كيفية إتقان وظيفة الاستقبال في المطاعم

يؤدي موظفو الاستقبال في المطاعم والمقاهي دورًا بالغ الأهمية، لأنك ببساطة أول وآخر من يتعامل معه ضيوف وعملاء المطعم، ما يضع عليك عبء ترك انطباع أول مُرحِّب وانطباع أخير ودود، وفي أثناء ذلك البقاء على مقربة من العملاء وأن تُقدم لهم ما يحتاجون إليه من مساعدة وخدمة، وتوصيلهم بكفاءة مع بقية العاملين في المطعم. كن يقظًا ومنتبهًا. حافظ على النظام العام في المطعم، مع الالتزام الدائم بتقديم يد العون للعملاء وإراحتهم وضمان سعادتهم واستمتاعهم بوقتهم في المطعم. راقب عن كثب حركة تجهيز الطلبات في المطبخ وتقديمها على كل طاولة وكن قريبًا من العملاء في حال احتاج أحدهم لأي شيء.

طريقة 1

طريقة 1 من 3:

التحلي بالنظام

تنزيل المقال

يجب أن يتوفر على مكتبك عددٌ كافٍ من الأقلام وأقلام التحديد ورسم بياني لطاولات المطعم وأوراق لكتابة الملاحظات. تأكد كذلك من عمل جهاز الكمبيوتر بكفاءة إن كنت تعتمد على نظام إلكتروني في إدارة المطعم. اطلب من مديرك إمدادك بأي مواد ناقصة قبل أن تبدأ ورديتك. تحقق كذلك من توفر أدوات طعام نظيفة كافية لتغطية حركة العمل في المطعم خلال مدة الوردية كاملة. ^{[١]Xمصدر بحثي}
2
راقب عن كثب ما يحدث في مختلف أقسام المطعم. استمر في متابعة حركة العملاء القادمين والراحلين عن مختلف طاولات المطعم وفقًا للأقسام الموجودة. اعرف عدد الطاولات المستخدمة في كل قسم، وعدد الأفراد في كل حفلة/ تجمع في المكان، وموعد قدوم تلك التجمعات، وربما موقع رحيلها المتوقع. يساعدك ذلك على توزيع العملاء على مختلف أقسام المطعم، وبالتالي ضمان تقدير الخدمات بكفاءة دون التسبب في زيادة ضغط العمل على مجموعة من النادلين دونًا عن الآخرين بسبب سوء التوزيع. ^{[٢]Xمصدر بحثي}
- في حالة اعتماد نظام المطعم على الحجوزات المُسبقة، استفد من ذلك أثناء تخطيطك لتوزيع العملاء والطاولات النشطة على مختلف أقسام المطعم.
3
تواصل جيدًا مع مقدمي الخدمة في المطعم. يجب أن تعرف الطاقة القصوى للنُدل (جمع نادل) العاملين في المطعم؛ قد يعجز نادل واحد عن تلبية احتياجات طاولتين في نفس الوقت، بينما قد يقدر آخر على استقبال طاولة إضافية على الرغم من عمله الآن مع 6 طاولات. لا يوجد طريقة أفضل من الإلمام بتلك الطاقة القصوى سوى البقاء متواصلًا وفي حديث دائم مع العاملين في المطعم. لا تحاول فرض السيطرة عليهم، بل تذكر دائمًا أنكم معًا في فريق واحد وأنك حلقة الوصل التي تضمن سير العمل بكفاءة عن طريق وضع احتياجات وظروف الجميع في الاعتبار. ^{[٣]Xمصدر بحثي}
- لاحظ جيدًا حالات الازدحام في المطعم وقت حدوثها، وتأكد من التحدث مع النادل قبل إضافة طاولة جديدة في نطاق مسؤولياته في المطعم. يجب أن تخبره مُسبقًا عن أي تجمع كبير من العملاء أو الحفلات التي سوف يتم إقامتها في المطعم لتضمن استعداده على أمثل وجه.
قد يفوتك ملاحظة من رحل من العملاء، خاصة في أوقات ورديات العمل المزدحمة، لذا لا تكتفِ بالجلوس على مكتبك، بل اطلب من شخص ما أن يقف مكانك في منطقة الاستقبال، واتسم أنت بالحيوية وخذ جولة في المكان لمراقبة ما يحدث على الطاولات. أعد تحديث المعلومات في ورقة الملاحظات أو الرسم البياني للطاولات عند الحاجة. راقب كذلك نوعية الطعام على طاولات العملاء؛ إن وجدت أنهم يتناولون الحلوى مثلًا، فهذه إشارة إلى أن تلك الطاولة، في هذا القسم من المحل، قد تكون فارغة في غضون دقائق ومستعدة لاستقبال عملاء جدد. ^{[٤]Xمصدر بحثي}
الاحتمال الأغلب أن تلك المهمات ليست من ضمن مسؤولياتك المنصوص عليها في مُسماك الوظيفي في المطعم، ولكن قد تقتضي المسؤولية ألا تتأخر عن تقديم يد العون عند الحاجة، طالما يعود ذلك على مصلحة المطعم وراحة العملاء. في أوقات الازدحام في المطعم، لا تُحرج من مسح الطاولات بنفسك ووضع أدوات المائدة وتنظيم المقاعد، طالما لم تكن مشغولًا بعمل آخر، وطالما لم يتواجد النادل المسؤول عن تلك المهمات لسبب أو آخر. ^{[٥]Xمصدر بحثي}

طريقة 2

طريقة 2 من 3:

تحية ضيوف المطعم

تنزيل المقال

1
رحب بالعملاء بمجرد دخولهم للمطعم بابتسامة وتحية ودودة. من اللحظة الأولى للعملاء في المطعم تبدأ عملية تقييمهم المستمرة لمستوى الخدمة، لذا لا يخلو دورك -بجانب أهميته التقنية التنظيمية لحركة العمل- من الطابع الإنساني؛ يجب أن يشعر ضيوف المطعم بأنه مرحب بهم وبأهميتهم وبأن وجودهم في المطعم محل تقدير من العاملين. انتبه جيدًا لدخول أي عميل جديد للمكان، ورحب به بود وابتسامة. تحدث إليه باسمه في حال كان ضيفًا متكررًا على المكان. في حال كان المكان مزدحمًا، اعتذر للضيوف وأخبرهم بمدة الانتظار المتوقعة. ^{[٦]Xمصدر بحثي}
- إن كنت منشغلًا بالفعل في الحديث مع عميل ما في أثناء قدوم آخر، ابتسم للعميل الجديد واعتذر منه قائلًا: "دقيقة واحدة وسأكون معك. أهلًا بك. اتفضل!"
لا تفترض من تلقاء نفسك أنهم 2 لا غير لأن من حضر منهم أمامك الآن هم 2 فقط، بل توقع دائمًا زيادة عدد الحاضرين. اسأل العميل عن عدد الحضور المتوقع لتضمن توفير طاولة تسع بقية المجموعة، في حال كانوا سيلحقون به بعد دقائق. تأكد دائمًا من طرح هذا السؤال لضمان توفير طاولة بعدد مقاعد مناسب للحضور. ^{[٧]Xمصدر بحثي}
قد يحتاج العميل صاحب الجسد الضخم نسبيًا إلى مقاعد واسعة ومريحة، بينما يحتاج العميل كبير السن إلى طاولة قريبة من مدخل المطعم حتى لا يضطر للسير ذهابًا وعودة لمسافة طويلة. أنت مطالب بملاحظة مثل هذه التفاصيل والمبادرة تلقائيًا باقتراح الأفضل لعملائك، لكن لا مانع كذلك من أن تسألهم بطريقة متأدبة عن تفضيلاتهم المعينة لمكان الجلوس، وأن تسمح لهم باختيار الطاولة التي تناسبهم إن لم يتعارض ذلك مع الحجوزات المسبقة في المطعم. ^{[٨]Xمصدر بحثي}
تكون مسؤولية الرد على الهاتف من نصيب موظف الاستقبال في المطعم أغلب الوقت، لذا لا تهمل هذا الدور مهما كان مستوى انشغالك بمتابعة حركة العمل في المطعم. التزم بالرد السريع على العملاء عبر الهاتف، وتحدث إليهم بالطبع باحترافية واحترام. قل اسم المطعم واسمك واسأل العميل عبر الهاتف: كيف يمكنني أن أساعدك؟ استأذن بأدب إن اضطررت للانشغال عن الهاتف لأي سبب عاجل، لكن لا تُطل الانشغال أكثر من ثوانٍ قليلة. ^{[٩]Xمصدر بحثي}
من الطبيعي للغاية في ساعات الغداء أو العشاء أن يزداد عدد العملاء في المطعم وأن تفقد هدوئك بسبب كثرة الأمور التي يجب عليك العناية بها في نفس اللحظة، لكن إن خرجت الأمور من تحت سيطرتك، سوف يسود المطعم كله حالة من الارتباك وعدم التنظيم. خذ شهيقًا وزفيرًا عميقًا وتمالك زمام نفسك؛ لديك ما يكفي من المهارة والذكاء لتمرير تلك الأوقات الصعبة وإرضاء الجميع والحفاظ على سمعة المطعم. ذكر نفسك أنها مُجرد ساعة أو ساعتين، وسيمضى الوقت وستشعر بالفخر تجاه نفسك في آخر اليوم. ^{[١٠]Xمصدر بحثي}

طريقة 3

طريقة 3 من 3:

مساعدة العملاء على الجلوس

تنزيل المقال

لا تمشِ أسرع من خطوة عملائك، بل سِر معهم وكأنك تستضيفهم في منزلك وتمنحهم إحساس الترحيب والراحة في المكان. توجه بالعملاء إلى طاولتهم حاملًا معك قوائم الطعام وأدوات المائدة (بنفس عدد العملاء على الطاولة). قبل تركهم، تأكد من أنهم مرتاحين إلى تلك الطاولة، وساعدهم للانتقال إلى طاولة أخرى إن قضت الحاجة.
يرغب كل العملاء في إيجاد طاولة في المطعم فورًا بمجرد حضورهم، ولن يتحمل الأغلبية الانتظار أكثر من عدة دقائق، طالما لم تقتضِ سياسة المكان أي حجز مُسبق. إن اضطر العميل للانتظار فترة طويلة من الوقت، يجب أن تضع ذلك في حسبانك وأن تُقدم له اعتذارًا صادقًا وأن تبقى على تواصل معه إلى أن يجلس على طاولته، وأن تضمن بنفسك توفير تلك الطاولة في أسرع وقت ممكن. يُنصح كذلك بتقديم مشروب أو طبق طعام مجاني لهذا العميل بالتحديد، كنوع من الاعتذار، لكن ارجع إلى مديرك أولًا واستأذنه في ذلك. لا تُقدم شيئًا من تلقاء نفسك. ^{[١١]Xمصدر بحثي}
طالما توفرت مساحة كافية في المطعم ولم يكن مزدحمًا، راعِ عدم جلوس أي عميل جديد في مكان قريب من طاولة نشطة بالفعل، بل اعرض عليه من البداية أكثر من طاولة مقترحة واترك له حرية الاختيار. في المقابل إن كان المطعم مزدحمًا، ستضطر لإجلاس العملاء في أماكن قريبة من بعضهم البعض، لكن حافظ حتى في هذه الحالة على ارتياح العملاء على طاولاتهم وتأكد من توفر المساحة الكافية من حولهم التي تساعدهم على الاسترخاء والاستمتاع بوقت وجودهم في المطعم. ^{[١٢]Xمصدر بحثي}
حافظ على التناوب في توزيع المهام بين الندلة ومُقدمي الخدمة عمومًا في المطعم. لا تقتصر فائدة توزيع المهام على الحفاظ على النظام في المطعم وضمان عدم تحمل أحد الندلة لعدد كبير من المسؤوليات دونًا عن الآخرين لدرجة أن يعجز عن القيام بمسؤولياته بالكفاءة اللازمة، ولكن قد يكون راتب النادل ومختلف مقدمي الخدمة في المطعم معتمدًا على الإكراميات ونسبة من فواتير كل طاولة، وبالتالي يجب أن تراعي بنفسك عملية توزيع المهام وأن يُقسم عدد الطاولات النشطة في المطعم على عدد الندلة ومقدمي الخدمة. ^{[١٣]Xمصدر بحثي}
5
ضع قائمة الطعام وأدوات المائدة على الطاولة بنفس عدد العملاء عليها. لا تُلقي بكل قوائم الطعام على طاولة واحدة، وكذلك لا تكتفِ بوضع قائمة طعام واحدة على طاولة يتواجد بها أكثر من عميل. انتظر أن يجلس العملاء على طاولتهم، ثم قدِّم إليهم قوائم الطعام بنفس عددهم، وكذلك أدوات المائدة، وتأكد من أنهم يجلسون بأريحية على الطاولة قبل أن تتركهم مدة كافية لتحديد قرارهم بالنسبة للطلب.
- ضع زجاجة مياه وغيرها من الأدوات والأطعمة الخفيفة التي تُقدم في البداية على الطاولة قبل تقديم الطبق الرئيسي. انتبه كذلك في حال طلب العميل أي شيء إضافي وأحضره له على الفور في أقرب فرصة.
كما كنت أول من يتحدث معه العميل بمجرد دخوله للمكان، ستكون أنت آخر من يتواصل معه في لحظة رحيله. راعِ التحدث بتأدب شديد وتوديعه بود أثناء خروجه من باب المطعم قائلًا "شرفتنا" أو ما شابه. تحدث معه عن أي تعليقات يرغب في مناقشتها عن مستوى الخدمة إن لزم، وأكد عليه استعداد المكان لاستقباله في أقرب فرصة ممكنة. تضمن خلال ذلك ترك انطباع أخير جيد لدى العملاء يشجعهم على العودة للمطعم قريبًا. ^{[١٤]Xمصدر بحثي}