Comment organiser une conférence téléphonique

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Avec un Smartphone

Utiliser les services professionnels d’un opérateur

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Dans un monde mondialisé où la main-d’œuvre devient mobile, et les technologies de la communication sont en constante progression, les conférences téléphoniques où trois personnes ou plus communiquent ensemble depuis différents endroits du globe sont devenues un outil de travail indispensable. Cet article vous expliquera comment organiser une conférence téléphonique.

Étapes

Méthode 1

Méthode 1 sur 2:

Avec un Smartphone

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   Appelez un participant à votre réunion. Vous le trouverez dans votre liste de contact ou bien composez tout simplement son numéro.

   • Une fois que la communication est établie, appuyez sur ajouter un appel. Le premier sera mis en attente.
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   Appelez le participant suivant. Utilisez la même méthode que le premier.
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   Cliquez sur fusionner les appels. Le second participant sera ajouté à la première discussion.

   • Vous pouvez avoir jusqu’à 5 participants. Cela dépend de votre opérateur.
   • Cette méthode fonctionne aussi bien sur iPhone que sur Android.
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Méthode 2

Méthode 2 sur 2:

Utiliser les services professionnels d’un opérateur

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   Trouvez le bon opérateur. Les entreprises comme GoToMeeting ou Skype vous donnent la possibilité d’organiser des conférences audios/vidéos avec plusieurs intervenants. Il y a plusieurs types de forfaits disponibles, ils vont de la petite conférence entre amis(es) gratuite au gros forfait à plusieurs centaines d’euros par an pour les professionnels !

   • Vous pouvez payer après chaque conférence, cela dépend du nombre de participants et de la durée de la conférence ou bien avoir un forfait mensuel qui vous offre des services illimités.
   • Généralement, seul l’hôte de la conférence paye les frais.
   • Certains services requièrent l’achat d’un matériel spécifique essentiellement pour les appels longue distance.
   • Choisissez entre prendre en charge toute la conférence ou bien faire payer l'appel par chaque participant(e).
   • Certaines conférences téléphoniques sont associées à des conférences web afin de publier des documents ou des présentations en même temps. Certains opérateurs proposent un package pour ce service.
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   Obtenez toutes les informations nécessaires pour se connecter à la conférence (mot de passe, autorisations…).

   • Testez la connexion avant de commencer surtout si vous n’êtes pas familiarisé avec le matériel.
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   Programmez votre conférence et contactez tous les participants. Voici quelques astuces.
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   Choisissez un environnement adéquat. Assurez-vous de vous connecter d’un endroit calme, loin de toutes nuisances.
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   Commencez l’appel. Soyez à l’heure, essayez de vous connecter une dizaine de minutes à l’avance. Certains services ne laissent personne se connecter avant l’heure choisie ou sans la connexion de l’administrateur de la conférence.
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   Attendez que tout le monde soit connecté et commencez votre conférence.
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Conseils

• Utilisez le bouton Mute lorsque vous n’êtes pas en train de parler ou lorsque vous chuchotez.
• Faites le minimum de bruit lorsque vous êtes en train de taper ou d’écrire.
• Évitez de manger du chewing-gum ou des chips lors d’une conférence.

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Avertissements

• Faites attention aux frais supplémentaires lorsque vous choisissez votre opérateur.
• Étudiez bien tous les forfaits proposés et choisissez celui qui vous convient le mieux.
• Si vous avez des participants dans d’autres pays, assurez-vous qu’ils peuvent se connecter à la conférence.

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