物事を計画的に行う方法と整理整頓方法

ほとんどの人は、物事が無秩序な状態を好まないものです。物事を計画的に行うことや整理整頓には時間を要しますが、コツをつかめば生活がずっと楽になるはずです。本当にきちんとした生活を送るには、空間を整理整頓すると同時に時間も管理し、約束事や仕事全てを把握しておく必要があります。また、秩序ある状態で仕事をこなすと効率的になる上に、短時間で多くのことを済ませることができます。予定管理や整理整頓をすると、ストレスや不安が軽減され、自分の日々の行動管理ができていると実感できるでしょう。

方法 1

方法 1 の 3:

時間を管理する

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重要な日程をカレンダーに書き込む　カレンダーを用意し、台所、ベッドのそば、書斎など、毎日目につく場所に貼っておきましょう。また、パソコンのデスクトップにカレンダーを貼りつけたり、スマートフォン用のカレンダーアプリを使うこともできます。締切日、約束事、会議などの重要な日程全てをカレンダーに書き込みましょう。時間の管理をしやすくするため、定期的に更新しましょう。^{[1]X出典文献}
- 朝一番や夜寝る前など、カレンダーを毎日確認する習慣をつけましょう。
- 優先順位によってカレンダーを色分けしましょう。例えば、大事な日程には赤色、それほど重要でない日程には黄色を使うなどして目立つようにしましょう。
- スマートフォンのカレンダーアプリを使う場合は、重要な日程の数日前もしくは数時間前にリマインダー（予定通知機能）を設定して、その日程を忘れないようにしましょう。他にもYahoo!カレンダー、Lifebearカレンダー、Googleカレンダーなどのスマートフォン用のスケジュール管理アプリがありますので利用してみましょう。^{[2]X出典文献}
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手帳を使う　手帳を使うのも、時間を管理するには良い方法です。週を日ごとに分けて、各日の約束事や会議予定を書き込むことができます。特に一日を通して仕事が多い時には便利です。こなすべき仕事全てを時間ごとに手帳に書き込みましょう。一日の始めに手帳を確認すると自分の予定を把握することができ、時間の管理がしやすくなります。^{[3]X出典文献}
- 例えば、午前中に会議、午後に顧客への電話、夜に仕事の締切、などの内容を書き込みましょう。
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やることリスト（ToDoリスト）を作成する　物事を計画的に行うには、やることリストを作成しましょう。短期間用のやることリストと長期間用のやることリストを作成しましょう。ホワイトボードにやることリストを書きこみ、台所や寝室などの目につくところに置きましょう。達成するごとに項目を消していくと、生産性が高く感じられ、リスト中の他の項目に対するやる気がさらに出てくるでしょう。^{[4]X出典文献}
- やることリストをパソコン上で保管したい場合はスプレッドシートを作成し、やることリストとして使いましょう。スプレッドシートはデスクトップ画面に保存すると、それを見ながら項目を達成するごとに消していくことができます。
- 例えば、短期用のやることリストには、翌日までの仕事を終わらせる、部屋の掃除、その週の備品発注などの内容を書きましょう。長期用のやることリストには、1ヶ月後の大学願書提出、アラビア語の習得、旅行の計画などを書きましょう。
専門家情報
Annie Lin, MBA
ライフ・キャリアコーチ
アニー・リンはマンハッタンを拠点にライフコーチングとキャリアコーチングを提供している会社「New York Life Coaching」の設立者です。東洋医学と西洋医学の伝統的な英知に根差したホリスティック医学的アプローチを用い、今や引っ張りだこのパーソナルコーチです。その業績は Elle Magazine、NBC News、New York Magazine、BBC World Newsで取り上げられました。オックスフォード・ブルックス大学にて経営学修士号を取得。また、総合コーチング認定資格を取得できる「New York Life Coaching Institute」を設立しました。詳しくはこちらのウェブサイトへ。 https://newyorklifecoaching.com
Annie Lin, MBA
ライフ・キャリアコーチ
自分の目標を全て書き出し、集中力を保ちましょう。1日、1週間、1ヶ月、3ヶ月、1年ごとの目標を書き、それらをどう達成していくか計画するとよいでしょう。
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物事を計画的に行うことに対して、自分にご褒美を与える　時間や予定管理に対してさらにやる気がでるように、やることリストの項目を消したら、お気に入りのレストランでの昼食や、おいしい焼き菓子などで自分にご褒美をあげましょう。また、カレンダーや手帳の中の項目を早めに達成できた場合には、5分間休憩をとったり散歩に行くのもよいでしょう。^{[5]X出典文献}
- お気に入りのテレビゲームやテレビ番組など、楽しめてリラックスできることで自分にご褒美をあげるのもよいでしょう。その日の必要な仕事を達成した時にだけ、このようなご褒美をあげましょう。
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方法 2

方法 2 の 3:

時間や予定が管理された状態で仕事をする

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日課を立てる　物事を計画的に行うために、日課を立てましょう。重要性によって各業務をリスト化し、達成するごとに消していきましょう。最初に重要性が最も高い業務、続いて重要性が低い業務を書き込みましょう。こうすると、学校でも職場にいる場合でも、毎日物事を計画的に実践している実感が湧くでしょう。^{[6]X出典文献}
- 仕事をリスト化する際、業務を終わらせる、子供の昼食を用意する、というような内容を一番先に書き入れましょう。次に、メールを読む、最新のニュースを確認するなどの予定を追加し、その後に午後や夜の他の仕事を書き入れましょう。
専門家情報
Annie Lin, MBA
ライフ・キャリアコーチ
アニー・リンはマンハッタンを拠点にライフコーチングとキャリアコーチングを提供している会社「New York Life Coaching」の設立者です。東洋医学と西洋医学の伝統的な英知に根差したホリスティック医学的アプローチを用い、今や引っ張りだこのパーソナルコーチです。その業績は Elle Magazine、NBC News、New York Magazine、BBC World Newsで取り上げられました。オックスフォード・ブルックス大学にて経営学修士号を取得。また、総合コーチング認定資格を取得できる「New York Life Coaching Institute」を設立しました。詳しくはこちらのウェブサイトへ。 https://newyorklifecoaching.com
Annie Lin, MBA
ライフ・キャリアコーチ
日々同じスケジュールに沿って行動するようにしましょう。習慣的に行うことで、物事をうまく管理できるようになります。また、心にも余裕ができるので、創造性に富んだ仕事ができるでしょう。
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職場での一日の中で、休憩を予定に入れる　必要な業務を全てこなすことは大事ですが、短い休憩を確保することも必要です。業務をいくつかこなす度に5分間休憩を入れ、足を伸ばしたり少し散歩したり、軽い運動をしましょう。休憩時間にコーヒーを飲んだり、軽食を取ったりするのもよいでしょう。^{[7]X出典文献}
- その日の業務量が特別多い時に休憩をとると、働き過ぎや疲れ果てることはないでしょう。どうしても多忙な場合は、連続して何時間も働き続けることがないように、一日に最低一回は休憩をとりましょう。
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マルチタスクをする（同時に複数の仕事をこなす）　さらに計画的に仕事をするため、数件の業務を同時に交互にこなしてマルチタスクをする方法もあります。マルチタスクをすると、短時間で複数のことを片付けられます。複数の仕事を同時に遂行できれば、仕事の多さに圧倒されたりストレスを感じることが減るため、さらに物事を計画的に進めることができるでしょう。^{[8]X出典文献}
- 例えば、お茶を入れるためにポットを沸かし始めたら、お湯が沸くまでの間に洗濯済みのタオルをたたみ、メールを送信し、洗濯機に洗濯物を入れましょう。もしくは、職場のパソコンでダウンロードを設定してからダウンロードが終了するまでの間に、事務処理をしたり他の業務を進めましょう。
- マルチタスクをすると一度にひとつのことに集中する能力が低下する可能性があると示す研究もあることに留意しましょう。
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必要に応じて仕事を他の人に任せる　すべきことが多い時は、可能な範囲で仕事を他の人に任せましょう。職場の同僚や家族に仕事を依頼するのもよいでしょう。仕事を人に任せると一日が効率的に進み、時間や予定管理がうまくできるでしょう。
- 例えば、家の雑用を子供や家族に任せ、自分だけが掃除や家事をすることがないようにしましょう。または、時間に余裕のある同僚か、一時間だけでも空き時間のある同僚に仕事を依頼すると、その日に自分がすべき業務全てを終わらせることができるでしょう。
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方法 3

方法 3 の 3:

空間を整理整頓する

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寝室を整理整頓する　自分の空間を整理整頓するには、まず寝室に集中することから始めましょう。寝室にある所有物をひとつずつ確認し、もう使っていない不要品を処分できるかを判断しましょう。寝室にある無駄なものを減らして片付けると整理整頓ができている実感が湧くでしょう。使うものだけを残すようにしましょう。^{[9]X出典文献}
- 寝室の本棚には本がぎっしり並んでいる場合もあるでしょう。本に目を通してもう読まなくなった不要な本を箱に詰めましょう。今後おそらく読むことはないと思う本も、できる限り処分しましょう。箱に詰めた本はチャリティー団体に寄付し、部屋から本を処分しましょう。
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自宅の書斎と机を整理整頓する　自宅に仕事場がある場合、その場所を整理整頓して状態を維持しましょう。机にある書類や請求書類全てに目を通しましょう。これらの書類をファイルに入れるか、書類整理棚に置きましょう。紙の記録（ハードコピー）として保管する必要のない紙類は処分しましょう。事務用品は引き出しか棚にしまい、ペンや鉛筆類はペン立てに入れましょう。^{[10]X出典文献}
- 頻繁に使うものは作業空間の近くに置き、手の届く範囲に保管しましょう。例えば仕事場でホッチキスを頻繁に使う場合は、机の一番上の引き出しに入れて手の届く範囲に保管すると、ホッチキスの置き場所を常に把握しておくことができます。
- 仕事場の電気コードは、ジップタイ（電気コードをまとめる紐のようなもの）でまとめましょう。からまりにくくなり、乱雑になるのを防ぎます。
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台所を整理整頓する　台所は、家の中で最もよく使われる場所のひとつです。台所用品にひとつずつ目を通し、使わなくなったものは寄付するなどして、台所を整理しましょう。破損している台所用品や古くなった調理器具などは処分しましょう。不要なものを捨ててから、残すものをどう整理すべきかを考えましょう。^{[11]X出典文献}
- 関連のあるものをまとめ、引き出しか食器棚に入れましょう。全てのコーヒーカップあるいは全調理器具類をそれぞれ一カ所に片付けましょう。
- できる限り台所カウンター上は物がない状態を保ち、頻繁に使う大きいまな板や電気ケトルだけを置いておくようにしましょう。
- ものによっては分類するだけでなく、配置や順番が重要になります。スパイスのように頻繁に使う特殊なものは、カウンターの上のスパイスラックなど、便利で取りやすい場所に置くとよいでしょう。
- 食品などの傷みやすいものは、先入れ先出し原則に沿って消費しましょう。日持ちがしない缶詰などは、古いものから食器棚や貯蔵室の手前側に入れましょう。
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洋服タンスを整理整頓する　洋服タンスは乱雑になりがちです。服を多く所有している場合はなおさらです。手持ちの洋服を確認し、着なくなった服は処分して洋服タンスを整理しましょう。一年間着なかった洋服は、処分してもよいはずです。洋服を分類し、ひとつの棚にジーンズを全て、洋服タンスの中の同じ場所に全てのジャケットをかけるようにしましょう。^{[12]X出典文献}
- 洋服タンスの中ですぐ手に取れる洋服を着回すと、違う洋服が着られる上に、それぞれの服を無駄なく最大限に活かすことができます。
- 全ての靴をまとめて保管しましょう。靴入れかラベル付きの箱に入れるとよいでしょう。こうすると、各靴をまとめて見ることができ、洋服タンスの中にあるものを確実に把握できます。
- 洋服タンスをきれいに維持するのが難しい場合は、クローゼットオーガナイザー（仕切りや箱など）を購入し、服の仕分けをしましょう。
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定期的に空間をきれいにする　整理整頓された状態を維持するには、寝室、書斎、机、台所、洋服タンスを定期的に片付けましょう。片付ける日を週に一度決めて、これらの場所をきれいに片付けましょう。こうすると、自宅の各場所でたまりがちな不用品を減らすことができ、整理整頓状態を維持するために各空間の各場所で決めた自分のやり方を継続しやすくなるでしょう。
- 整理された状態を保つため、一週間を通して定期的に各空間を片付けるのもよいでしょう。一日一回、家の中の埃を軽くはらいましょう。不要な書類や領収書をため込んで場所を無駄にするより、すぐに処分したほうがよいでしょう。
- 毎週家を片付けるのはよいことです。すぐに家が散らかってしまう場合は、より頻繁に片付けをしましょう。
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ポイント

空間を整理整頓すると、ストレスや不安感を軽減することができます。^{[13]X出典文献} 何からはじめればよいかわからない時は、少し時間をおいてから片付け始めるとよいでしょう。
問題が散在して困り果てたときは、気持ちを落ち着かせて本来の問題が何かを明らかにしましょう。頭で考えたり心配したりするよりも、実際に紙に書き出してみるとよいでしょう。
ガレージも整理整頓すべき場所のひとつです。