如何写一封有说服力的信

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写信之前的准备工作

设置信件格式

书写信件正文

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参考

如果你在和银行、保险公司、政府机构、雇主或者学校交涉的过程中遇到了麻烦，需要请求他人提供帮助，你该如何写一封具有说服力的信来达成目的呢？以下是为你提供的建议。

步骤

部分 1

部分 1 的 4:

写信之前的准备工作

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   集思广益。在开始写信之前，进行头脑风暴。在这个过程中要明确你想要什么、为什么需要、为什么对方应该满足你、任何能够反驳你的理由，以及这是否是你想讨论的问题。把点子都写下来能让你清晰地构思信件，明确你在这个问题中的立场。

   • 以“我要说服对方协助达成我的目标”为出发点。将你想要说服的对象代入对方，你想让对方做的事情代入我的目标。
   • 然后，问问自己：为什么要这么做？列出你想让对方这样做的原因。
   • 在总结好原因后，把它们按重要程度分类。把所有重要的原因放在一列，然后把其他所有不太重要的原因放在另一列中。这有助于缩小思考范围，帮你抓住问题的关键。
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   明确自己的目的。你要准确地知道自己想要或者需要什么。你想要达成什么目标？希望得到怎样的结果？

   • 明确目的之后，想想你能给出怎样的解决方案。
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   了解你的读者。分析、理解对方有助于确定如何设计信的结构。可能的话，判断一下对方与你意见相同、相左，还是持中。 这有助于确定信中每个要点应占的比重。

   • 尽量选择一个人，能够在你的信中明确地称呼他。他们是谁？有什么能帮到你的能力？他们会如何改变你的想法？他们会不会直接忽略你的请求？你应该如何称呼他们？他们是高管或者公务员吗？职位不同，你的措辞也应该有所变化。
   • 尽量找出对方对该问题的看法和倾向。你们之间可能存在哪些分歧？如何有礼貌的提出反驳意见？
   • 找出对方可能有哪些顾虑。他们可以支配的资金是否有限？你的请求会不会直接影响他们？他们有多少时间来考虑你的请求？
   • 考虑一下需要提供哪些证据来说服你的读者。
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   研究一下你的问题。y具有说服力的信一封要包含能支持相应立场的事实证据和信息。一定要多方面考虑，不要只关注自己的立场，也要提及与你立场对立的观点和相关事实。

   • 用事实、逻辑、数据以及小道消息来支持你的立场。
   • 不要直接指出其他的观点是错的。要礼貌地解释为什么你的观点更合理，更值得关注。
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部分 2

部分 2 的 4:

设置信件格式

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   使用齐头式。商务信件有特定的格式。格式恰当时不会有什么影响，但是格式一旦使用不当，就会对你产生不良影响，对方可能会因此直接无视你的信件。

   • 首先设置“单倍行距”，同时应使用独立段落。
   • 段落全部设置为“左对齐”，不要像在散文或者文章中那样首行缩进。
   • 段落和段落之间要空出一行。
   • 使用标准字体，一般使用“Times New Roman”或“Arial”，12号字。
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   正确填写信头。首先在左上角填写你的地址。只需填写街道、城市、州（省）和邮编即可，不要写上自己的名字。还可以写上电话号码和邮箱地址（各占一行）。如果你在英国，那么地址就要填在右边，然后空一行。

   • 注明时间。依次写上月份、日期和年份，再空一行。
   • 2013年6月4日
   • 填写收件人的姓名和地址。想想你要把信寄给谁。空一行。
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   在信的开头打个招呼。公认的做法是以亲爱的一词开始，接上对方的名字。一定要把对方的名字写对，并与信头处填写的名称一致。

   • 称呼对方时应使用其头衔（先生、女士以及博士等）和姓氏。如果无法确定一名女性读者希望被怎样称呼，那就称她为女士。
   • 然后跟上一个冒号。
   • 在正文第一段和打招呼之间空出一行。
   • 亲爱的布朗博士：
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   用结束语结束这封信。在选择结束语时要考虑文章的语境。像谢谢，是非常标准的；而像祝好一类，则更偏亲密。你需要选择是使用正式的，还是较为亲密的结束语。无论选择哪个，第一个单词都应该首字母大写，其余小写。结束语后面跟上一个逗号。

   • 非常正式的信件使用尊敬的，。真诚的， 祝好， 真挚的，适用于正式的商务邮件。最好的问候，或祝你度过愉快的一天，则更日常、更亲切一些。
   • 然后空出四行后再打上你的名字，为签名留出空间。
   • 谢谢，
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部分 3

部分 3 的 4:

书写信件正文

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   行文应简明扼要。此类信件应该简短、礼貌。事务繁忙的人很少会理会超过一页或者态度恶劣的来信。不要内容冗长，尽量使用清楚、简洁的语句。不要跑题或者提到不相关、不必要的事情。

   • 避免句子过长，要使用有力的陈述句。行文应简明扼要，通俗易懂。
   • 不要把段落写得太长。囊括过多的信息会使你偏离要点，或者让对方难以理解你的观点。每个段落要只专注于一项内容，开始写新的内容时应另起一段。
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   在开头几句话中点明要点。以友好的开场白开头，然后直奔主题。在前两句话中就应点明你的需求（要点）。

   • 这个段落的长度应控制在2-4句话之间。
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   在第二段中强调你的要求的重要性。在本段中列出你的顾虑、请求或需求。你不需要在这里给出具体的理由、论据或观点。详细解释你的立场、请求的特点，以及为什么它值得对方帮忙。

   • 要陈述事实，应始终符合逻辑，措辞礼貌。避免使用过于情绪化的语言，不要强硬地要求对方采取行动，也不要对对方或者与你持相反意见的人无礼。
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   接下来，提出论据来支撑你的观点。在随后的几段中提供背景信息和细节。这些内容要合理合法，符合逻辑且尊重事实。要迅速准确地切中要害，不要长篇大论，也不要试图靠情感、信仰或者表达你的渴望来达到目的。你可以使用以下几种策略：

   • 引用事实和统计数据来说服对方。引用的内容应可信、可靠，并注明来源，不要断章取义。
   • 引用支持你的立场，或者反对对立立场的专家的言论。选择的专家应该在其专业领域中颇具名望，且有资格就该问题发表意见。
   • 给出对方应该满足你的要求的理由。直接告诉对方需要做什么并不是说服对方的好方式。应该向他们解释为什么要这么做，这样有助于改变他们的想法。 说明一下现在的情况，以及为什么应该做出改变。
   • 提供详细信息、相关证据、目前你所遇到的困境以及请求。告诉对方你已经为此做了哪些努力或者还需要做哪些工作。
   • 列出几个证明材料。想想任何其他能够说明问题的重要性的证据。
   • 记得控制段落的长度。简述你的情况，交代重点即可。应选择最相关的数据、专家及证明材料，不要事无巨细一一列出。
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   反驳对立观点。驳斥对立观点是有效的游说方式。思考一下对方可能有怎样的反对意见或疑问，然后你就可以在信中提前解答了。要找出与对立立场的共同点，或者为自己的立场提供强有力的支持。

   • 一定要坦率言明你的立场和对立方的不同。试图隐藏这些差异会削弱说服力，应该强调共同的理念、经验以及对方存在的问题。
   • 避免使用论断性论述。论断性论述会夹杂过多的个人情感，削弱逻辑性。同时，过分否定对立方可能会降低反对者认同你的可能性。
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   最后，以重申请求结束。在结尾处重申你的请求或意见。你可以在本段中提出解决方案或者请求对方做出特定的行动。记得告诉对方你会通过电话、电子邮件或者直接与他见面跟进处理相关事务。

   • 以强有力的句子结尾有助于说服读者站在你这边，或者至少使对方更明白你的立场。
   • 提出你自己的解决方案或者能做出的努力。你可以表明愿折中妥协，预先做了哪些准备来处理这种情况。
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部分 4

部分 4 的 4:

进行最终润色

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   检查错误。拼写和语法错误会影响读者对你的第一印象。应该让读者专注于你的观点和请求，而不是信中的错误。寄出之前要多次校对，校对时应大声朗读，听听效果。

   • 必要的话，可以找他人帮忙校对（或者使用校对软件）。
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   签上你的名字。如果是纸质信而不是电子邮件，你就需要签名了。这能证明信件是真实可靠、由你发出的。
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   需要的话，给其他重要人员发送一份副本。如果公司或者其他组织内有人也应该收到这封信，那就给他们发送一份副本（带有原始签名的信件复印件）。
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   自己留存一份副本。要始终留存一份副本作为记录，同时记下你何时寄的信，寄给了谁。另外，要随时记下后续跟进情况，直到问题解决。
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小提示

• 信件要正式。聊天式或者其他不正式的语言会让对方很难信任你，而且正式用语比俚语更为礼貌。
• 适当恭维对方。人们一般更愿意帮助对他们友善的人。
• 不要跑题。谈论的内容应相关、简洁，不要谈论与当前问题不相关的事情。用事实说话。
• 只有当你有一套非常清晰的步骤、行动或建议时，才可以在主体段落中直接一条一条的陈列要点。
• 使用标准的书面英文。这是一封正式的信件，而不是短信或者社交媒体上的消息。缩写、俚语和表情符号会让对方无视你的信函。
• 根据对方公司或机构类型的不同，调整信的内容。非营利组织和大型公司的想法可能有所差别。
• 信件行文应保持专业而友好的态度，不要像对方亏欠你一样去要求对方为你做事。

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