Come Spedire un Fax

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In questo Articolo:

Usare un Fax

Spedire un Fax con un Computer

Usare un Cellulare o un Tablet

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Riferimenti

Anche se oggi i fax sono meno comuni di quanto lo erano un tempo, potresti comunque aver bisogno di inviarne uno di tanto in tanto. Ci sono ancora buoni motivi per spedire un fax, in particolare se stai inviando un contratto o se il destinatario non ha la tecnologia o le attrezzature necessarie per trasmettere documenti in altro modo. Fortunatamente, puoi mandare un fax usando un dispositivo specifico, un computer o persino uno smartphone.

Passaggi

Metodo 1

Metodo 1 di 3:

Usare un Fax

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   Prepara il fax. Per inviare e ricevere fax usando un dispositivo specifico, devi assicurarti che l'apparecchio sia collegato alla corrente e alla linea telefonica domestica.

   • Se prevedi di usare spesso il fax è meglio utilizzare una linea telefonica dedicata, perché non sarai in grado di usare il fax e il telefono allo stesso tempo.
   • Dovresti anche controllare che il fax sia provvisto di toner e fogli per stampare le comunicazioni in ingresso.
   • Se non hai un fax a casa o in ufficio, potresti riuscire a inviare i tuoi documenti gratuitamente dalla biblioteca locale. In alternativa, puoi inviare fax a pagamento in molti uffici di spedizione. Queste sono le opzioni migliori se non ti capita spesso di spedire fax.
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   Modifica le impostazioni. Tutti i dispositivi in grado di inviare fax sono diversi, ma di solito si ha la possibilità di configurarli. Leggi il manuale d'uso per imparare le caratteristiche specifiche dell'apparecchio che userai.

   • Se vuoi avere la certezza che il tuo fax sia stato trasmesso con successo, attiva la pagina di conferma. Con questa opzione, il dispositivo stamperà una pagina ogni volta che invii un fax, comunicandoti se è stato trasmesso con successo oppure no.
   • Puoi anche impostare l'intestazione per i tuoi fax, cioè una riga di testo che compare in alto in tutti i documenti che spedisci. Di solito contiene informazioni di base sul mittente del fax.
   • Se hai intenzione di ricevere i fax, puoi scegliere tra la modalità di ricezione automatica e quella manuale. Nel secondo caso, dovrai accettare tutti i fax in entrata.
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   Raccogli i tuoi documenti. Usando gli originali e non fotocopie il destinatario riceverà documenti più chiari e facili da leggere.

   • Aggiungi una copertina prima delle pagine che spedirai. La copertina dovrebbe contenere informazioni come nome e numero di fax del mittente, nome e numero di fax del destinatario, la data e il numero di pagine trasmesse.
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   Metti i documenti nell'apparecchio. Molti dispositivi hanno un caricatore per la carta e un ripiano per le scansioni. Se devi trasmettere una sola pagina, mettila dove preferisci. Se invece ne spedirai molte, di solito il caricatore automatico per i fogli è l'opzione migliore.

   • Quando usi il caricatore per la carta, puoi mettere tutte le pagine insieme. Sull'apparecchio dovrebbe essere presente un'icona che indica in quale direzione i fogli saranno inseriti nel dispositivo. In alcuni casi avrai l'opzione di fare scansioni fronte-retro, quindi controlla sul manuale se anche il tuo fax possiede questa funzionalità.
   • Quando usi lo scanner, alza il coperchio del dispositivo e metti il documento a faccia in giù sul vetro. Assicurati di allinearlo con i segni indicati sullo schermo e chiudi il coperchio prima di continuare.
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   Inserisci il numero di fax. Assicurati di includere il prefisso locale, quello internazionale e tutte le cifre da comporre. Dovresti scrivere il numero esattamente come faresti per una telefonata.
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   Premi il pulsante di invio. Dopo pochi secondi, sentirai che il dispositivo inizia a trasmettere il fax e che i fogli vengono caricati all'interno.

   • Il pulsante del tuo apparecchio può indicare "Vai" o "Fax" invece di "Invio".
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   Cerca il messaggio di conferma. Alcuni dispositivi visualizzano un messaggio sullo schermo per comunicare che il fax è stato trasmesso con successo. Se hai configurato le impostazioni in modo da ricevere una conferma stampata, l'apparecchio stamperà una pagina con i dettagli sullo stato del fax.
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Metodo 2

Metodo 2 di 3:

Spedire un Fax con un Computer

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   Scegli un programma. Quando spedisci un fax da un computer, hai la possibilità di usare applicazioni installate sul sistema o servizi via internet.

   • Alcuni sistemi operativi hanno applicazioni integrate in grado di spedire fax. Per esempio, Windows 7 ha uno strumento chiamato Fax e Scanner che consente di inviare fax senza possedere un dispositivo specifico.
   • Per utilizzare un programma del computer, dovrai connettere il sistema alla linea telefonica. Se non puoi farlo, prova a usare un servizio online.
   • Su internet esistono molti servizi disponibili, inclusi MyFax, eFax e FaxZero. Alcuni sono gratuiti, altri richiedono un abbonamento o un pagamento per singolo fax.
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   Apri il programma e crea un nuovo fax. Tutte le applicazioni sono diverse, ma dovresti vedere l'opzione "Crea nuovo fax" o simile.
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   Allega i documenti. Per spedire via fax dei documenti usando il computer, devi allegarli al messaggio. Dovresti vedere il pulsante "Carica documenti" o qualcosa di simile.

   • Se hai a disposizione i documenti in formato elettronico, puoi cercarli sul computer e allegarli al tuo messaggio.
   • Se devi spedire documenti in formato cartaceo, devi digitalizzarli usando uno scanner. Se non hai uno scanner, puoi scattare una foto ai fogli e inviarla per e-mail o caricarla direttamente sul computer.
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   Inserisci il numero di fax e un messaggio. Scrivi un breve messaggio per il destinatario nel campo a tua disposizione sullo schermo, come faresti per inviare un'e-mail. Questo servirà da copertina, quindi non avrai bisogno di allegare un foglio separato. Inoltre, dovrai inserire il numero di fax del destinatario nel campo A.

   • Il programma può chiederti di inserire un codice di conferma per provare che non sei un robot.
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   Premi Invio. Una volta allegati i documenti, scritto il messaggio e inserito il numero di fax del destinatario, premi il pulsante di invio e avrai finito.
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Metodo 3

Metodo 3 di 3:

Usare un Cellulare o un Tablet

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   Scarica un'app. Ci sono molte app disponibili per telefoni e tablet in grado di spedire fax come faresti da un computer. Alcune sono gratuite e altre a pagamento. Le più usate includono Files Anywhere, Fax Burner e JotNot Fax.

   • Alcune applicazioni forniscono un numero di fax temporaneo e quindi non sono soluzioni ideali se hai intenzione di spedire e ricevere fax frequentemente.
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   Apri l'app e scegli i documenti. Una volta aperta l'applicazione sul tuo dispositivo mobile, ti verrà chiesto di creare un nuovo fax. La prima cosa da fare è selezionare il documento da spedire.

   • Se il documento è salvato localmente sul tuo dispositivo, tra le e-mail o su un servizio di archiviazione in cloud, come DropBox, dovresti riuscire a trovarlo e a caricarlo direttamente dall'app.
   • Se hai un documento in formato cartaceo, puoi scattargli una foto con il telefono o con il tablet e allegarla al messaggio.
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   Inserisci il numero di fax e un messaggio. Scrivi un messaggio al tuo destinatario, come faresti se volessi inviare un fax dal computer. Assicurati di inserire il numero del destinatario nel campo A del messaggio.
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   Premi Invio. Una volta allegati i documenti, scritto il messaggio e inserito il numero di fax del destinatario, premi il pulsante di invio e il fax verrà spedito.
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Consigli

• Se vuoi spedire fax da casa o dall'ufficio senza scaricare programmi, caricare i documenti su un sito web o comprare un apparecchio specifico, acquista una stampante all-in-one. Ti servirà comunque la connessione alla linea telefonica.
• Se hai un account con un servizio di fax via internet, come RingCentral o eFax, puoi usarlo per spedire i fax direttamente da Gmail. Ti basta inserire il numero di fax che desideri, seguito da @nomedominio.com nel campo A. Per esempio, se usi eFax, scrivi [email protected].
• Gli apparecchi che inviano e ricevono fax in alcuni casi si inceppano e le pagine si incollano. In questo caso, devi spedire nuovamente i documenti.

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