كيفية إدارة اجتماع

تتطلب الأعمال التجارية درجة محددة من التعاون، خاصةً تلك التي تقام داخل المكاتب. على سبيل المثال، تتطلب القرارات الهامة عادة أكثر من وجهة نظر شخصية وتحتاج مختلف مهام العمل لخبرة العديد من الأشخاص ليتم إنجازها. الاجتماعات وسيلة منظمة وفعالة للتعاون، لكن يمكن للاجتماعات أن تصبح غير فعالة وأطول مما ينبغي إذا فقدت بصلة التركيز على هدفها الرئيسي أو لم يتم السيطرة عليها. تؤدي قدرتك على التخطيط والتحضير والقيادة في حالة إدارتك لإحدى الاجتماعات إلى إحداث تغييرات وتحقيق الأهداف المطلوبة بشكل واضح، وهو ما يميز الاجتماع الفعّال عن الاجتماع غير الفعّال.

جزء 1

جزء 1 من 3:

التحضير للاجتماع

تنزيل المقال

1
ناقش موضوع الاجتماع القادم مع الحاضرين. حينما تعلم أنك ستترأس اجتماعًا قادمًا، فأول شيء يجب أن تفعله هو أن تقضي بعض الوقت في التحدث مع قائمة حضور ذلك الاجتماع (خاصة أصحاب المراتب العالية أو الأشخاص المهمين). اسألهم إذا كان هناك ما يريدون مناقشته بشكل خاص في الاجتماع. اطلع على إجاباتهم واستخدمها لترشدك حينما تضع برنامج الاجتماع.
- يعتبر سؤال الحاضرين عما يرغبون في مناقشته خطوة ذكية، ليس لأنها ستسهل عليك وضع برنامج الاجتماع فقط، بل لأنها ستشركهم في الاجتماع قبل حتى أن يبدأ. يميل الناس للحضور والتركيز في الاجتماعات إذا كانوا على علم بأن القضايا والموضوعات المهمة بالنسبة لهم ستطرح في تلك الاجتماعات.
2
اكتب ووزع برنامج الاجتماع. يمكن لبرنامج الاجتماع أن يكون أداة مفيدة ومهمة ليس فقط لمدير الاجتماع ولكن للحاضرين أيضًا. تحتوي برامج الاجتماعات على معلومات قيمة حول الاجتماع، مثل: موعده ومكانه والأشخاص الحاضرين، والأهم من ذلك هو احتواء تلك البرامج على الخطوط العريضة للموضوعات التي سيتم مناقشتها، وهو ما يتيح للجميع التحضير المسبق. أرسل برنامج الاجتماع، ليس من واقع أنه التزام ثقيل الظل، ولكن بوصفه أداة تحضيرية لدعم الاجتماع نفسه؛ كلما زادت أهمية اجتماعك، كلما كان من الأفضل إرسال البرنامج مبكرًا.
- يجب أن يحتوي جدولك للاجتماع على المدة الزمنية المحددة تقريبًا لكل موضوع ستتم مناقشته. يساعدك وجود جدول محدد مسبقًا في تسهيل الحفاظ على مسار الاجتماع الصحيح، وبالرغم من أن بعض البنود في برنامج الاجتماع ستتطلب وقتًا أطول (وغيرها سيتطلب وقتًا أقصر)، سوف يُسهل عليك الجدول متابعة تلك البنود ووضعها في الاعتبار وتعديلها وفقًا لذلك.
3
ابحث وادرس موضوعات النقاش وأي اجتماعات سابقة. قد لا يكون حضور الاجتماع ملمين بجميع الموضوعات التي تخطط لمناقشتها — قد تجد أن بعض الحاضرين لم يحضروا الاجتماعات السابقة بينما نسى غيرهم ما تم مناقشته سابقًا. لذا سيفيدك التعرف على تاريخ نقاش تلك الموضوعات حتى الآن بصفتك مدير الاجتماع. حاول التحدث مع الأشخاص الذين حضروا الاجتماعات المهمة السابقة لتتعرف على الأمور والقضايا المهمة غير المنتهية التي يجب أن تذكرها وتطرحها في اجتماعك. قد ترغب أيضًا في طلب محاضر الاجتماعات السابقة من مسؤول التسجيل الرسمي ليساعدك في توجيه تخطيطك الخاص بالاجتماع.
- يمكن لمحاضر الاجتماعات السابقة أن تكون مصادر مهمة بالنسبة لك كمدير للاجتماع. تُلخص تلك المحاضر النقاشات والقرارات التي تمت أثناء الاجتماعات السابقة، لتواكب الأحداث بسرعة وسهولة. قد ترغب حتى في توزيع محاضر الاجتماعات المهمة على الحاضرين بجانب البرنامج.
4
احرص على تجهيز مكان اجتماعك في وقت مبكر. ستحتاج في يوم الاجتماع أن تتأكد من أن الغرفة أو المكان الذي تنوي عقد الاجتماع فيه نظيفًا وأنيقًا وجاهزًا لاستقبال الحضور. ستحتاج أن تتأكد من أن أي معدات تكنولوجية ستحتاجها في الاجتماع تعمل جيدًا ومستعدة على أكمل وجه (مثل: العروض التقديمية وأجهزة العرض والشاشات وغيرها) — قد تهدر الأعطال الفنية الكثير من الوقت وتُخرج اجتماعك عن مساره الصحيح.
- إذا كنت تنوي استخدام عرض تقديمي إلكتروني (مثل: برنامج باوربوينت أو غيره) خذ وقتك لتتعرف على جهاز التحكم عن بعد أو جهاز النقر الذي ستستخدمه للتنقل عبر شرائح العرض المختلفة. لن ترغب في تضييع الوقت في الوقوع في الخطأ أثناء استخدام جهاز التحكم، وهو ما يلهيك أنت وحضور الاجتماع من مناقشة القضايا الهامة.

جزء 2

جزء 2 من 3:

التصرف كمدير الاجتماع

تنزيل المقال

1
ابدأ الاجتماع في الحال. حينما يحين الموعد المحدد لبدء الاجتماع وتجد أن جميع المشاركين موجودون (أو على الأقل الشخصيات الهامة منهم)، احرص على جذب انتباه كل الموجودين في الغرفة إليك والإعان عن بدء الاجتماع. قدم نفسك كمدير الاجتماع ووضح الغرض منه. أطلع الحضور على الحيز الزمني المحدد للاجتماع مُخبرًا الجميع بموعد انتهاء الاجتماع — قد تطول أو تقصر مدة الاجتماع عن الوقت المحدد، لكن سيساعدك إعلام الجميع بالحد الزمني المحدد بشكل مسبق في الحفاظ على المسار الصحيح للاجتماع. في حالة لم يكن هناك سابق معرفة بين بعض الحضور، خذ لحظة لتُعرف فيها الحاضرين ببعضهم البعض بشكل مختصر، خاصة الأفراد المهمين منهم.
- ضع في الاعتبار أن بعض الشركات والمنظمات لديها إجراءات صارمة وواضحة لبدء وإجراء الاجتماعات. على سبيل المثال: يستخدم الاتحاد الأمريكي لموظفي الدولة والمقاطعة والبلدية نظامًا يسمى "قواعد النظام لروبرت" والتي تتضمن بدء الاجتماع بالضرب بالمطرقة ووجود قواعد محددة جدًا لاتخاذ وتمرير الاقتراحات والقرارات.^{[١]Xمصدر بحثي}
2
اجمع النقاط ذات الصلة من الاجتماعات السابقة. سترغب في تزويد الحاضرين بحالة المشروع وتطوراته حتى الآن عبر ملخص سريع لأي أحداث أو قرارات متعلقة تمت في الاجتماعات السابقة؛ يتم ذلك تحديدًا في بداية الاجتماعات التي تعتبر جزءًا من مشروع مستمر لفترة طويلة. قد لا تجد أن جميع الحاضرين على دراية كاملة بالمواضيع المطروحة للنقاش، لذلك يضمن لك مواكبة جميع الحضور للتطورات أن تقطع شوطًا كبيرًا في المناقشة وتجعل الاجتماع فعالًا ومؤثرًا.
- بدلًا من تلخيص الاجتماعات السابقة بنفسك، قد ترغب تعيين مسئول رسمي للتسجيل أو مدون للاجتماعات ليقرأ محاضر الاجتماعات السابقة، وهو ما يضيف إحساسًا بالرسمية.
- قد تفكر أيضًا في قراءة أي مراسلات هامة تمت منذ الاجتماع الماضي.
- ضع في الاعتبار أنه إذا قدمت نسخًا من المحاضر أو المراسلات للحاضرين، فغالبًا لن تكون هناك حاجة للقراءة بصوت مرتفع.^{[٢]Xمصدر بحثي}
اسمح بعدها للأشخاص ذوي المعرفة ذات الصلة بإخبار الحضور بالتطورات الجديدة أو الحالية التي حدثت منذ آخر اجتماع. يمكن لتلك الأمور أن تكون أي شيء — على سبيل المثال، يمكن في تلك الفقرة أن تُذكر المشاكل الجديدة التي تواجه الشركة أو المنظمة وتتحدث عن التغييرات التي حدثت في الموظفين وتطورات المشروع وتغيرات الاستراتيجية. سيرغب الحاضرون كذلك في سماع نتائج أي إجراءات محددة تم تنفيذها وفقًا للقرارات التي اتُخذت في الاجتماع السابق.
4
اذكر الأمور غير المنتهية حتى الآن. إذا كان هناك مشاكل ما باقية دون حل أو قرارات لم تتخذ بعد من الاجتماع السابق، اهتم بطرح تلك الأمور قبل الانتقال للمشاكل الجديدة. يتسبب استمرار المشاكل القديمة دون حل في احتمالية أن ينتهي الأمر دون تحمل أيًا من الحاضرين لمسئوليتها، لذلك حاول أن تحدد وتحل أي مشاكل وأمور غير منتهية خلال الاجتماع بشكل عاجل وحازم. تسجل عادة الأمور غير المنهية تحت عنوان "لم يؤخذ فيه قرار" أو "مؤجل لنقاش مستقبلي" في محاضر الاجتماعات.
- قد يكون للشركة أو المنظمة إجراءات محددة للوصول لقرار بعينه حسب الثقافة والقواعد الموجودة في بيئة عملك — على سبيل المثال، قد يحتاج المشاركون في الاجتماع للوصول إلى موافقة الأغلبية أو قد يتم تكليف مجموعة من الأفراد ذوي المكانة المرتفعة بمهمة اتخاذ جميع القرارات بخصوص قضية معينة.
- لاحظ أن هناك أمورًا أكبر من أن تنتهي وتتحقق بين الاجتماعات. لن تحتاج بالضرورة إلى التركيز على تقدم المشاريع طويلة الأجل التي لم تنتهِ بعد. مع ذلك، يجب عليك طرح قرارات أو مشروعات تتطلب اتخاذ إجراءات حالية.
بعد ذلك، اطرح المشكلات والشئون والقضايا الجديدة التي تحتاج لأن يتم مناقشتها. يجب أن تكون هذه الأمور نابعة بشكل طبيعي من التطورات التي حدثت بين الاجتماع السابق والحالي. حاول الخروج بقرارات محددة من المشاركين — كلما زادت الأمور المتروكة دون قرار واضح، كلما زادت الأمور غير المنتهية التي ستُطرح في الاجتماع القادم.
6
لخص استنتاجات ونتائج الاجتماع. عندما تنتهي من تناول الأمور السابقة والحالية، خذ دقيقة لتلخيص استنتاجات الاجتماع لكل الحضور. حلل نتائج جميع القرارات التي تم اتخاذها، وإذا لزم الأمر صِف الإجراءات المحددة التي من المتوقع أن يتخذها الحاضرون قبل الاجتماع التالي.
- يجب أن تكون هذه الخطوة حاسمة؛ فهي الفرصة الأخيرة لتتأكد من أن جميع الحاضرين سيغادرون وهم يعرفون تحديدًا حالة المشاريع ومدى تطورها وما هو المتوقع منها.
7
أنهِ الاجتماع بالتحضير ووضع أساس الاجتماع القادم. أخبر الجميع في النهاية ما ينتظر حدوثه في الاجتماع القادم، وإذا كنت بدأت في التخطيط له بالفعل، أخبرهم بموعده ومكانه. يساعد ذلك على إعطاء الحاضرين الشعور بالاستمرارية والانتقال من مشروع أو قرار مهم إلى آخر ويمنحهم المدة الزمنية الكافية للعمل على المهام المُوكلة إليهم أو إنجازها بشكل تام.
- ضع في الاعتبار أنك لست مضطرًا للتخطيط لاجتماع آخر إذا عالجت جميع الأمور والقضايا السابقة والحالية في اجتماعك الحالي. مع ذلك، يمكن أن يكون تخطيطك لاجتماع آخر فكرة جيدة إذا كان هناك ما يكفي من الأمور غير المكتملة المؤجلة لنقاش مستقبلي أو إذا كنت تنتظر لترى مدى تطور المشاريع الحالية.

جزء 3

جزء 3 من 3:

قيادة الاجتماع بفعالية

تنزيل المقال

1
قد النقاش لكن لا تسيطر عليه. واحدة من أدوارك كمدير للاجتماع هي الحفاظ على استمرارية النقاش وتركيزه حول النقاط أو المهام المطروحة، لكن لا ينتظر أن يكون دورك هو إبداء رأيك في كل قضية أو الحفاظ بهوس شديد على جدول زمني صارم ومحدد للاجتماع. ينصح دائمًا بأن تتحلى ببعض المرونة؛ اترك للحضور مساحة للتحدث بحرية واسمح للمواضيع الجديدة للظهور في دائرة النقاش حتى إذا لم تكن مسجلة في البرنامج. قد تحتاج لإنهاء أو تغيير بعض مواضيع المحادثة ببراعة لتحافظ على مسار الاجتماع الصحيح، لكن لا يجب أن تشعر أنك تتحكم في كل جانب من جوانب الاجتماع، ففي النهاية الاجتماع وسيلة تعاونية للنقاش وليست لفرد تحكم المدير.
- تابع جدول الأعمال وبرنامج الاجتماع مع استمرار الاجتماع نفسه. إذا كنت متأخرًا عن البرنامج، قد تضطر إلى تخطي بعض المواضيع أو تأجيلها لوقت لاحق توفيرًا للوقت. لا تخف من القيام بذلك إذا كانت المواضيع التي يتم مناقشتها هي المواضيع المهمة بشدة.
الدور الأساسي لرئيس الاجتماع هو إجراء مناقشة مفتوحة ومثمرة. إذا لاحظت أن بعض الحضور لديهم معلومات ذات صلة بالقضايا المطروحة لكنهم لا يشاركون المجموعة، شجعهم على التحدث. لست مضطرًا لأن تتحداهم أو تناديهم مباشرة — يمكنك فقط أن تقول جملة بسيطة مثل: "أظن أن خبرة السيدة فلانة ستكون مفيدة بالنسبة لنا في هذه النقطة"، وهي طريقة مفيدة للغاية لإشراك الحضور الأقل نشاطًا.
في لحظات احتدام النقاش، قد يكون من الصعب تذكر أنه بعض الحضور ليس لديهم الخبرة أو المعرفة الكاملة حول مواضيع المناقشة. احرص على انتهاز الفرصة وتبسيط القضايا أو الموضوعات المعقدة التي تُطرح باختصار، لتتأكد من أن كل من حضر الاجتماع لم يشرد باله ويعتبر حضوره مضيعة للوقت، وهو ما ينال تقدير كبير من الحاضرين ذوي المعرفة الأقل بلا شك.
4
لا تتجاهل الأسئلة الصعبة أو الغريبة. إذا لم يسيطر مدير مؤهل على الاجتماعات، فقد تصبح الاجتماعات غير منتجة على الإطلاق. حاول أن تتأكد من معالجة ونقاش كل موضوع مهم جئت لتناقشه. لا تسمح للحاضرين بإلقاء اللوم أو تقديم أعذار غامضة حول المشاكل التي لم تعالج أو تطرح. حاول توضيح الأمور والحصول على إجابات محددة حول الموضوعات التي لا يرغب أحد في مناقشتها أو معالجتها. على الرغم من أن هذا ليس بالضرورة ما يريده كل الحاضرين، إلا أن هذا النوع من الأسئلة المحرجة هي بالتحديد أكثر الأسئلة التي تحتاج لإجابات ليصبح الاجتماع مفيدًا ومؤثرًا قدر الإمكان.
- تأكد من أن القرارات الهامة موثقة (إذا كان هناك مدون رسمي للاجتماع أو مدون لمحاضر الاجتماعات، اطلب منه تولي عملية التدوين). سوف تتحمل خلال الاجتماع عناء طرح الأسئلة الصعبة، لذا من الضروري التأكد من توثيق الإجابات التي ستحصل عليها وتسجيلها جيدًا.
يوجد سبب مهم للسمعة السيئة التي تمتلكها الاجتماعات — يعتقد الكثيرون أن الاجتماعات هي عبارة عن مضيعة كبيرة للوقت. لتجنب استهلاك اجتماع لوقت أطول من اللازم، استخدم سلطتك كمدير للاجتماع وحافظ على استمرارية النقاش ضمن الإطار الزمني المحدد مسبقًا. لا تخف من تأجيل القضايا والأمور أو المحادثات الحالية غير المهمة لوقت لاحق، خاصة إذا بدا أن اجتماعك سيستغرق وقتًا أطول من المتوقع. كن مستعدًا وراغبًا في تعديل جدولك على الفور لتتأكد من أنه لن يتم إهدار الوقت الثمين لأي من الحاضرين.