Come Richiedere la Copia di un Contratto

Se hai intenzione di acquistare un servizio via cavo, di iniziare un nuovo lavoro o di accendere un mutuo, dovrai firmare un contratto. Dopo la stipulazione del contratto, dovresti ottenerne una copia con le firme di tutti i contraenti. Se non hai ricevuto la tua copia, o è stata smarrita, segui i passaggi di questo articolo per richiederne una.

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Richiedere la Copia di un Contratto

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Stabilisci chi ha il contratto. In alcuni casi, ad esempio in un contratto per la vendita privata di oggetti personali, l'altra parte del contratto dovrebbe averne una copia. Tuttavia, se si tratta di un contratto di lavoro o il contratto di vendita con una grande azienda, stabilire con precisione chi ha il contratto può essere più difficile. Di seguito sono elencate alcune linee guida per stabilire chi ha il contratto.
- Se l'altra parte del contratto è una persona fisica, questi dovrebbe avere l'accordo originale con entrambe le firme.
- Se la controparte è un'azienda o un'organizzazione, devi trovare la persona incaricata all'interno dell'organizzazione. Se l'azienda ha una sezione Risorse Umane (“HR“) o un Ufficio Legale, puoi trovare facilmente il contratto originale. Se non ci sono questi uffici, o non riesci a individuare il loro numero di telefono, semplicemente chiama il numero generale della società e chiedi quale ufficio conserva le copie dei contratti aziendali stipulati.
- Quando un avvocato redige un documento legale, di solito ha sempre una copia e a volte l'originale. Se l'avvocato della controparte ha il contratto, dovrebbe essere in grado di fornirtene una copia, perché eri una parte nell'accordo.
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Decidi che tipo di richiesta è più appropriato. Il tipo di richiesta dipenderà dal soggetto cui la stessa è diretta. Ad esempio, se conosci personalmente il contraente che ha il contratto, una telefonata può essere più appropriata, mentre una richiesta rivolta a una grande azienda può richiedere una lettera formale. Segui le linee guida qui sotto per decidere che tipo di richiesta è più appropriato.
- Telefono. Per molte richieste di contratto, telefonare direttamente alla persona che possiede il contratto è la soluzione migliore. Se conosci la persona che ha il contratto, telefonagli in ufficio per raggiungerla, o fai la stessa cosa se ti ha dato il numero di casa o del cellulare; una richiesta telefonica, in questo caso, può essere più appropriata.
- E-mail. Se non sei in grado di raggiungere telefonicamente la persona che ha il contratto, o non hai un suo numero diretto, potresti inviare una e-mail chiedendo una copia del contratto.
- Lettera. Se si tratta di un ente governativo, di un’azienda pubblica o di una grande azienda, potresti scrivere una lettera formale per richiedere la copia del contratto.
- Di persona. Se l'e-mail, il telefono o la lettera di richiesta non hanno successo, potresti recarti di persona per richiedere una copia del contratto. Se la persona accetta appuntamenti, chiama e prendine uno. In caso contrario, recati presso l’ufficio o la sede dell’attività e preparati ad aspettare fino a quando non sono liberi di riceverti.
- Online. Secondo il tipo di contratto, è possibile richiedere una copia online compilando un semplice modulo di richiesta.
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Prepara la tua richiesta. Come farla, dipenderà dal tipo di richiesta e dal soggetto al quale stai richiedendo il contratto.
- A telefono/di persona. Prendi tutte le informazioni del contratto che sei in grado di raccogliere. Ad esempio il nome dei contraenti, la data in cui il contratto è stato firmato e l’oggetto del contratto sono indispensabili per trovare il contratto. Tieni a disposizione queste informazioni quando telefoni o ti rechi di persona.
- E-mail. Scrivi un’e-mail formale, fornendo quante più informazioni è possibile riguardo al contratto. L’oggetto del contratto e la data di stipulazione aiuteranno a trovarlo. Chiedi che una copia firmata ti sia spedita o inviata per posta elettronica e fornisci il tuo indirizzo postale o l’indirizzo di posta elettronica.
- Lettera. Scrivi una lettera formale, richiedendo che una copia del contratto ti sia spedita. Fornisci il tuo indirizzo postale e quante più informazioni possibili riguardo al contratto. L’oggetto del contratto e la data in cui fu firmato aiuteranno a trovarlo.
Telefona, recati di persona, invia un’e-mail o una lettera per posta. Quando s’invia una lettera o un'e-mail, potrebbe essere utile un metodo di consegna, che ti permetterà di stabilire il ricevimento da parte del destinatario, attraverso la posta elettronica certificata o la conferma di recapito di posta elettronica, ad esempio.
Se non ricevi una risposta entro 10 giorni, telefona e chiedi se ci sono altre informazioni che è possibile fornire, al fine di accelerare il processo. Potresti anche chiedere quanto tempo ci vorrà per ricevere il contratto.
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Scrivi una lettera di richiesta. Se non ricevi una copia del contratto entro pochi giorni dalla telefonata, scrivi una lettera formale richiedendo una copia del contratto e chiedendo una risposta entro 10 giorni. Quando scrivi una lettera di richiesta:
- Descrivi il contratto con tutti i particolari possibili al fine di garantire che il mittente non abbia dubbi su quale contratto ti occorre. Dai i nomi dei contraenti, l'oggetto del contratto e la data in cui è stato stipulato, o firmato.
- Fornisci istruzioni specifiche su come ottemperare alla tua richiesta. Ad esempio, “per favore speditemi una copia del contratto al seguente indirizzo“ e dai il tuo indirizzo, oppure si prega di lasciare una copia del contratto presso la mia segreteria, oppure dai il tuo indirizzo e-mail e scrivi “si prega di trasmettere via e-mail una copia del contratto al seguente indirizzo di posta elettronica“.
- Indica una data esatta o il periodo in cui dovrebbe essere fornita la copia del contratto, 10 giorni, o il 1° settembre 2012 per esempio.
- Indica cosa intendi fare se non riescono a esaudire la tua richiesta e a farti avere una copia del contratto. Ad esempio, “se non ricevo quanto richiesto entro la data specificata, sarò costretto a rivolgermi a un avvocato e a promuovere un’azione legale“.
Se tutti i tentativi non hanno successo e ti ritrovi ancora senza una copia del contratto, assumi un avvocato. Si possono intraprendere azioni legali che costringeranno l'altra parte a produrre il contratto per tua verifica. Spesso, ricevere una lettera di messa in mora da parte di un avvocato è solo ciò che occorre per costringere la controparte a esaudire semplici richieste, come ad esempio trasmettere la copia di un contratto.
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Consigli

Ottieni conferma della consegna della tua lettera di richiesta. Usa un servizio in grado di tenere traccia della spedizione e dell’avvenuta consegna anche senza firma di ricevimento da parte del destinatario.

Avvertenze

Non fare minacce cui non intendi dare seguito. Minacciare di prendere provvedimenti, che non sono legalmente autorizzati, o che non intendi realmente prendere, può essere controproducente.