Receptionist worden

Elk bedrijf dat bezoekers ontvangt heeft een receptionist(e) nodig. Een receptionist is iemand die bezoekers ontvangt aan de balie van het bedrijf of de instelling. Het is in de regel de eerste persoon die de bezoeker zou moeten tegenkomen, en zoals je weet zijn eerste indrukken altijd zeer belangrijk. De receptionist moet de bezoeker hoffelijk ontvangen en correct te woord staan, ook aan de telefoon of via e-mail. Het is als het ware het visitekaartje van het bedrijf.

Deel 1

Deel 1 van 2:

Over de juiste vaardigheden beschikken

Pdf downloaden

1
Zorg dat je over uitstekende organisatorische vaardigheden beschikt. Als receptionist ben je het visitekaartje van het bedrijf-- --jij bent degene met wie de klant het eerste spreekt, en naar wie medewerkers toe komen voor informatie en planning. Naast het aannemen van gesprekken en het doorverwijzen van bezoekers heb je vaak te maken met klanten, organiseer je allerlei gebeurtenissen, regel je afspraken, etc. Omdat dit veel verantwoordelijkheden geeft is het belangrijk dat je als receptionist goed georganiseerd bent, zodat je meerdere dingen tegelijk kunt doen. Als je niet in staat bent verschillende taken tegelijk op je te nemen en die in de juiste volgorde af te handelen, hou je het niet lang vol als receptionist.^[1]XBron
- Een goede manier om georganiseerd te zijn is door te investeren in een archiveringssysteem waarmee jij goed kunt werken. Het is belangrijk dat je weet welke papieren en informatie je baas, collega's en klanten nodig kunnen hebben. Bewaar al deze informatie in verschillende mappen -- op het bureaublad van je computer of op papier. Deel je systeem in op de manier die voor jou het beste werkt -- als je daarvoor plaknotities in neonkleuren nodig hebt, is het ook prima.
- Georganiseerd zijn betekent ook dat je jezelf kunt motiveren--je hebt niemand nodig die je zegt hoe je iets moet doen, of om je op het juiste pad te houden. Als je goed georganiseerd bent weet je precies welke taken je op een dag af moet hebben, en welke dingen prioriteit hebben.
- Zorg dat je (heel veel) telefoonnummers bij de hand hebt, bijvoorbeeld die van collega's, aannemers, verkopers, hulpdiensten, enz. Je zult ze stuk voor stuk op een bepaald moment nodig hebben. Sla de telefoonnummers op in een speciaal computerprogramma of in een Rolodex.
2
Zorg dat je een beetje technische kennis hebt. Het belangrijkste stuk technologie waarmee een receptionist te maken heeft is de telefoon--en al die knopjes en lijnen die daarmee te maken hebben. Computervaardigheden zijn ook onontbeerlijk--de meeste receptionisten moeten weten hoe je e-mails verzendt en moeten goed met een tekstverwerker om kunnen gaan. Het is ook nuttig als je weet hoe je spreadsheets maakt en programma's kunt gebruiken die specifiek zijn voor het bedrijf waar je werkt. ^[2]XBron
- Hou in gedachten dat je zeer waarschijnlijk ook met de kopieermachine, scanner en printer moet kunnen omgaan (en problemen moet kunnen oplossen die je collega's ondervinden als ze met deze apparaten werken). Als je weet wat voor apparaten er bij jou gebruikt worden, duik dan in de handleidingen zodat je de meest voorkomende problemen kunt oplossen.
Er wordt op gerekend dat de receptionist te allen tijde achter zijn/haar bureau zit--het bedrijf krijgt een slechte naam als niemand de telefoon opneemt, of als de wachttijden erg lang zijn. Maak van betrouwbaar zijn je prioriteit--als je baas weet dat hij op je kan bouwen en dat je er altijd bent om te helpen maak je jezelf onmisbaar.^[3]XBron
Een belangrijk deel van receptionist zijn is het luisteren naar andere mensen-- aan de telefoon, als een klant een vraag stelt aan de balie, of wanneer er informatie aan je wordt doorgegeven. Als je goed kunt luisteren kun je efficiënter werken--je zult problemen makkelijker kunnen oplossen als je meteen begrijpt wat iemand aan je vraagt, en je kunt klanten beter doorverwijzen naar de afdeling waar ze geholpen kunnen worden.
5
Maak overal notities van. Als je baas je vraagt iets te doen, maak dan notities van de bijzonderheden. Als een klant belt, zorg dan dat je zijn informatie opschrijft (naam, contactgegevens, wat hij wil, enz.). Notities helpen je georganiseerd te blijven en herinneren je aan alle kleine dingen die op een dag voorbij komen. Schrijf je notities op in een notitieboekje of in een notebook en hou dat altijd bij je. Het zal je verbazen hoe nuttig dat is, vooral als je wilt weten wat die persoon die vijf uur geleden belde ook al weer wilde.
- Zorg dat je boodschappen in detail uitschrijft en dat je naleest wat je hebt geschreven. Herhaal de boodschap en/of de contactgegevens terwijl je het opschrijft zodat je zeker weet dat je de juiste informatie hebt.
6
Beantwoord de telefoon beleefd met een standaard begroeting, zoals "Goedemorgen, u spreekt met ____(jouw naam), van ____(naam van het bedrijf), waarmee kan ik u van dienst zijn?". Zorg dat de telefoon na één of twee keer overgaan wordt opgenomen. Het is niet goed om mensen langer dan een minuut in de wacht te zetten (dat is langer dan je misschien denkt).
- Luister goed naar de naam van de persoon waar degene die belt om vraagt. Herhaal het als je het zeker wilt weten. Vraag of de beller de naam kan spellen als het moeilijk te verstaan is.
- Verbind het gesprek netjes door met een standaard zin, zoals "Een momentje alstublieft, ik verbind u door met meneer Smit". Of als diegene in gesprek is: "Meneer Smit is op dit moment in gesprek. Wilt u even wachten of zal ik de boodschap doorgeven?". Bedank de beller beleefd en verbind het gesprek door.
Je moet misschien tekenen voor een levering. Zorg dat je handtekening leesbaar is. De bezorger heeft misschien aanwijzingen nodig waar hij het pakket moet neerleggen. Zorg dat je de juiste medewerkers contacteert voor zulke zaken.
Nadat de bezoeker heeft verteld wie hij is en naar wie hij op zoek is, leg je contact met die persoon en vertel je wie er is. Een standaard zin die je daarvoor kunt gebruiken is: "Meneer Smit, Mevrouw Jansen van XYZ b.v. is hier voor de afspraak van 2 uur". Probeer altijd een voor- en achternaam te geven, en het bedrijf dat diegene vertegenwoordigt. Het is handig om te vragen of hij/zij een afspraak heeft. Meneer Smit zal dan verdere instructies geven waar je de klant kunt laten wachten en hoe lang dat zal duren. Je kunt de bezoeker dan vertellen: "Meneer Smit komt er zo aan". Of: "Meneer Smit zegt dat hij een vergadering aan het afronden is en dat hij er over 5 minuten aan komt. Gaat u even zitten".
Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 2:

Representatief zijn

Pdf downloaden

1
Zorg dat je een positieve houding hebt. Zoals hierboven vermeld is de receptionist het visitekaartje van het bedrijf--jou zien klanten het eerst, en je beantwoordt vragen van mensen die niet naar het kantoor kunnen komen. Niemand wil door een zuur of chagrijnig gezicht worden begroet. Zorg dat je altijd een glimlach op je gezicht hebt en dat je een vrolijke persoonlijkheid hebt. Wees geduldig met lastige klanten, ook al werken ze je op je zenuwen. ^[4]XBron
- Zelfs al heb je een heel lastige klant, blijf jezelf eraan herinneren dat je een sterke, vrolijke persoonlijkheid hebt. Zeg tegen jezelf dat ze hun frustraties op jou botvieren, maar weet dat zolang jij je best doet om hen tegemoet te komen, jij niet degene bent die iets verkeerd doet. Het is beter om je kalmte te bewaren dan om te ontploffen.
2
Heb een begroeting klaar. Het is altijd belangrijk om klanten op een vriendelijke manier te begroeten. Zelfs als je even iets af moet maken voor je de klant kunt helpen, is het belangrijk hem/haar te groeten, zodat ze weten dat ze gezien zijn en dat ze zo geholpen zullen worden.
- Je kunt bijvoorbeeld groeten met: "Goedemorgen! Als u even gaat zitten kom ik zo bij u!".
Wees respectvol. Behandel iedereen alsof hij de belangrijkste persoon is die vandaag het kantoor binnen is gelopen. Dit is jouw werk - het kan niemand iets schelen dat je uren in de file hebt gestaan vanmorgen, of dat je net koffie over je nieuwe leren schoenen hebt gegooid. Laat persoonlijke beslommeringen thuis. Zorg dat de klant zich op zich gemak voelt en het fijn vindt om met jou te praten.
4
Kleed je representatief. Je vertegenwoordigt een bedrijf, dus moet je er netjes uitzien. Investeer in kleding die aansluit bij de bedrijfscultuur. Als je receptionist bent bij een specifiek soort zaak (bijvoorbeeld een kledingmerk) is het misschien goed om kleding te dragen van dat merk. Neig naar de conservatieve kant, behalve als je ergens werkt waar mode of andere factoren juist belangrijk zijn.
- Controleer of jouw bedrijf specifieke voorschriften heeft wat betreft kleding. Jouw bedrijf vindt formele bedrijfskleding misschien prima, maar onthou dat je je nooit te formeel kleedt (een joggingbroek wordt misschien niet gewaardeerd).
Advertentie

Tips

Hou persoonlijke dingen gescheiden van je werk. Dat betekent ook dat je geen persoonlijke gesprekken en e-mails afhandelt op je werk. De IT afdeling kan je computeractiviteiten volgen.
Wees aardig tegen managers, kijk of je hen kunt helpen als je even niets te doen hebt.
Onthou wie je salaris betaalt en wees altijd respectvol tegen hen.
Zoek iemand die de balie of telefoon in de gaten kan houden als je naar het toilet moet, als je gaat lunchen, vakantie hebt, enz. Op die manier zitten er geen boze mensen op je te wachten als je terug komt.
Vraag collega's of je ergens mee kunt helpen. Je kunt beter vrienden maken door te helpen dan vijanden door te klagen.
Post afhandelen is vaak ook onderdeel van je werk. Zoek op je eerste dag meteen uit waar het naar toe moet, wie het rondbrengt en wanneer.
Zorg dat je altijd bereid bent een nieuwe taak te leren. Veelzijdigheid kan je een hoop opleveren.
Schrijf boodschappen in tweevoud en geef een kopie aan degene voor wie de boodschap bedoeld is. Of gebruik een dagboek, daarin zijn dingen makkelijker terug te vinden, zeker als je een naam of telefoonnummer zoekt.

Advertentie

Waarschuwingen

Zeg nooit "Dat doe ik niet". Dan ben je snel je baan kwijt.
Doe niet net alsof je aardig bent. Mensen kijken daar dwars doorheen. Wees oprecht geïnteresseerd, beleefd en respectvol. Als je dit niet kunt moet je geen receptionist worden. Je haalt de reputatie van het bedrijf omlaag. Zoek dan liever een kantoorbaan waarbij je niet in het openbaar hoeft te komen.
Ga geen discussie aan met een klant of beller. Verwijs hem/haar door naar een meerdere.

Advertentie