Emails oder Korrespondenz zu Handen jemandem schicken

“z. Hd.” ist die Abkürzung vom Ausdruck “zu Handen von”. Sie wird oft in Emails und im Briefverkehr genutzt, um auf den gewünschten Empfänger hinzudeuten. Die Abkürzung „z. Hd.” sollte am Besten schon im Betreff vorkommen, damit es klar ist, an wem das Email gerichtet ist. Das erhöht die Chancen, dass dein Email von der richtigen Person gelesen wird.

Methode 1

Methode 1 von 3:

”z. Hd.” in ein Email einbauen

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1
Beginne die Betreffzeile mit “z. Hd.” In manchen Fällen, wie z. B. beim Abschicken von Bewerbungen, hast du nur eine allgemeine E-Mail-Adresse vom Unternehmen. Wenn du aber die Aufmerksamkeit von einer bestimmten Person oder Abteilung gewinnen möchtest, kannst du die Betreffzeile folgendermaßen formulieren “z. Hd. Max Mustermann.”^{[1]XForschungsquelle}
- Falls dir die Namen von keiner Ansprechperson bekannt sind, könntest du alternativ “z. Hd. Personalleitung“ oder “z. Hd. Marketingabteilung” schreiben.
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Der Betreff umfasst die relevanten Informationen. Du sollst nicht nur die Aufmerksamkeit von einer oder mehreren Personen gewinnen, sondern sie auch über die Relevanz vom Inhalt deines Emails informieren. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass dein Email geöffnet und schneller gelesen wird.
- Zum Beispiel könnte der Betreff wie folgt ausschauen: “z. Hd. Max Mustermann bzgl. Stellenausschreibung Marketing Manager”.
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Wenn die Betreffzeile voll ist, beginne das Email mit “z. Hd.” Du könntest „z. Hd.” zu Beginn vom Text des Emails oder in den angehängten Dateien einbauen. Auf dieser Weise kommunizierst du klar, an wem die Nachricht gerichtet ist und kannst die Betreffzeile zur Gänze dem Zweck des Emails widmen. Dies kann ebenso nützlich sein, wenn du auf ein Email antwortest und die Betreffzeile schon von jemandem anders erstellt wurde.
- Du könntest dein Email z. B. mit “z. Hd. Erika Mustermann“ anfangen.
- Es kann sinnvoll sein, die “z. Hd.” Abkürzung sowohl in der Betreffzeile als auch im Text aufzunehmen.
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Methode 2

Methode 2 von 3:

Bestimmen, wann der Gebrauch von “z. Hd.” angebracht ist

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Wenn dir die direkte E-Mail-Adresse von der gewünschten Person oder der Abteilung unbekannt ist, kannst du dein Email an die allgemeine E-Mail-Adresse auf der Homepage des Unternehmens senden. Du solltest mittels “z. Hd.” in der Betreffzeile auf den beabsichtigten Empfänger hinweisen.
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Für interne Kommunikation. Verwende “z. Hd.“ in internen Nachrichten, die für mehrere Personen in der Abteilung interessant wären, aber die die direkte Aufmerksamkeit von nur einer oder zwei Personen erfordern. Auf dieser Weise stellst du sicher, dass alle informiert sind und ziehst die Aufmerksamkeit der relevantesten Empfänger an.
- Du könntest “z. Hd. Erika Mustermann bzgl. Verkaufsziele” schreiben und die Nachricht an die ganze Sales Abteilung senden.
Um die Wichtigkeit der Nachricht hervorzuheben, kannst du die englische Variante der Abkürzung, nämlich „ATTN“ (Attention, Aufmerksamkeit), in der Betreff einbauen. Sie ist ein Hinweis darauf, dass deine Nachricht eine sofortige Beachtung erfordert. Ein Beispiel wäre “ATTN: Gehaltsabrechnung zur dringlichen Überprüfung”
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Methode 3

Methode 3 von 3:

Sicherstellen, dass deine Emails Aufmerksamkeit gewinnen

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Bevor du ein Email abschickst, solltest du sicherstellen, dass du den Betreff ausgefüllt hast. Dein Email kann so nicht nur auffallen, sondern auch Details zum Inhalt mitteilen. Ein Email ohne Betreffzeile landet wahrscheinlich unter den gelöschten Nachrichten oder wird zwischen den restlichen Emails nicht gesehen. Es kann den Empfänger sogar irritieren, weil er das Email erst öffnen muss, bevor er etwas vom Inhalt weiß.^{[2]XForschungsquelle}
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Schreibe eine kurze Betreffzeile. Die meisten E-Mail-Postfächer zeigen nicht mehr als 60 Zeichen von der Betreffzeile an. Am Smartphone sieht man sogar maximal 25-30 Zeichen. Deshalb soll der Betreff kurz, mit der wichtigsten Information am Anfang gefasst sein.^{[3]XForschungsquelle}
- Abkürzungen wie “z. Hd.” oder “ATTN” dienen dazu, das Einfügen von mehr Information in die Betreffzeile zu erleichtern.
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Schreibe eine eingängige Betreffzeile. Die Posteingänge sind oft mit Spam und Werbung überflutet. Deshalb löschen viele Leute manche Emails, bevor sie sie geöffnet haben. Falls dich der Empfänger nicht persönlich kennt, ist es sehr wichtig, dass dein Email auffällt. Eine kreative Betreffzeile hilft dir dabei, die Aufmerksamkeit des Empfängers zu gewinnen.^{[4]XForschungsquelle}
- Wenn du eine Person anschreibst, die du bewunderst, aber noch nie persönlich getroffen hast, könnte die Betreffzeile “Ich möchte nichts von Ihnen“ lauten. Eine solche Person könnte dein Lieblingsautor oder eine erfolgreiche Person in deinem Arbeitsgebiet sein.
- Wenn du auf der Suche nach neuen geschäftlichen Beziehungen bist, wäre dies eine Option: “Verdienen Sie mehr Geld, indem Sie Ihren Kundenstamm erweitern“.
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Nimm die wichtigen Details auf. Es ist sehr wichtig, dass du die relevante Information zum Inhalt immer in die Betreffzeile aufnimmst. Wenn du deinen Kollegen über ein Projekt schreibst, vergiss nicht, auf den Projektnamen im Betreff hinzuweisen. So werden deine Kollegen sofort das Thema des Emails erfahren und es priorisieren.^{[5]XForschungsquelle}
- Damit dein Email eine höhere Priorität bekommt, könntest du auch etwas wie “Antwort erforderlich” schreiben.
- Alternativ könntest du mit einem Betreff wie “Schnelle Frage bzgl. Mittagsmeeting” darauf hinweisen, dass dein Email schnell zu bearbeiten wäre.
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