Cómo administrar prioridades con Excel

Escribir tus prioridades en papel es útil si eres capaz de hacerlas en una sola tarde. Con una cascada de tareas por hacer en el hogar o en el trabajo, muchas personas simplemente las posponen al siguiente día (o semana o mes). Esta hoja de cálculo en Excel identifica en las tareas los plazos inminentes y ubica sus prioridades como correspondan. En tan sólo 20 minutos, los pasos siguientes te proporcionarán una forma más eficaz de administrar tus prioridades.

Pasos

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1
Crea una hoja de cálculo llamada "Casa" u "Oficina". Abre un nuevo libro de trabajo ("workbook") de Excel. Con el botón de la derecha del ratón has clic en la parte inferior de la hoja de cálculo en donde indique "Hoja1", y has clic en la opción de "Cambiar" para renombrar la hoja de cálculo. Escribe la palabra "Casa" u "Oficina".
2
Repitiendo el primer paso, renombra la siguiente hoja llamada "Hoja2" como "Plantilla" y la hoja "Hoja3" como "Puntos"
3
Crea la tabla de Importancia. En la hoja de cálculo de "Puntos", escribe lo siguiente en las columnas A, B y C:
4
Define una variable de Excel para Nombres llamada "Importancia". Selecciona el rango de las celdas de A2 a C7. De la barra de comandos de Excel selecciona el menú "Insertar", luego la opción "Nombre", y finalmente la opción "Definir" En la ventana para definir nombres escribe "Importancia" y oprime el botón de "OK".
5
Crea la tabla de Esfuerzo. En la misma hoja de cálculo de "Puntos", repite los pasos 3 y 4 para crear la tabla de Esfuerzo en las columnas E, F, y G. Selecciona las celdas E2 a G6 y asígnale el nombre de "Esfuerzo".
6
Crea la tabla de "Urgencia". Nuevamente, repite los pasos 3 y 4 para crear la tabla de "Urgencia" en las columnas I, J y K, nombrándolas como "Urgencia".
7
Escribe los encabezados en la hoja de cálculo "Casa" u "Oficina". Da clic en la pestaña de la hoja de cálculo que llamaste "Casa" u "Oficina" y en el primer renglón escribe los siguientes encabezados:
- A - "Prioridad", incluye una fórmula de Excel comprendida por el valor del número 1 para la tarea más importante, pero pueden ser más de 100.
- B - "Nombre de Tarea", de la tarea.
- C - "Importancia", una A, B, C, D, E, o F de la tabla de Importancia.
- D - "Esfuerzo", valor de 1 a 5, de la tabla de Esfuerzo.
- E - "Urgencia", fórmula basada en la fecha límite o de vencimiento de la tarea.
- F - "Fecha Límite", para indicar cuándo la tarea debe ser culminada. Las fechas límites no son difíciles y rápidas. La columna de Anticipación te indica cuántos días anticipados podrías comenzar la tarea y la columna de Prórroga te indica cuántos días puede la tarea posponerse. Una tarea como "Cortarse el Pelo" tal vez pueda anticiparse hasta 5 días y una "Prórroga" de 4 -no tiene sentido cortarse el pelo dos semanas antes si la gente puede notar que fue más de 5 días de retraso-.
- G - "Anticipación", número de días antes a la fecha límite que puedes iniciar la tarea.
- H - "Prórroga", número de días que se pospone automáticamente la fecha límite.
- I - "Días Restantes", fórmula que indica el número de días antes de la fecha límite; con valor negativo si la fecha límite se ha desfasado.
- J - "Fecha Culminada", tarea que ha sido actualmente completada.
- K - "Comentarios", cualquier detalle relacionada a la tarea.
8
Escribe el listado de tus tareas. Nota que las columnas de "Prioridad", "Urgencia" y "Días Restantes" se dejan en blanco. Estas columnas contendrán fórmulas. Aquí está un ejemplo de las tareas de casa.
9
Introduce las fórmulas para "Días Restantes", "Urgencia" y "Prioridad". Las siguientes fórmulas son para el renglón dos (2).
- I (Días Restantes) =F2-IF(ISBLANK(J2),TODAY(),J2)
- E (Urgencia) =IF(I2>G2,5,IF(I2>0,4,IF(I2=0,3,IF(I2+H2>0,2,1))))
- A (Prioridad) =VLOOKUP(C2,Importancia,2,FALSE) + VLOOKUP(D2,Esfuerzo,2,FALSE) +VLOOKUP(E2,Urgencia,2,FALSE)
10
Modifica el formato de la Celda I2 a valor Entero has clic al botón derecho del ratón encima de la celda, selecciona formato y defínelo como Número con cero (0) lugares decimales.
11
Copia las fórmulas para "Prioridad", "Urgencia" y "Días Restantes" en las celdas restantes de cada columna. Selecciona la celda E2 y oprime los botones Control y de la letra C. Selecciona las celdas E3 a la E10 y oprime los botones Control y de la letra V. Repite la copia de la celda I2 en las celdas I3 a la I10. Finalmente, repite la copia de la celda A2 a las celdas A3 a la A10. Y vas a ignorar los valores extraños que aparecen por tener tareas no definidas.
12
Acomoda los renglones por Prioridad. Selecciona las celdas desde A1 hasta K con el último renglón que hayas definido para las tareas. Entonces, selecciona de la barra de comandos el menú de "Datos" y en seguida la opción "Ordenar".
13
Guarda tu Libro de Excel con tus prioridades, incluyendo la fecha de edición.
14
Marca las tareas Culminadas. Tan pronto como completes las tareas, indica sus fechas de culminación en la columna de "Fecha Culminada". Recuerda que oprimiendo los botones de Control y el de punto y coma ; Excel inmediatamente escribe la fecha del día actual en la celda donde estés ubicado.
15
Cada día revisa los cambios en las Prioridades. Estas son las prioridades a través de varios días. El 13 de julio todas las tareas está antes del periodo de Anticipación, por lo que tenemos los valores de las celdas con muchos días. En el 20 de julio, las altas prioridades (con valores de pocos días) aparecen en cuatro tareas, incluyendo la tarea de Cortar el pasto, la cual ha sido afectado en la "Fecha Límite". Para el 21 de julio, la prioridad es mayor porque estamos en el periodo de "Prórroga" y al 23 de julio es mucho más alta la prioridad porque ya está alejada del periodo de Prórroga. La tarea de Pagar deudas también sube su grado de prioridad en los días 23 y 25.
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Consejos

Mantén separados los archivos de Excel de la Familia/casa y de los del Trabajo.
Divide una tarea grande en varias pequeñas.
Ordena el listado de tareas diariamente en caso necesario.
Copia tareas repetitivas a la hoja de cálculo llamada "Plantillas", de tal forma que puedas encontrar y volver a copiarlas fácilmente.
Aplica la herramienta de Formatos Condicionales para las tareas de la columna de "Fechas Límites" para indicar cuando se han atrasado.
Semanal y mensualmente (o quizá el doble de esos periodos) contabiliza el número de tareas completadas para cada periodo. Esto puede ser la única retroalimentación positiva que tengas de tus esfuerzos.
Siéntete con la libertad de cambiar los puntos asignados para cada prioridad.
Siéntente sin restricciones para agregar más columnas, tales como: quién asignó la tarea, la categoría, etc.
Una forma para mantener constantemente actualizada una tarea recurrente es por medio de incluir en la columna de fecha: (Este ejemplo utiliza el día Viernes, el cuál es el número "5" aquí.)
=IF(WEEKDAY(TODAY(),2)>5,TODAY()-(WEEKDAY(TODAY(),2)-5)+7,TODAY()-(WEEKDAY(TODAY(),2)-5))
Esta fórmula busca la "fecha actual" (Lunes=1, Martes=2, ... Domingo=7) y verifica si es más tarde del día Viernes. Si es más tarde, agregará siete días al actual Viernes, de las próximas semanas del Viernes. Si no es más tarde que el Viernes, simplemente muestra las fechas de los Viernes para la presente semana.
En este ejemplo, Lunes = 1, Martes = 2, Miércoles = 3, Jueves = 4, Viernes = 5, Sábado = 6, y Domingo = 7.
Para cambiar esta fórmula y que funcione para otro día, digamos, el Martes, entonces observemos el listado respecto al Martes = 2, así simplemente cambiemos en la fórmula los tres valores de los cincos por valores de dos.
Usa la herramienta de "Auto Filtro" para seleccionar fechas límites desfasadas (Urgencia=1) o tareas de alta importancia (Importancia="A")

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Advertencias

Guarda tu libro de Excel regularmente para poder recuperarlo.
El cálculo de las prioridades no son definidas por números ordinales. Culminando una tarea de prioridad “1” no afectará el nivel de prioridad de todas las demás tareas. Las prioridades pueden variar hasta más de cien, no todos los números son posibles. Normalmente, enfócate en las prioridades entre 1 y 12.
No te preocupes por tener demasiadas tareas - incluso dos meses de tareas pueden esperar al final de la lista hasta que se acerquen sus fecha límites.
La administración del tiempo es muy personal y este libro de Excel pudiera no ajustarse a tus necesidades y preferencias. Tal vez puedes sentirlo molesto o demasiado exigente para estar revisándolo todos los días. Es posible que te sea de utilidad, pero no para tus amigos o viceversa.
En lugar de cargar con tus archivos de Excel todo el tiempo, usa la herramienta de internet de "Google Spreadsheet" de esta forma tus archivos siempre estarán disponibles para ti.

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