Cara Meminta Surat Rekomendasi kepada Atasan

Unduh PDF

Unduh PDF

Dalam Artikel Ini:

Menggunakan Pendekatan yang Tepat

Meminta Surat Rekomendasi

Meningkatkan Kemungkinan untuk Menerima Rekomendasi yang Bermanfaat

Artikel Terkait

Referensi

Meminta surat rekomendasi kepada atasan bisa saja terasa mudah, bisa pula tidak, tergantung alasan di baliknya. Sebagian besar supervisor tidak keberatan memberikannya jika surat tersebut tidak digunakan oleh karyawannya untuk melamar pekerjaan baru. Dengan kata lain, jika Anda membutuhkan surat rekomendasi dari kantor untuk membeli rumah atau mendaftarkan diri sebagai sukarelawan, kemungkinan besar atasan akan dengan senang hati memberikannya. Namun, jika surat rekomendasi tersebut Anda perlukan untuk melamar pekerjaan baru di tempat lain, kemungkinan besar atasan tidak akan serta-merta memberikannya. Oleh karena itu, apa pun tujuan Anda, pastikan atasan memahami konteks surat dengan jelas dan memiliki waktu yang cukup, sedikitnya dua bulan penuh, untuk menulis surat tersebut.

Langkah

Bagian 1

Bagian 1 dari 3:

Menggunakan Pendekatan yang Tepat

Unduh PDF

1. 
   1
   Mintalah surat rekomendasi dari jauh-jauh hari. Kemungkinan besar, atasan Anda selalu sibuk sehingga akan menolak dengan tegas jika hanya diberi waktu beberapa hari untuk membuat surat rekomendasi. Oleh karena itu, ajukan permintaan Anda setidaknya dua hingga tiga bulan sebelum surat tersebut diperlukan. Dengan demikian, atasan memiliki waktu yang cukup banyak untuk menganalisis kinerja Anda selama ini sehingga mampu menulis surat rekomendasi yang bermanfaat.

   • Jika surat tersebut Anda perlukan untuk melamar pekerjaan di perusahaan lain, cobalah memintanya dalam waktu hingga enam bulan sebelumnya. Dengan demikian, atasan memiliki waktu yang cukup banyak untuk mencari pengganti Anda.
2. 
   2
   Cari waktu yang tepat untuk menyampaikan permintaan tersebut. Meski sudah meminta surat rekomendasi dari jauh-jauh hari, sejatinya tetaplah tidak etis jika keinginan tersebut Anda sampaikan ketika atasan sedang terjebak dalam tenggat yang mepet, atau jika perusahaan sedang mengalami masalah dan mereka harus berfokus untuk mengatasinya. Oleh karena itu, pastikan permintaan Anda disampaikan ketika suasana kantor dan situasi atasan sedang cukup relaks.

   • Misalnya, jika Anda sedang mengerjakan suatu proyek, tunggulah hingga proyek tersebut benar-benar selesai. Dengan demikian, Anda memiliki peluang untuk menyampaikan betapa besarnya kontribusi dan upaya yang Anda berikan dalam proyek tersebut, bukan?
3. 
   3
   Ajak atasan untuk bertemu secara langsung. Mintalah waktu atasan untuk bertemu langsung dengan Anda dalam satu hingga dua minggu ke depan. Izinkan atasan untuk memilih jam dan tanggal yang paling cocok dengan jadwalnya. Jika dia menanyakan alasan di balik pertemuan tersebut, cukup berikan penjelasan singkat, seperti “Saya ingin mengajukan permintaan yang bersifat profesional, Pak/Bu.”

   • Langkah yang paling bijaksana adalah mengajukan permintaan secara langsung, terutama karena berkomunikasi melalui surel dapat terasa kurang personal atau menciptakan kesan berjarak. Namun, jika Anda atau atasan sedang berada di luar kota sampai dengan waktu yang tidak bisa ditentukan, atau jika surat tersebut Anda perlukan dalam waktu dekat, tidak perlu ragu memintanya melalui surel.
   Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 3:

Meminta Surat Rekomendasi

Unduh PDF

1. 
   1
   Sampaikan permintaan Anda dengan lugas dan jelas. Tidak perlu berbasa-basi! Jika berhasil menemui atasan secara langsung, berbicaralah dengan jelas dan percaya diri ketika memintanya menulis surat rekomendasi, menjelaskan tujuan surat, dan menyampaikan tenggat penulisan surat tersebut. Misalnya, Anda bisa berkata:

   • “Saya ingin mengambil program magister, Pak/Bu, dan program tersebut akan dimulai tahun depan. Saya tahu bahwa surat rekomendasi perusahaan memiliki bobot yang sangat tinggi dalam proses seleksi, dan oleh karena Bapak/Ibu sudah menjadi supervisor saya selama beberapa tahun, saya akan sangat berterima kasih jika Bapak/Ibu bersedia membuat surat tersebut untuk menunjukkan kekuatan positif saya sebagai karyawan selama ini.”
2. 
   2
   Sampaikan permintaan Anda dengan cara yang positif. Ingat, atasan mungkin akan merasa kecewa karena harus kehilangan satu orang karyawannya, terutama jika surat rekomendasi tersebut Anda perlukan untuk melamar pekerjaan di perusahaan lain. Oleh karena itu, jangan lupa mengemas permintaan Anda dalam sudut pandang yang positif. Misalnya, selalu ingatkan atasan mengenai seluruh kontribusi positif yang telah Anda berikan untuk perusahaan, dan tegaskan bahwa rekomendasi darinya dapat membantu meningkatkan jenjang karier Anda.

   • Ucapkan kalimat seperti, “Saya sangat menikmati momen 10 tahun bekerja di sini, Pak/Bu, dan selama itu pula saya merasa sudah memberikan kontribusi yang bermanfaat bagi perusahaan. Berangkat dari situ, saya memutuskan untuk meningkatkan karier dengan melamar posisi A di perusahaan XYZ. Apakah Bapak/Ibu bersedia menuliskan surat rekomendasi untuk membantu saya mengisi posisi baru tersebut?”
   KIAT PAKAR

   

   Amber Rosenberg, PCC

   Pelatih Karier

   Amber Rosenberg pelatih eksekutif, kehidupan, dan karier yang tinggal di Wilayah Teluk San Fransisco. Dia adalah pelatih dengan masa pengalaman lebih dari 20 tahun dan berlatar belakang dunia korporasi, perusahaan teknologi, dan lembaga nirlaba. Amber bekerja di Coaches Training Institute dan anggota International Coaching Federation (ICF).

   

   Amber Rosenberg, PCC
   Pelatih Karier

   Pertimbangkan untuk menggunakan LinkedIn alih-alih surat. Mulailah dengan memberikan rekomendasi profesional kepada atasan dan beberapa rekan kerja di LinkedIn. Kemungkinan besar, setelah itu atasan akan berbalik memberikan rekomendasi profesional kepada Anda, yang tentu saja bisa Anda gunakan sebagai surat rekomendasi. Dengan melakukannya, niscaya proses pencarian kerja Anda tetap konfidensial dan oleh karenanya, pekerjaan terkini berikut relasi Anda dengan atasan tetap akan terjaga dengan baik.
3. 
   3
   Jelaskan alasan di balik keputusan Anda untuk memilih atasan yang bersangkutan. Apa pun tujuan surat, atasan tetap perlu tahu alasan di balik keputusan Anda untuk memilih mereka. Oleh karena itu, ketika mengajukan permintaan, jangan lupa memberikan penjelasan yang spesifik, seperti:

   • “Saya merasa Bapak/Ibu sangat paham mengenai etika bekerja saya selama ini dan seberapa besar komitmen saya untuk menyelesaikan seluruh proyek dan tanggung jawab profesional yang diberikan.”
   • “Surat rekomendasi dari Bapak/Ibu dapat membantu calon atasan baru saya untuk menyadari bahwa selama ini, saya bisa bekerja sama dengan banyak orang dan mengikuti instruksi dengan baik.”
   Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 3:

Meningkatkan Kemungkinan untuk Menerima Rekomendasi yang Bermanfaat

Unduh PDF

1. 
   1
   Sediakan templat surat dasar. “Surat rekomendasi” mungkin akan terdengar sangat umum di telinga atasan. Oleh karena itu, untuk mempermudah pekerjaannya, dan agar Anda dapat menerima surat rekomendasi yang bermanfaat, cobalah menyediakan berbagai informasi spesifik yang sebaiknya ada di dalam surat. Jangan terkesan seolah-olah Anda sedang memuji diri sendiri atau membantu atasan menulis surat tersebut, ya! Alih-alih, cukup berikan templat dasar yang bisa mempermudah pekerjaan atasan dan sesuai dengan keinginan Anda. Misalnya, Anda bisa berkata:

   • “Saya akan sangat berterima kasih kalau Bapak/Ibu mau menyebutkan di awal surat bahwa kita sudah bekerja sama selama 10 tahun, sehingga orang yang membaca surat tersebut bisa memahami otoritas Bapak/Ibu dalam menulis surat itu.”
   • “Oleh karena surat ini saya perlukan untuk membeli rumah, akan sangat membantu jika Bapak/Ibu menyebutkan kemampuan saya untuk menjaga kebersihan di tempat kerja dan memenuhi tenggat pekerjaan.”
2. 
   2
   Pastikan atasan memberikan rekomendasi yang positif. Sekalipun atasan sudah setuju untuk membuatkan surat rekomendasi, tetaplah memastikan bahwa surat tersebut mampu mendeskripsikan kelebihan Anda sebagai kandidat istimewa untuk mengisi posisi yang dilamar, baik sebagai pekerja kantoran, pekerja sukarelawan, maupun calon pembeli rumah. Tentunya Anda tidak ingin menemukan informasi negatif yang dicantumkan oleh atasan setelah surat tersebut jadi, bukan?

   • Ucapkan kalimat seperti, “Saya hanya ingin memastikan bahwa surat yang Bapak/Ibu tulis dapat merepresentasikan kelebihan saya dan tidak mengandung informasi yang negatif.”
3. 
   3
   Sediakan berbagai dokumen yang diperlukan. Untuk menulis surat rekomendasi yang mendetail dan meyakinkan, tentu saja atasan memerlukan berbagai informasi tertulis terkait pencapaian profesional Anda selama ini. Oleh karena itu, jangan lupa menyediakan salinan resume atau daftar riwayat hidup Anda, portofolio karya terbaru, serta detail terkait posisi atau program yang ingin Anda lamar.

   • Bersiaplah pula untuk mencerahkan ingatan atasan terkait detail pekerjaan yang sudah Anda lakukan selama ini. Sebagian besar supervisor membawahi banyak karyawan sehingga perlu kembali diingatkan mengenai pencapaian spesifik masing-masing karyawannya selama ini.
4. 
   4
   Berikan kebebasan kepada atasan untuk menolak permintaan Anda. Meski sudah berusaha semaksimal mungkin, kemungkinan atasan untuk menolak permintaan Anda tetap ada dengan alasan yang tentunya bervariasi. Misalnya, atasan mungkin merasa kecewa karena Anda ingin mengundurkan diri dari perusahaan atau tidak puas dengan performa Anda di kantor. Meski boleh menanyakan alasan di balik penolakannya, jangan pernah memaksa atasan, dengan alasan apa pun, untuk menulis surat tersebut.

   • Jika atasan menyampaikan penolakannya, baik melalui surel maupun komunikasi langsung, tetaplah memberikan tanggapan yang sopan dan tidak menunjukkan kekesalan Anda.
   • Berikan tanggapan yang singkat dan lugas, seperti: “Saya memahami alasan Bapak/Ibu. Terima kasih karena sudah mempertimbangkan permintaan saya.”
   Iklan