta que también son responsables por pagar los impuestos del seguro social. La tasa impositiva actual es del 6,2 % para el empleado.^{[4]XFuente confiableInternal Revenue ServiceIr a la fuente}
Al igual que los impuestos del seguro social, los impuestos de Medicare también son un porcentaje fijo de las ganancias de una persona. Además, los empleadores también son responsables por pagarlos. Actualmente, deben hacerse cargo del 1,45 %.^{[5]XFuente confiableInternal Revenue ServiceIr a la fuente}
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Resta otras deducciones. Los empleados pueden tener contribuciones voluntarias o deducciones obligatorias que deben restar del salario bruto.
- Ejemplos de contribuciones voluntarias incluyen a las del plan 401(k), programas de compensación diferida, discapacidad a largo plazo y cuentas de gastos flexibles.
- Los ejemplos de deducciones obligatorias incluyen a la manutención infantil y la pensión alimenticia.
El monto restante después de las deducciones será el salario neto. Revisa los cálculos para asegurarte de no haber cometido errores.
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Consejos

Compra un programa de cálculo de nóminas para reducir la posibilidad del error humano. Estos programas también pueden incrementar la eficiencia con características que incluyen la impresión de informes y formularios W-2 a fin de año.

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