Een telefonische vergadering houden

Met de toename van plaatsonafhankelijk werken en thuiswerken wordt telefonisch vergaderen, waarbij drie of meer mensen deelnemen aan hetzelfde telefoongesprek, steeds meer de norm. We laten je zien hoe je een telefonische vergadering (in het Engels: conference call) houdt.

Methode 1

Methode 1 van 2:

Gebruik je smartphone

Pdf downloaden

1
Bel een van de deelnemers aan de telefonische vergadering. Controleer in de instellingen van je telefoon of de optie ‘Wisselgesprek’ geactiveerd is. Vervolgens bel je de eerste deelnemer. Je doet dit op dezelfde manier als waarop je diegene normaal gesproken zou bellen, dus vanuit je contactenlijst of eenvoudigweg door het nummer in te tikken.
- Zodra het telefoongesprek tot stand gekomen is, tik je op ‘Voeg toe’. Degene die jij als eerste belde wordt hierdoor in de wacht gezet.
Ook dit doe je zoals je gewend bent, via je contactenlijst of door het nummer in te tikken.
3
Tik op ‘Voeg samen’. Hiermee wordt degene die je als tweede belde, toegevoegd aan het telefoongesprek dat je als eerste opzette.
- Je kunt op deze manier nog meer mensen toevoegen. Hoeveel is afhankelijk van je aanbieder. Meestal is het maximum aantal deelnemers vijf.
- Deze werkwijze is van toepassing op de iPhones van Apple. Ook op veel andere telefoons werkt het op deze manier, al kunnen menu-opties een iets andere naam hebben.
Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 2:

Vind een aanbieder van telefonische vergaderingen

Pdf downloaden

1
Vind de juiste aanbieder. Via bedrijven als Skype en KPN kun je telefonische vergaderingen organiseren voor meerdere deelnemers. Ook videovergaderingen zijn vaak mogelijk. Afhankelijk van wat je nodig hebt, varieert de prijs van deze dienst van gratis tot enkele honderden euro’s per jaar.
- Afhankelijk van de aanbieder kun je betalen per telefonische vergadering (waarbij het tarief afhankelijk is van hoeveel mensen deelnemen, hoe lang de vergadering duurt, enzovoorts) of een vast tarief betalen, waarbij je onbeperkt telefonische vergaderingen kunt houden.
- Normaal gesproken betaalt alleen de partij die de dienst initieert. Wel betalen de deelnemers vaak de reguliere belkosten als zij via een telefoonnummer inbellen.
- Bij sommige aanbieders is het nodig om apparatuur te kopen of internationaal te bellen, maar er zijn ook aanbieders waarbij je gebruik kunt maken van je eigen telefoon of computer, en naar een lokaal nummer belt.
- Weeg af of je wilt dat de deelnemers een gratis nummer kunnen bellen (in dat geval zullen de kosten voor jou als organisator waarschijnlijk hoger zijn) of dat de deelnemers moeten betalen voor het gesprek.
- Bij sommige aanbieders kun je aan de telefonische vergadering een web-optie toevoegen, waardoor alle deelnemers op hun scherm hetzelfde document of dezelfde presentatie kunnen zien. Als dit niet als optie aangeboden wordt, kun je er als alternatief voor kiezen om het betreffende document of een internetadres vooraf naar de deelnemers te mailen, zodat zij het document zelf kunnen openen terwijl ze in de telefonische vergadering zitten.
2
Verzamel alle informatie die de deelnemers nodig hebben om in te bellen. Vaak is dat een telefoonnummer en een toegangscode.
- Test de verbinding van tevoren als je het betreffende systeem niet eerder gebruikt hebt.
Het kan verleidelijk zijn om de telefonische vergadering op kantoor achter je bureau te doen, of thuis aan de keukentafel. Zorg echter dat je een rustige plek hebt om te bellen. Rumoerige collega’s of de hond kunnen erg afleiden. Hou er rekening mee dat de andere deelnemers jouw achtergrondgeluiden kunnen horen.
Zorg dat je op tijd ingebeld bent. Als je de voorzitter bent, bel dan enkele minuten van tevoren in als dat mogelijk is. Bij sommige aanbieders kun je pas inbellen op het ingeplande tijdstip. Bij andere kunnen de deelnemers elkaar pas horen op het moment dat de voorzitter met een aparte toegangscode ingebeld heeft.
Advertentie

Tips

Probeer zo min mogelijk met papieren te schuiven of te typen, om achtergrondgeluid tot een minimum te beperken.
Zet je microfoon uit (‘Geluid uit’ of ‘Mute’) wanneer je niet aan het woord bent of als je moet niezen.
Kauw geen kauwgom en eet niet terwijl je deelneemt aan een telefonische vergadering.

Advertentie

Waarschuwingen

Als er deelnemers zijn die in willen bellen vanuit het buitenland, controleer dan van tevoren of zij vanuit het buitenland deel kunnen nemen.
Controleer vooraf welke tarieven in rekening gebracht worden bij de organisator en bij de deelnemers aan de telefonische vergadering, om te voorkomen dat je voor verrassingen komt te staan.
Als je aanbieders van telefonische vergaderingen vergelijkt, kijk dan goed naar mogelijke verborgen kosten en of een minimale afname vereist is.

Advertentie