Cara Membuat Presentasi PowerPoint yang Baik

PowerPoint adalah program yang merupakan bagian dari Microsoft Office dan digunakan untuk membuat presentasi. Anda bisa menggabungkan teks dan gambar untuk membuat presentasi yang menarik dan memotivasi. Namun demikian, kemampuan membuat presentasi ini seringkali diabaikan. Jika Anda merasa presentasi Anda perlu sedikit penyegaran, bacalah panduan berikut untuk mendapat beberapa ide yang membuat presentasi Anda semakin menarik.

Metode 1

Metode 1 dari 3:

Membuat Naratif

Unduh PDF

Sebelum Anda memulai, Anda harus menentukan pesan atau informasi utama Anda. Pesan ini harus berupa poin-poin inti yang mudah dipelajari dan akan didukung oleh informasi lain yang Anda kumpulkan. Jika Anda melakukan presentasi akademis, pesan ini sejenis dengan kalimat tesis, dan jika Anda melakukan prsentasi bisnis, pesan ini berupa produk atau layanan yang Anda promosikan atau Anda dukung.
Setelah Anda mengetahui pesan inti yang akan Anda sampaikan, siapkan seluruh informasi pendukung dan persingkat informasi. Presentasikan hanya informasi yang sangat diperlukan penonton, agar presentasi Anda tidak terlalu panjang dan terdengar seperti menggerutu.
3
Rencanakan struktur presentasi. Setelah Anda mengetahui informasi apa saja yang harus dimasukkan, mulailah merencanakan struktur presentasi. Rencanakan sebanyak mungkin bagian presentasi (lisan dan tulisan) pada kertas. Buat juga garis besar tulisan presentasi Anda, jangan hanya membuat garis besar presentasi lisan.
- Struktur dari presentasi akademis umumnya harus mengikuti struktur tulisan akademis. Pertama, perkenalkan inti masalah Anda. Kedua, dukung masalah Anda dengan pembuktian. Terakhir, buatlah kesimpulan singkat.
- Untuk presentasi bisnis, Guy Kawasaki (penasihat bisnis dan pemasaran terkenal) menyarankan struktur presentasi standar berikut^{[1]XTeliti sumber}:
  - Masalah yang terjadi.
  - Solusi Anda.
  - Model bisnis.
  - Cara kerja/teknologi.
  - Pemasaran dan penjualan.
  - Kompetisi.
  - Tim.
  - Proyeksi dan titimangsa.
  - Status dan rencana pelaksanaan.
  - Rangkuman dan permintaan aksi.
KIAT PAKAR
Maureen Taylor
Penasihat Komunikasi Korporat
Maureen Taylor adalah CEO dan Pendiri SNP Communications, sebuah firma komunikasi korporat yang berlokasi di Area Teluk San Fransisco. Selama lebih dari 25 tahun, wanita ini membantu para pemimpin, pendiri, dan inovator di semua sektor untuk mengasah pesan dan cara penyampaiannya.
Maureen Taylor
Penasihat Komunikasi Korporat
Gunakan slide untuk menegaskan ucapan Anda. Maureen Taylor, pendiri dan CEO SNP Communications, mengatakan: "Powerpoint ada untuk menambah presentasi Anda. Saat visual muncul, pertama-tama beri tahu pemirsa Anda apa yang mereka lihat, misalnya, 'Berikut ini grafik yang menampilkan untung dan rugi.' sehingga memberi waktu bagi mereka untuk memproses informasi baru sebelum Anda menyampaikan signifikansinya. Setelah itu, sebelum mengeklik dan melanjutkan ke slide berikutnya, berikan transisi. Misalnya, Anda bisa mengatakan, 'Oke, sekarang mari membahas berapa banyak pekerja yang dibutuhkan untuk mewujudkan usaha ini.' Kemudian klik dan sampaikan apa yang mereka lihat lagi."
Iklan

Metode 2

Metode 2 dari 3:

Menggunakan Format

Unduh PDF

Gunakan PowerPoint untuk membantu meningkatkan kualitas presentasi Anda, bukan hanya karena keharusan. Cara penggunaan PowerPoint yang terbaik untuk mendukung presentasi Anda adalah dengan memastikan bahwa slide Anda tidak menyatakan kembali apa yang telah Anda katakan. Jangan membaca materi presentasi dari slide. Cantumkan sesedikit mungkin teks pada slide PowerPoint. Membaca teks dari slide PowerPoint, meskipun secara tidak disadari, akan memecah konsentrasi pemirsa dari apa yang Anda katakan. Ingatlah hal tersebut, persingkat teks Anda, dan buatlah teks dengan format yang mudah dibaca, seperti daftar.
Saat Anda tidak bisa menulis semua informasi pada slide Anda, berikan seluruh materi yang tidak bisa Anda jelaskan dalam bentuk catatan. Buatlah catatan sepanjang satu atau dua halaman untuk semua pemirsa (atau hanya bagi yang tertarik), yang dibagi menjadi beberapa bagian berdasarkan slide/porsi presentasi Anda. Di sini, Anda bisa memasukkan informasi tambahan atau informasi kunci yang dijelaskan dalam presentasi Anda.
Grafik akan membuat presentasi PowerPoint Anda menarik, dan menjadi cara baru bagi pemirsa untuk melihat hal yang Anda presentasikan. Grafik juga bisa menjelaskan hal-hal yang sulit dijelaskan dengan kata, seperti bagan. Namun demikian, pastikan grafik yang Anda gunakan menjadi nilai tambah, bukannya gangguan, pada presentasi Anda.
Dengan informasi yang telah Anda ketahui sebelumnya, pastikan Anda tidak memasukkan elemen visual atau suara yang tidak diperlukan, misalnya animasi saat perpindahan slide, clip art, efek suara, dan template/latar belakang yang terlalu ramai. Elemen-elemen tersebut membuat presentasi Anda terlihat membosankan, kuno, dan tidak membantu.^{[2]XTeliti sumber} Elemen tersebut juga mengganggu konsentrasi pemirsa, tidak menambahkan hal yang baik pada presentasi, dan membatasi kemampuan pemirsa untuk menyerap informasi.
Iklan

Metode 3

Metode 3 dari 3:

Menyempurnakan Presentasi

Unduh PDF

Pastikan presentasi lisan Anda cocok dengan materi tertulis yang Anda bawakan. Pastikan juga Anda mengetahui waktu yang tepat untuk bicara, terutama jika Anda menggunakan slide otomatis, alih-alih menghentikan presentasi sementara atau mengubah fokus untuk mengganti slide.
Jangan gunakan slide secara keseluruhan, karena slide Anda hanya berfungsi sebagai pembantu presentasi, bukan kuncinya. Jika Anda berpresentasi layaknya tidak menggunakan slide, dengan menjadi presenter yang antusias dan melibatkan pemirsa, pemirsa akan menyukai dan mengingat presentasi Anda hingga bertahun-tahun lamanya.
Jangan masukkan informasi yang tidak diperlukan dan jangan menggerutu. Beritahu pemirsa hal-hal yang perlu mereka ketahui dan jangan membuang waktu. Ingatlah bahwa sebuah presentasi sebaiknya tidak menghabiskan waktu lebih dari 20 menit. Jika Anda adalah seorang guru dan perlu menghabiskan waktu, pecahkan presentasi dengan aktivitas lain. Mendengar presentasi selama 20 menit berturut-turut akan membuat kebanyakan orang merasa bosan, dan Anda tentunya tidak ingin hal tersebut terjadi, bukan?
4
Jadilah presenter yang inspiratif. Temukan cara untuk menginspirasi pemirsa Anda. Berikan hubungan emosional pada materi yang Anda presentasikan, agar mereka merasa memerlukan informasi tersebut, dan mengingatnya lebih akurat serta lebih lama. Jadilah antusias saat mempresentasikan materi dan buatlah pemirsa memahami betapa pentingnya materi Anda.
- Menyebutkan mengapa informasi Anda berguna bagi orang lain saja tidaklah cukup; Anda perlu membuat informasi Anda penting bagi permirsa. Buatlah mereka mengerti mengapa mereka harus mengetahui informasi yang Anda presentasikan. Misalnya, jangan memberi kuliah sejarah dan langsung berharap mahasiswa Anda peduli pada materi Anda. Anda harus menunjukkan keterkaitan sejarah dengan kejadian-kejadian di masa kini, juga dengan kehidupan mereka. Carilah korelasi langsung dan paralel untuk mengikat informasi Anda pada pemirsa.
Iklan

Tips

Tontonlah presentasi para ahli untuk mempelajari teknik yang bisa (atau tidak bisa) Anda gunakan. Steve Jobs terkenal sebagai presenter yang baik, dan TED Talks juga merupakan contoh presentasi hebat yang menggunakan PowerPoint.
Setiap paket perangkat lunak kantor hadir dengan fitur baru, menambahkan tampilan grafis serta animasi yang cantik. Hindari keinginan untuk mencoba semuanya dan menunjukkan bahwa Anda pandai membuat presentasi PowerPoint. Berkonsentrasilah lebih banyak pada konten dan gunakan PPT Anda membantu presentasi Anda.
Ingatlah aturan 10/20/30 -- Jangan biarkan presentasi Anda memiliki lebih dari 10 slide, berjalan lebih dari 20 menit, dan memiliki ukuran huruf lebih kecil dari 30.
Jangan gunakan gambar milik orang lain kecuali Anda yakin Anda telah memiliki izin untuk menggunakannya.
Jika Anda menggunakan foto dari Flickr Creative Commons, pastikan Anda memberi kredit pada pemilik gambar. Anda bisa membuat satu laman khusus kredit di akhir presentasi Anda.

Peringatan

Rajin pangkal pandai. Selesaikan presentasi Anda dan bacalah dengan keras, kemudian teruslah berlatih hingga Anda lancar melakukannya.
Jangan pernah membaca slide Anda kata per kata.
Jangan merasa gugup, bahkan ketika Anda melewatkan suatu slide atau topik. Lanjutkan presentasi seperti biasa dan segera sebelum presentasi berakhir, katakan bahwa Anda harus menambahkan sesuatu yang dengan sengaja Anda lewatkan, kemudian kembalilah ke slide yang Anda lewatkan dan jelaskan informasi pada slide tersebut. Jangan pernah merasa Anda tidak memiliki kontrol atas presentasi Anda.
Terkadang, proyektor yang Anda gunakan mengalami masalah. Bersabarlah dan biarkan teknisi memperbaikinya. Jangan merasa takut atau marah, kejadian tersebut bisa terjadi pada siapa saja! Setelah selesai, Anda bisa kembali menjelaskan presentasi Anda dengan senyum atau lelucon, atau jika perbaikannya memakan waktu sangat lama, mulailah presentasi dari awal.