Cómo administrar las finanzas de un negocio

Descargar el PDF

Descargar el PDF

En este artículo:

Recibir pagos y pagar gastos

Monitorear el flujo de efectivo en general

Generar informes financieros

Presentar declaraciones de impuestos de negocios

Ver 1 más...

Ver menos...

Artículos relacionados

Referencias

La administración eficaz y eficiente de las finanzas constituye un aspecto fundamental para el crecimiento y el éxito de todo negocio pequeño. Para ello, lo más fácil es contratar de inmediato a un contador o tenedor de libros que se dedique a ello pero, si no cuentas con los recursos para contratar a un profesional, puedes valerte del software de contabilidad y el software financiero de otro tipo para monitorear tu flujo de efectivo y elaborar informes y así poder mantenerte al tanto de tus ganancias y actuar con rapidez de forma que reduzcas al mínimo las pérdidas.

Pasos

Método 1

Método 1 de 4:

Recibir pagos y pagar gastos

Descargar el PDF

1. 
   1
   Elabora un presupuesto y revísalo con regularidad. Es esencial tener un presupuesto en caso de que quieras que tu negocio sea rentable. Debes categorizar los gastos regulares de tu negocio de forma que establezcas la cantidad de ingresos que deba generar tu negocio.

   • Puede serte de ayuda elaborar varios presupuestos. Por ejemplo, quizás quieras elaborar uno con una cantidad mínima de ventas para así poder saber de qué forma adjudicar el dinero cuando no tengas muchos ingresos.
   • Haz planes para el crecimiento de tu negocio empleando el presupuesto (por ejemplo, la contratación de un empleado nuevo o la expansión de la publicidad y el marketing).
2. 
   2
   Abre una cuenta bancaria de negocios aparte. Aunque vayas a dirigir tu negocio en calidad de propietario único, las finanzas del negocio de todas formas deben mantenerse separadas de tus finanzas personales, ya que, si mezclas tus activos, esto podría generarte problemas en caso de una auditoría o de una demanda por parte de un acreedor comercial.

   • Evita usar dinero de tu cuenta bancaria de negocios para pagar gastos personales. En caso de que necesites dinero de tu negocio, debes etiquetarlo de la forma apropiada como un "retiro" de tu negocio y transferir primero el dinero a tu cuenta bancaria personal.
3. 
   3
   Determina el tipo de pagos que aceptarás. Es conveniente para los clientes que haya diversas opciones de pago. Cada método de pago conllevará sus propios costos y riesgos que deberás considerar.

   • Si bien el efectivo constituye el método de pago más simple, presenta riesgos de seguridad. En caso de que vayas a aceptar pagos en efectivo, debes contar con una caja fuerte segura y hacer planes para realizar depósitos con regularidad en el banco.
   • En caso de que quieras aceptar tarjetas de débito o crédito, debes averiguar sobre los distintos servicios hasta encontrar el más adecuado para tus necesidades y tu presupuesto en general. Normalmente, deberás pagar una tarifa de suscripción por el servicio aparte de una tarifa por cada transacción. Quizás debas exigir un mínimo de compra para pagar con tarjetas de crédito o débito.
4. 
   4
   Estandariza los términos de pago. Es necesario que implementes una política con la cual establezcas reglas para el pago de tus productos o servicios. Estas reglas deben aplicar para todos los clientes en lugar de que establezcas términos de pago para clientes individuales de manera gradual.

   • Si tienes términos de pago universales, esto te facilitará la contabilidad, además de que podría hacer que el proceso de cobranza sea más fluido. Asimismo, al aplicar los mismos términos para todos, no tendrás que preocuparte por recordar el acuerdo al que hayas llegado con cada cliente individual.
   Anuncio

Método 2

Método 2 de 4:

Monitorear el flujo de efectivo en general

Descargar el PDF

1. 
   1
   Elige el método de contabilidad. Para poder administrar las finanzas de tu negocio, es necesario que optes por el método de contabilidad ya sea en efectivo o patrimonial y lo utilices de manera coherente. Si utilizas el método en efectivo, registras las ventas y los gastos en el momento en el que realmente haya un intercambio de dinero. Por otro lado, si utilizas el método patrimonial, registras las ventas y los gastos cuando se lleven a cabo y no cuando haya un intercambio de dinero.

   • Por ejemplo, imagina que eres un contratista de construcción y recibes una factura. En caso de que emplees el método en efectivo, debes registrar el gasto en los libros contables en el momento en el que realmente pagues la factura, mientras que, en caso de que emplees el método patrimonial, debes registrarlo el día en que recibas la factura aunque no la pagues en el espacio de varios días o semanas.
   • La contabilidad en efectivo funciona mejor si tu negocio es pequeño y utiliza principalmente transacciones de puntos de venta. En caso de que utilices contratos más grandes que no se paguen todos a la vez, quizás sea una mejor opción usar el método patrimonial.
2. 
   2
   Registra todas las ventas y gastos. Establece un sistema según el cual todas las ventas y gastos se registren en los libros contables el día en el que se lleven a cabo y siguiendo el método de contabilidad que hayas elegido. Si únicamente haces registros en los libros contables de manera mensual o trimestral, esto puede generar errores.

   • En caso de que tengas una tienda, es posible usar el sistema de puntos de venta para monitorear las ventas y generar informes que puedan servirte con facilidad para conciliar los libros contables todos los días.
   • En caso de que haya empleados u otros socios que compren cosas para el negocio, debes tener cuidado de recibir estas facturas lo más pronto posible. De este modo, tus libros contables podrán mantenerse al día.
3. 
   3
   Compra software de contabilidad. Puedes comprar diversos programas de contabilidad (por ejemplo, QuickBooks) y utilizarlos para administrar las finanzas de tu negocio. En su mayoría, estos programas están dispuestos de forma que debes pagar una tarifa mensual de suscripción por el uso del servicio.

   • Si utilizas una plataforma a suscripción que siga el modelo de software como un servicio, la información se almacena en la nube. De este modo, no tendrás que preocuparte tanto por la seguridad o la pérdida de información.
   • Es posible vincular estos programas a las cuentas bancarias de negocios, las tarjetas de crédito y otros sistemas para que así gran parte de la información se ingrese de manera automática en los libros contables.
4. 
   4
   Contrata a un contador en caso de que necesites ayuda. Si es que no cuentas con educación y experiencia en la contabilidad y la teneduría de libros, quizás debas contratar a alguien que sí las tenga. Un profesional podrá serte de ayuda para evitar los errores que podrían ser costosos, sobre todo si tomaste dinero prestado para iniciar tu negocio.

   • Consulta con la autoridad local normativa o de licenciamiento para asegurarte de que todo profesional financiero que quieras contratar tenga la educación y las certificaciones necesarias, así como también cuente con licencias activas y no tenga acciones disciplinarias.
   • En caso de que no puedas costear que alguien trabaje a tiempo completo para tu negocio, quizás te sea posible consultar con un contador de manera periódica o bien emplear a un tenedor de libros de vez en cuando para que revise los libros contables y corrija los errores, de haberlos.
   Anuncio

Método 3

Método 3 de 4:

Generar informes financieros

Descargar el PDF

1. 
   1
   Descarga software de contabilidad como una forma de simplificar la elaboración de informes. El uso de software de contabilidad también te permite generar los informes financieros que necesitas con solo hacer clic en un botón. Sin embargo, ten en cuenta que los informes que se generan son únicamente tan buenos como la información que ingresas en el software.

   • Antes de generar los informes finales, debes repasar tus ventas y gastos y conciliar los libros contables con las facturas y estados de tus cuentas bancarias de forma que te asegures de que la información sea la correcta.
   • Después de que te sientas satisfecho con la información, sigue el procedimiento para generar los informes. Por lo general, se te pedirá que ingreses las fechas que quieras que abarque el informe y la información específica que quieras incluir.
2. 
   2
   Elabora informes trimestrales de ganancias y pérdidas. Estos informes son una de las herramientas más importantes para evaluar y hacer crecer tu negocio. En muchos casos, los programas de contabilidad te generarán estos informes si ingresas los parámetros que desees para ellos.

   • El informe de ganancias y pérdidas tiene como punto de partida el total de ventas, luego de lo cual restas a estas ventas el costo de los productos o servicios que hayas vendido y obtienes las ganancias brutas.
   • Resta a la cifra de las ganancias brutas tus otros gastos, como el alquiler o los servicios públicos. Obtendrás las ganancias netas para ese periodo de tiempo.
   • Los informes de ganancias y pérdidas son de particular importancia en caso de que consideres que necesitarás un préstamo para un negocio pequeño u otro tipo de financiamiento externo.
3. 
   3
   Elabora estados financieros trimestrales. Aparte del informe de ganancias y pérdidas, existen varios otros informes (por ejemplo, el estado de flujos de efectivo y el balance general) que te son útiles para determinar por dónde entra y sale el dinero en tu negocio.

   • En el estado de flujos de efectivo figura el incremento o la disminución en el dinero que ingresa a tu negocio. Es posible visualizar con rapidez la cantidad de efectivo que tienes a la mano y lo que hayas hecho con él y también la procedencia de ese dinero (ya sea de las ventas o de otras fuentes, como de un préstamo).
   • En el balance general se resumen los activos y pasivos de tu negocio. Esto te será de particular utilidad si es que tienes una tarjeta de crédito comercial u obtuviste un préstamo para un negocio pequeño como una forma de ayudar a financiar la puesta en marcha de tu negocio.
4. 
   4
   Actualiza tus proyecciones según tu flujo de efectivo real. Es probable que, en tu plan de negocios, hayas incluido proyecciones del flujo de efectivo y las ganancias para varios años en el futuro. Conforme vayas dirigiendo tu negocio, debes revisar estas proyecciones con regularidad para así tener la certeza de que sigan siendo precisas según el desempeño real de tu negocio.

   • Revisa tu plan de negocios y actualízalo dos veces al año. Asimismo, debes actualizarlo cada vez que vayas a solicitar un préstamo para un negocio pequeño o buscar inversionistas. De este modo, tendrán la información más actualizada para así poder tomar su decisión.
   • Quizás debas hacer ajustes también a algunos de los objetivos de tu negocio y tus planes de crecimiento o expansión, aunque esto dependerá de la forma como tu desempeño real se compare con tus expectativas iniciales.
   Anuncio

Método 4

Método 4 de 4:

Presentar declaraciones de impuestos de negocios

Descargar el PDF

1. 
   1
   Consigue un número de identificación tributaria aparte para tu negocio. Aunque vayas a dirigir tu negocio en calidad de propietario único, te será útil tener un número aparte de identificación tributaria para tu negocio de forma que tus finanzas personales y comerciales puedan permanecer separadas.

   • Si vives en los EE.UU., es posible conseguir con facilidad un número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés) en el sitio web del Servicio de Impuestos Internos. Tan solo debes dirigirte aquí y empezar con la solicitud.
   • Si vives en otro país, debes consultar con un profesional tributario o abogado comercial para saber qué es lo que debes hacer para documentar tu negocio de la forma correcta para fines tributarios.
2. 
   2
   Elige el año fiscal. Para fines tributarios, es posible usar el año natural o bien cualquier periodo de 12 meses que inicie en una fecha específica. La mayor parte del tiempo, lo más fácil es usar el año natural. Al momento de elegir el año fiscal, es necesario usarlo de manera coherente durante el tiempo en el que permanezcas en actividad, ya que, por lo general, no será posible cambiarlo más adelante.

   • En su mayoría, las empresas utilizan el año natural como año fiscal. En caso de que estés considerando emplear otro periodo de 12 meses, quizás debas consultarlo primero con un abogado o un profesional tributario.
3. 
   3
   Lleva registros de los gastos desgravables. Al dirigir tu propio negocio, puedes desgravar en tus declaraciones de impuestos muchos de los gastos que tengan relación con tu negocio. Mediante estas deducciones, reduces tus ganancias y la carga tributaria de tu negocio.

   • En general, todo lo que compres para hacer negocios podrá desgravarse por lo menos en parte. Debe ser un gasto razonable. En caso de que no estés seguro acerca de algo, puedes guardar las facturas y consultarlo con un profesional tributario calificado.
   • Algunos ejemplos de los gastos de un negocio que suelen ser desgravables son el alquiler y los servicios públicos de los espacios comerciales, las computadoras y los artículos de oficina.
4. 
   4
   Emplea la depreciación para los activos y elementos fijos más costosos. En caso de que compres algo para usarlo en tu negocio y consideres que lo usarás durante muchos años, por lo general no podrás desgravar todo el costo al mismo tiempo sino que desgravas una parte en el transcurso de varios años.

   • El monto y la cantidad de tiempo durante el cual puedas aplicar la depreciación dependerán de la forma como se categorice el gasto y la duración de su vida útil. Esto lo define el gobierno.
   • En caso de que hayas realizado una cantidad significativa de compras que estén sujetas a la depreciación, es recomendable que un profesional tributario prepare tus declaraciones de impuestos. De este modo, podrás tener la certeza de depreciarlas con el método adecuado y obtener la mayor deducción posible.
5. 
   5
   Consulta con el gobierno estatal o municipal (según corresponda) sobre las obligaciones tributarias y de licenciamiento. Es posible que los gobiernos estatales o municipales (según corresponda) también cobren impuestos a los negocios o exijan que mantengas certificaciones o licencias para poder operar tu negocio.

   • Por lo general, podrás obtener información sobre las licencias necesarias para dirigir un negocio pequeño en el lugar en donde vivas a través de la asociación de pequeñas empresas o la cámara de comercio locales.
   • Dirígete al sitio web de la autoridad tributaria del gobierno estatal o municipal (según corresponda) y averigua sobre los impuestos que sea necesario pagar en tu calidad de propietario de un negocio. Por ejemplo, en caso de que tengas empleados, por lo general será necesario que pagues un seguro de indemnización por accidentes.
6. 
   6
   Establece la retención correcta para los empleados, de ser el caso. En caso de que contrates a empleados regulares y les pagues un sueldo o un salario por hora, será necesario que les descuentes impuestos y el seguro social (o su equivalente en el lugar en donde vivas) de su sueldo. Asimismo, quizás debas retener impuestos del estado o la provincia en donde vivas.

   • En muchos casos, las pequeñas empresas contratan un servicio de nómina que se ocupa de las retenciones y la emisión de los sueldos. Puedes conversar con propietarios de negocios en tu localidad para averiguar de qué forma se ocupan de la nómina.
7. 
   7
   Paga los impuestos estimados trimestrales (de ser el caso). En tu calidad de propietario de un negocio, por lo general deberás pagar impuestos de manera trimestral y luego conciliarlos con la declaración de impuestos de tu negocio al final del año. Es posible que el estado o provincia en donde vivas también tenga requisitos en cuanto a la presentación de declaraciones de impuestos estimados.

   • Asimismo, quizás debas cobrar impuestos estatales o locales sobre las ventas en todas tus compras, aunque esto dependerá de la naturaleza de tu negocio.
8. 
   8
   Emplea un servicio de preparación de impuestos para simplificar el proceso. En muchos casos, las empresas que ofrecen servicios de contabilidad cuentan también con servicios de preparación de impuestos. Si vinculas las cuentas, esto puede ahorrarte una gran cantidad de líos, ya que categorizarán tus deducciones de manera automática y estimarán el pago trimestral de impuestos estimados por ti.

   • Como ocurre con los servicios de contabilidad, los servicios de preparación de impuestos serán únicamente tan buenos como la información que ingreses. En caso de que no estés seguro en cuanto a si algo califica como una deducción, debes consultarlo con un profesional tributario calificado.
   Anuncio