كيفية أن تكون مشرفا ناجحا

تنزيل المقالتنزيل المقال

لا بديل عن المشرفين أصحاب الخبرة والتأثير في جميع المؤسسات والشركات، فالموظفون بحاجة دائمة للتوجيه والإشراف لإنجاز المهام المطلوبة وخدمة العملاء والوفاء بالمواعيد النهائية. يتميز المشرف الماهر بالقدرة على التواصل بفعالية ويمتلك القدرة على حل المشكلات وتحفيز الموظفين. لتكون قائدًا جيدًا وتحقق أقصى قدر من الاستفادة من جميع موظفيك، يجب أن تكون على علمٍ بجميع نقاط قوتهم واحتياجاتهم للنمو كأفراد ومؤثرين في فريق العمل، كما يجب عليك وضع أهداف وتوقعات واضحة.

طريقة 1
طريقة 1 من 3:

اكتساب المصداقية

تنزيل المقال
  1. How.com.vn العربية: Step 1 آمن بنفسك.
    من أسوأ ما قد تقع فيه كمشرف هو التشكيك في قدراتك. إذا كنت تشرف على الآخرين لأول مرة، يجب أن تعلم أنك معرضٌ لارتكاب بعض الأخطاء على طول الطريق، ولكن ذلك لا يعني بالتأكيد أنك قائدٌ سيئ. لا تقسُ على نفسك كثيرًا، وفي المقابل، ألزِم نفسك ببذل قصارى جهدك.[١]
    • ضع في اعتبارك أنه تم تعيينك كمشرفٍ لأن رئيسك يعتقد أنك قادرٌ على أداء المهمة؛ كل ما عليك فعله هو إثبات أن رئيسك على حق.
    • لا تعتقد أبدًا أن الرؤساء لا يرتكبون الأخطاء. قد يكون تطلعك للمثالي مجرد توقع ذاتي غير واقعي.
  2. How.com.vn العربية: Step 2 كُن مثالًا يُحتذى به.
    من المهم جدًا أن تعطي لموظفيك نموذجًا جيدًا للسلوك المرغوب به. مهمة الإشراف أو القيادة لا تعني أنك معفًى من الالتزام بالقواعد؛ إذا عملت بجد وكنت ملتزمًا وأخلاقيًا، سوف يقتدي بك الموظفين ويتطلعون لتحقيق نفس المُثل.[٢]
    • لا تدع قوتك الجديدة تتلاعب بغرورك. من المهم أن تحترم موظفيك إذا أردت أن يبادلوك الاحترام في المقابل.
    • تذكر أن مواقفك لا تقل أهميةً عن أفعالك. كُن ودودًا ومحترفًا على الدوام.[٣]
  3. How.com.vn العربية: Step 3 كن ثابتًا على مبادئك ومتسقًا.
    من المهم أن يعرف موظفوك ما يجب عليهم توقعه منك. تأكد دومًا من وضع القواعد والتوقعات للموظفين الجدد وفرض هذه السياسات باستمرار. إذا كان هناك تغييرات في السياسة العامة، تأكد من فهم الموظفين لها.[٤]
    • حاول أن تتحكم في عواطفك قدر الإمكان.
    • عامل موظفيك بإنصاف ولا تفضل أحدهم على الآخر.
  4. How.com.vn العربية: Step 4 كن مستعدًا للتغيير.
    لا يجب على المشرفين الجيدين أن يتمسكوا بطريقتهم تمامًا، بل يجب أن يكونوا على استعداد للاعتراف بفشل نهجٍ معين عندما لا ينجح وأن يجروا التغييرات اللازمة وفقًا لذلك، حتى لو عنى ذلك الاعتراف بأنهم كانوا على خطأ.[٥]
    • يجب أن تكون قادرًا على ملاءمة أسلوب إدارتك مع احتياجات الموظفين المختلفة. قد يزدهر بعض الموظفين تحت الإشراف الصارم، بينما يستفيد البعض الآخر من المزيد من الحرية. إن مسؤولية التعرف على هذه الاحتياجات والتفاعل وفقًا لها تقع على كاهلك.
    • لا يعني ذلك أنه يجب أن يكون لديك معايير مختلفة لمختلف الموظفين. على الرغم من رغبتك المحتملة في تعديل نهجك وفقًا لأسلوب عمل كل موظف، إلّا أنك يجب أن تكون ثابتًا في توقعاتك وإجراءاتك التأديبية.
  5. How.com.vn العربية: Step 5 تحمَّل المسؤولية.
    بصفتك المشرف، ستكون مسؤولًا عن فريقك بأكمله. إذا فاتك موعد نهائي أو فقدت عميلًا مهمًا، لا توجه أصابع الاتهام إلى الآخرين وتلقي باللوم عليهم. بدلًا من ذلك، قيِّم الدور الذي لعبته واعترف بأخطائك وتوصل إلى خطة لتجنب ارتكاب الأخطاء نفسها مجددًا في المستقبل.[٦]
طريقة 2
طريقة 2 من 3:

تحقيق أقصى استفادة من فريقك

تنزيل المقال
  1. How.com.vn العربية: Step 1 تواصل مع الآخرين بفعالية.
    التواصل أمر حيوي لأجل قيادة جيدة. يجب أن توصل توقعاتك بوضوح، سواءٌ كنت تشرح مشروعًا واحدًا أو تذكر الفريق بأكمله بسياسات الشركة.[٧]
    • تأكد من أخذ الوقت الكافي لمعرفة جميع موظفيك، ودعهم يعرفون أنك على استعداد للتحدث معهم كلما دعت الضرورة.[٨]
    • يقتضي التواصل الاستماع إلى الآخرين والتحدث كذلك، لذلك كن منفتحًا للإنصات إلى دواخل موظفيك تجاهك. عندما تمنح العمال اهتمامًا صادقًا، سيشعرون بالاحترام وسيكونون أكثر استعدادًا للاستماع إلى إرشاداتك. يمكن أن يقلص إعطاء الأوامر بصرامة دون الاستماع إلى العمال من التزامهم وحماسهم.
    • تجنب محاضرة العمال أو إرسال التوجيهات عن طريق رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة. فكر في أهم الرسائل التي تريد تبليغها وتواصل معهم وجهًا لوجه لقولها أو عبر الهاتف. ضع أفكارك في بريد إلكتروني للتأكد من أنها واضحة وموجزة وتتسم بالاحترام.
    • تتيح الاجتماعات المنتظمة مع الموظفين الفرصة لسؤالهم عن المشاريع التي يعملون عليها وسماع شكاوى العمال وإنجازاتهم ومناقشة نجاحات الفريق وطرح حلول إبداعية للمشاكل الجديدة.
    • كن متجاوبًا على الدوام من خلال الرد على رسائل الموظفين الإلكترونية وعلى مكالماتهم على الفور.[٩]
    • يتوافق تعدد المهام مع ازدحام يومنا الحاضر، لكنه لا يؤتي ثماره في بعض الأحيان. أخبر موظفيك أنك تقدر وقتهم عن طريق وضع كل الملهيات جانبًا عندما تقابلهم.
  2. How.com.vn العربية: Step 2 ضع توقعات معقولة.
    لا يمكنك توقع الكمال من فريقك، لذا كن حذرًا بشأن الإفراط في الانتقاد أو تحديد أهدافٍ بعيدة المنال. سيؤدي ذلك إلى تثبيط همم موظفيك وحسب.[١٠]
    • مع ذلك، يمكنك توقع التميز من موظفيك طالما يمكن تحقيق هذا التميز.[١١]
    • خذ ما يلزم من الوقت كي تتحدث مع موظفيك حول توقعاتك واستمع إلى ردودهم. إذا شجعت موظفيك على إجراء محادثة صادقة وصريحة، توقع أن يخبروك بما إن كانت توقعاتك غير منطقية.
    • يجب أن تفهم حجم العمل الموجود فعليًا ومقدار الوقت الذي سيستغرقه الموظفون لإنهاء مشروعٍ معين قبل تحديد موعدٍ نهائي. إذا لم يكن لديك المعلومات الصحيحة، فإنك تخاطر بإلزام فريقك بما يتجاوز قدرتهم.
  3. How.com.vn العربية: Step 3 فوِّض المسؤوليات لغيرك من الموظفين.
    كمشرف، من المستحيل بالنسبة لك أن تفعل كل شيءٍ بنفسك، لذلك يجب أن تثق بموظفيك للاهتمام بالأشياء دونك. قد تضطر إلى التخلي عن بعض التحكم، ولكن سيكون لديك المزيد من الوقت للتركيز على مسؤولياتك الخاصة وستمنح موظفيك الفرصة للازدهار.[١٢]
    • تذكر أنك لا تزال المسؤول الأساسي عن عمل موظفيك، حتى لو قمت بتفويض بعض المهام المحددة لبعض الموظفين. إذا كنت لا تثق بموظفيك تمامًا لأداء العمل من تلقاء أنفسهم، أسس إذًا بعض عمليات المراجعة تمكنهم من تولي المهام.
  4. How.com.vn العربية: Step 4 كافئ الموظفين على إنجازاتهم.
    عندما يقوم موظف بعملٍ، جيد فمن المهم أن تقدر ذلك. وزع الفضل بين جميع الموظفي حال إنجازهم للعمل المطلوب بفاعلية واجعلهم واثقين أن عملهم الجاد موضع تقدير.[١٣]
    • يشعر بعض المشرفين بالتهديد من قبل الموظفين الناجحين، ولكن ذلك سيمنعك من أن تكون مشرفًا فعالًا وناجحًا وحسب. يجب أن تكون فخورًا بموظفيك ذوي الأداء الفعال، لا أن تشعر بالغيرة منهم.[١٤]
  5. How.com.vn العربية: Step 5 شجع النمو.
    تتمثل إحدى مسؤولياتك كمشرف في إطلاق العنان لإمكانيات جميع موظفيك. يمكنك تقديم النقد البناء والبحث عن طرق تسمح لهم بتولي مسؤوليات جديدة أو أدوار جديدة داخل المنظمة.[١٥]
    • انتبه إلى المواهب والمهارات الفريدة لكل عامل واستغل نقاط القوة هذه لصالح المشروع أو الشركة. على سبيل المثال: قد تكون إحدى العاملات ممتازة في المخاطبة عبر الهاتف ولكنها بطيئة في الكتابة، فحاول إيجاد الفرصة المناسبة لها للاستفادة من مهاراتها الهاتفية لبناء روابط الشركة أو بيع المنتجات أو خدمة العملاء.
    • أتِح التدريب للموظفين لمساعدتهم على تعلم مهارات جديدة كلما كان ذلك ممكنًا. على سبيل المثال: يمكنك تشجيع الكاتب البطيء على أخد درس في الكتابة أو تكليفه بمهام كتابة إضافية لتحسين مهاراته.
    • تجنب لفت الانتباه إلى نقاط الضعف دون داع. إن التركيز المفرط على نقاط ضعف الموظفين يمكن أن يؤدي إلى إحباط الموظفين وخفض معنوياتهم.
    • استخدم مراجعات الموظفين كفرصة للثناء على قوة موظفيك ولتقديم نقدٍ بناء على ما يمكنهم فعله بشكلٍ أفضل. إن جزء من كونك مشرفًا فعالًا وناجحًا هو مساعدة الموظفين على تحويل نقاط ضعفهم إلى كفاءات. الخطوة الأولى هي خلق الوعي تجاه الشيء الذي يحتاج إلى تحسين.
    • لا تنتظر مراجعة الموظف السنة القادمة إذا كان بوسعك تقديم بعض النقد البناء في اليوم الحاضر!
  6. How.com.vn العربية: Step 6 واجه النزاعات.
    يتعين على المشرفين التعامل مع الكثير من المواقف غير المريحة مثل النزاعات بين الموظفين وتسريح العمال. على الرغم من أنه من المغري تجنب التعامل مع هذه المواقف كلما استطعت، إلّا أنه من الأفضل معالجة تلك المشكلات مباشرة.[١٦]
    • لن يحترمك موظفوك إذا وجدك تهرب من مواجهة النزاعات.
    • عند إجراء محادثة صعبة مع أحد الموظفين، ركز دائمًا على الملاحظات الموضوعية وتجنب توجيه الاتهامات.[١٧]
طريقة 3
طريقة 3 من 3:

تلبية المطالب

تنزيل المقال
  1. How.com.vn العربية: Step 1 لا تماطل.
    المماطلة سيئة بما يكفي إذا قام بها الموظفون، ولكنها تكون أسوأ عندما يفعلها المشرفون! يجب عليك كقائدٍ وضع خطة لمعالجة مشاكل المشروع في أقرب وقتٍ ممكن.[١٨]
  2. How.com.vn العربية: Step 2 أوجد الحلول.
    بدلًا من تضييع وقتك في الشكوى من المشكلات التي تواجهها مؤسستك أو إدارتك، استغل هذا الوقت للتوصل إلى خطة لحل المعضلة.[١٩]
    • ضع في اعتبارك أن الحلول طويلة الأجل أفضل دائمًا من الحلول قصيرة المدى، حتى لو كان تنفيذها أكثر صعوبة.[٢٠]
    • أن تكون فعالًا في حل المشاكل يعني التركيز على حقائق الموقف والتفكير في الحلول الإبداعية. تجنب التركيز على العواطف وإلقاء اللوم، بل فكر في الخطوات اللازمة لمساعدة الموظفين على استعادة رباطة جأشهم واستئناف مهامهم.
  3. How.com.vn العربية: Step 3 تحدَّ نفسك.
    يجب أن يبحث القادة الجيدون دومًا عن طرق جديدة لتحدي أنفسهم وفريقهم.
    • لا يعني ذلك إغراق فريقك أو تحدي نفسك بما لا تقدرون على التعامل معه، ولكنه يعني الخروج من منطقة شعورك بالراحة مرةً واحدة كل فترة. شجع موظفيك على فعل الشيء نفسه من خلال منحهم الفرصة للعمل في مشاريع غير مألوفة بالنسبة لهم.
  4. How.com.vn العربية: Step 4 حدد أهدافًا.
    من المهم أن يمتلك القائد فهمًا جيدًا لأهداف الإدارة، لذلك خذ بعض الوقت دوريًا لمراجعة المشروعات التي يعمل عليها فريقك. أنشئ مواعيد نهائية أو أهداف محددة لموظفيك للمساعدة على تحفيزهم وإبقائهم في المسار الصحيح.[٢١]
    • تأكد من الاستماع إلى فريقك إذا أخبروك أن الأهداف غير قابلة للتحقيق. ليس هناك سبب لعدم تعديل الهدف.
    • كلما أدركت مقدار الوقت اللازم لفريقك لإنجاز العمل المطلوب بشكلٍ أفضل، زاد فهمك لمقدار العمل الإضافي القادرين عليه فعليًا.
  5. How.com.vn العربية: Step 5 كن داعمًا.
    يجب أن يكون المشرف قادرًا على التدخل والمساعدة في حل مشاكل الفريق عند الضرورة. تأكد من معرفة فريقك أنك على أهبة الاستعداد لمساعدتهم على اكتشاف مشاكل المشروع التي يتعرضون إليها.[٢٢]
    • لا يمكن التقليل من أهمية التعليق على عمل الموظفين. تأكد من إعلام موظفيك بكيفية عملهم سواءٌ كان جيد أم سيئ.
  6. How.com.vn العربية: Step 6 بسِّط العمليات.
    أنشئ أنظمة لتوفير وقت الموظفين والقضاء على الأخطاء في المهام. أنشئ مستندات لتحديد مسؤوليات الموظف والمسؤول عن كل مهمة.
    • أتمت المهام السهلة كلما كان ذلك ممكنًا، وشجع الموظفين على التركيز أكثر على المشاريع الإنتاجية والجذابة.
  7. How.com.vn العربية: Step 7 كن مرنًا.
    لن يتماشى كل شيءٍ وفقًا للخطة، كمشرف، يجب أن تتقبل ذلك. حاول ألا تأخذ الإخفاقات على محملٍ شخصي. بدلًا من ذلك، تعلم منها وطبق تلك المعرفة على مشروعك التالي حتى تتجنب ارتكاب الأخطاء نفسها.
    • ضع في اعتبارك أن الطاقة السلبية ستنتقل إلى فريقك بأكمله، لذلك انتبه إلى ما تنقله إلى الفريق.

أفكار مفيدة

  • لا تأخذ نفسك على محمل الجد! يمكنك الاستمتاع بعملك والتشجيع على نشر جو العمل الممتع.
  • من المهم أن يثق موظفوك بك، ولكن ذلك لن يحدث إذا لم تكن تظهر لهم أنك تثق بهم أيضًا.[٢٣]
  • من المهم أن تختار معاركك. يواجه المشرفون الكثير من النزاعات يوميًا.
  • يجب أن تمتلك معايير قوية لاختيار الموظف المناسب. يمكن أن يوفر عليك ذلك الكثير من الضغط غير الضروري من اختيار الموظف الخاطئ. وظف من يمتلك مهارات الوظيفة المطلوبة، وليس من تعرفه شخصيًا أو من يعجبك أكثر.

المزيد حول هذا المقال

How.com.vn العربية: Elizabeth Douglas
شارك في التأليف::
الرئيس التنفيذي لشركة ويكي هاو
شارك في التأليف: Elizabeth Douglas . إليزابيث دوجلاس هي المدير التنفيذي لويكي هاو. حصلت على بكالوريوس علوم الحاسب وماجستير إدارة الأعمال MBA من جامعة ستانفورد، وتعمل في المجال التقني منذ أكثر من 15 عامًا. تم عرض هذا المقال ١٤٬٤٤٣ مرة/مرات.
تصنيفات: تحسين الأداء
تم عرض هذه الصفحة ١٤٬٤٤٣ مرة.

هل ساعدك هذا المقال؟